Yevmiye Defteri (Günlük Defter)

Yevmiye Defterinin İşlevi

Daha önce mali işlemlerin etkilerinin ilgili hesaplara kaydının birbirine eşit tutarda borçlandırma- alacaklandırma şeklinde olacağı ve bu eşitliğin kayıtların doğruluğunu sağlamada bir esas olduğu açıklandı. Ancak hesapların çokluğu ve hesapların yer alacağı büyük defter içinde her bir hesap için ayrı ayrı sahifeler kullanılacağı düşünülürse, işlemlerin kaydı sırasında, sözgelişi bir hesaba yapılması gerekli kaydın unutulması, aynı kaydın iki kere geçmesi veya tutarlardaki hatalı kayıtlar vb. nedenler ile hatalı sonuçların ortaya çıkması olasılığı açık olacaktır.

İşlemlerin, ilgili oldukları unsurlara ait hesaplarda borç ve alacak şeklindeki etkilerinin ayrı ayrı sayfalarda değil bütün olarak bir arada görülmesi halinde işlemin kaydının hatalı olup olmadığının anlaşılması kolaylaşır. Bu bakımdan işlemlerin, bilançoya etkilerini toplayacak olan hesaplara kaydından önce, bu kayıtlara temel olacak, işlemlerin tüm etkilerini bir arada göstererek büyük deftere yapılacak kayıtların hatalı yapılmasını önleyecek veya hiç değilse hataları en aza indirecek bir araca ihtiyaç vardır. Bu araç “yevmiye defteri” dir. Bu deftere “günlük defter” de denilmektedir. Yevmiye defteri, işlemlerin çift taraflı etkisini, bir bütünlük içinde, oluş sıralarına (tarihlerine) göre ele alarak etkiledikleri hasapları, etkilendirdikleri tutarlara ve yönlere göre borçlandırmak, alacaklandırmak suretiyle yerine getirir.

Yevmiye Defterinin Şekli ve Yevmiye Defterine Yapılacak Kayıtların İşleyişi

Yevmiye defterinin fonksiyonunu yerine getirebilmesi için şu şekil geliştirilmiştir:

Yevmiye defteri örneği

Şekilde numaralanan boşluklar şu bilgiler için ayrılmıştır:

(1) Sahife numarası
(2) Büyük defter bağlantı numarası
(3) Madde numarası
(4) Tarih, borçlu hesap ismi (sol tarafa) , alacaklı hesap ismi (sonraki satırda ve sağ tarafa) ve açıklama (bu bilgiler madde çizgileri arasında toplanır)
(5) Borçlu hesap tutarı
(6) Alacaklı hesap tutarı

Yevmiye defterinde aşağıda verilen sayısal örnekte gösterildiği gibi, bir işlemi bütünü ile kayda alan ve birbirine paralel çizgilerle sınırlanan kısma “madde” denir. Maddeyi açan çizgiler arasına maddenin tarihi yazılır. Bu tarih işlemin tarihi değil, işlemin kayda alındığı tarihtir. Hemen alt satıra sola, borçlu hesap veya hesapların adı, tutar sütunlarından ilkine de tutarları yazılır. Sonra hiç boş satır bırakmaksızın ortanın sağından başlamak üzere alacaklı hesap veya hesapların adı, ikinci tutar sütununa da tutarlar yazılır.

Hesapların borçlandırılması ve alacaklandırılması bittikten sonra işlemi ispatlayan belgeleri belirleyen bir ifade ile işlemin açıklaması yapılır. Maddenin kapanışını gösteren arası boş bırakılmış çizgiler sonraki maddenin açılışını ifade eder ve sonraki maddenin kaydı sırasında önceden bırakılan bu boşluğa tarih yazılır. Sahifenin sonuna rastlayan bir maddeden sonra tekrar madde yazılamayacağı için kapanış çizgisinde tarih aralığı bırakılmaz.

Sayfalar: 1 2