Yardımcı Defterler

Daha önce yardımcı hesaplar tanımlanmıştı. Buna göre bir ana hesabı oluşturan birden fazla unsur ya da birey varsa ana hesapla birlikte o unsurlara ya da bireylere ait değişmelerin de izlenmesi gerekir. Örneğin bir Alacaklar hesabının (x) büyüklüğündeki kalanı işletmenin, toplam (x) büyüklüğünde alacağı olduğunu gösterir; fakat bu alacağın kimlerden ve hangi tutarlardaki alacaklardan oluştuğu bilgisini vermez. Oysa alacakların izlenebilmesi, zamanında tahsil edilebilmesi için kimlerden ne kadar, hangi vadede alacağın olduğunun bilinmesi gereklidir. Dolayısıyla örneğin Alacaklarda değişme yaratan mali bir işlem yevmiyede kayda alındıktan sonra hem büyük defterde Alacaklar hesabına geçirilecek hem de bireylere ait yardımcı hesap dediğimiz alt hesaplarda izlenecektir.

Belirli bir ana hesabı oluşturan birden fazla unsur ya da birey varsa onlara ait yardımcı hesapların hepsinin borç toplamlarının toplamı ilgili ana hesabın borç toplamını, alacak toplamlarının toplamı ilgili ana hesabın alacak toplamına eşit olacak, dolayısıyla yardımcı hesapların kalanlarının toplamı da ana hesabın kalanını verecektir.

Bir ana hesaba ait yardımcı hesapların toplandığı deftere yardımcı defter denir. Bu durumda örneğin, Alacaklar Hesabı Yardımcı Defteri, Borçlar Hesabı Yardımcı Defteri, Bankalar Hesabı Yardımcı Defteri vb. birçok yardımcı defter olacaktır. Yardımcı defter bir kavramdır, ciltli bir defter olabileceği gibi her bir unsur veya birey için kullanılan kartlardan oluşan bir kartotex grubu ya da bir bilgisayar programı uygulamasında ilgili hesaplara ait “kütükler” olabilir.

Ana hesabı oluşturan bireylere ait kartların veya föylerin şekli ana hesabın niteliğine göre değişir ve yasal bir şekli yoktur. Örneğin, alacakların yardımcı defterinde yardımcı hesabın kime ait olduğunu gösteren bilgi ile işlemi açıklayan diğer bilgilere ait sütunlar yanında Alacaklar ana hesabında olduğu gibi borç tutarı, alacak tutarı sütunları ve bir de kalan sütunu olmalıdır. Mal ile ilgili hareketlerin izlenmesinde ise yardımcı hesabın hangi mala ait olduğunu gösteren bilgiler yanında birim miktarı, birim fiyatı, tutarı gibi bölümleri içeren üç ana sütun olabilir: GİREN, ÇIKAN, KALAN sütunları gibi.

Mizan tuttuğu halde kayıtlarda yevmiyede yanlış hesap ismi kullanılması; büyük defterde yanlış sahifeye, dolayısiyle yanlış hesaba kayıt gibi bazı hataların yapılmış olması olanaklıdır. Bu tip hataların araştırılmasında farklı kontrol yolları vardır; örneğin daha önce de belirtildiği gibi mizanda hesapların ters yönde kalan verip vermediğine bakmak bir yoldur. Mizanda alacaklar hesabı alacak kalanı veriyorsa bu bir hatayı gösterir. Çünkü varlık hesaplarının borç tarafı artışı, alacak tarafı azalışı ifade eder.

Mevcut alacaktan fazlası tahsil edilemiyeceğine göre alacaklar hesabının daima borç kalanı vermesi gerekir. Ancak bazen ana hesap ile aynı nitelikte olan ve dolayısıyla aynı yönde çalışması gereken yardımcı hesaplardan biri (ya da daha fazlası) ters kalan (borç kalanı vermesi gerekirken alacak veya alacak kalanı vermesi gerekirken borç kalanı) verir, fakat bu kalan diğer yardımcı hesap kalanları içinde kaybolur, muhasebe dili ile mahsup edilir. Bu durumda ana hesap doğru yönde kalan verebilir. Halbuki yardımcı hesapların dökümü böyle bir hatanın olduğunu göstermektedir.

Sayfalar: 1 2