Ticari Defter Tutma Usulü

Ticarî defterlerin nasıl tutulacağını açıklayabilmek.

Tâcirlerin, defter tutma yükümünü yerine getirmiş sayılmaları için sadece defterleri tutmaları yetmez. Bunları yasada öngörülen koşullara uygun olarak tutmaları da gerekir. Defterler usulüne uygun olarak tutulmamış ise, özellikle isbat hukuku yönünden tâcir bazı yaptırımlarla karşılaşabileceği gibi, iflâs halinde taksirli müflis sayılabilir. Bu açıdan tutulacak defterlerin saptanması ve bu defterlere geçirilecek kayıtlar ayrı ayrı incelenmelidir.

Tutulacak Defterlerin Saptanması

Tâcirin tutmaya kanuni olarak zorunlu bulunduğu, kanunda ismen anılan defterlerin açılışları noterce onanmalı, beyana tabi defterler de iki nüsha beyanname ile ticaret siciline her yılbaşında beyan edilmelidir. Bu açıdan tutulacak defterlerin saptanması onama ve beyan ile olur.

Onama

Ticaret Kanunumuzun 66. maddesinde tutulmasını ismen sayarak emrettiği defterler ile diğer özel hükümlere göre tutulmasını emrettiği defterler noterce veya belli hallerde ticaret sicili memurunca onanmalıdır. Onama merasimi TTK. m. 69/1 (11. 06. 2003 tarih ve 4884 sayılı Kanunla değişik, RG. 17. 06. 2003, s. 25141) ile düzenlenmiştir. Değişik maddeye göre “Şirket kuruluş aşamasında 66. maddenin 1. fıkrasında yazılı defterler kullanılmaya başlamadan önce ticari işletmenin bulunduğu yerin ticaret sicili memurluğuna veya notere ibraz edilir. Bu defterler, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunun defterlerin tasdikine ilişkin hükümlerinde yer alan bilgileri içerecek şekilde tasdik ve imza olunur. Sicil memuru veya noter defterlerin kaç sayfadan ibaret bulunduğunu ilk ve son sayfaya yazarak resmi mühür ve imzasıyla tasdik eder. Noterlerce tasdik edilen defterlerin mahiyet ve adetleri ve bunların kime ait olduğu en geç yedi gün içinde ilgili ticaret sicili memurluğuna bildirilir. Şirketin müteakip yıl defterleri ile kullanılması zorunlu diğer defterler 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defterlerin tasdikine ilişkin hükümlerine göre tasdik olunur. ”

Onamaya tâbi defterlerin bazıları takvim veya iş yılı sonunda kapanış onamasına tâbidir. Bunlardan günlük defter ocak ayının sonuna kadar (TTK. m. 70/5), envanter defteri iş yılını izleyen üç ayın sonuna kadar (TTK. m. 72) kapatılmak ve onanmak gerekir. Günlük defter yıl içinde dolarsa, dolduğu tarihten itibaren en geç 10 gün içerisinde noterce kapanış onaması yapılmalıdır. Büyük defterin kapanış onaması yoktur. Karar defteri için de durum aynıdır. Özel hükümler gereğince tutulan defterler, bu konuda yasada açıklık varsa onanarak kapattırılır (TTK. m. 111). Onamaya tâbi defterlerin açılış ve kapanış onamaları usulüne uygun yapılmış olmazsa, defterler usulüne uygun tutulmuş sayılamaz.

Beyan

Tâcir sadece onamaya tâbi defterleri tutmakla, defter tutma yükümünü yerine getirmiş olmaz. İşletmesinin nitelik ve öneminin gerektirdiği tüm defterleri tutmakla yükümlüdür. Bu defterlerin her birinin türü, niteliği ve sayfa sayısı belirtilerek her yılbaşında iki nüsha beyanname ile ticaret siciline beyan edilmeleri, usulüne uygun tutulmuş sayılmalarını sağlar. Sicil memuru beyannamenin bir nüshasını tâcirin sicil dosyasına koyar, diğerini onaylayarak tâcire geri verir (TTK. m. 69/2). Bu işlemleri hiç veya gereği gibi yerine getirmeyen tâcir, bu defterleri tutmuş olsa dahi, yükümünü yerine getirmiş sayılmaz.