Sistem Yaklaşımının Büro Yönetiminde Kullanılması

Yönetimde sistem yaklaşımından, yönetim işlevlerini yerine getirme ve karar verme süreçlerinde kullanılan bilgi sistemlerinin tasarımında yararlanılır. Sistem yaklaşımının yönetime uygulanmasında iki unsur önemli rol oynamıştır. Bu unsurlar; örgütlerin giderek karmaşıklaşması ve yönetim alanındaki gelişmelerdir. Örgütlerin karmaşıklaşmasının nedenleri teknolojik ve sosyal gelişmeler, kaynakların etkisi ve gelişmesi, ürün çeşitlemesi ve ürünlerin yaşam sürelerinin kısalması, rekabetin artması ve rekabet koşullarının değişmesi, bunlara bağlı olarak bilgi gereksiniminin artmasıdır.

Karmaşıklaşan örgütler de yönetimin gelişmesine neden olmuşlardır. Bu bağlamda yöneticiler için bilgi, geribildirim sistemlerinin kurulması, karar verme sürecinin daha iyi anlaşılması, kaynakların etken ve verimli kullanılması ya da bilimsel yönetim tekniklerinin yardımıyla karmaşık problemlerin çözülmesi için bilgi işlem ve iletişim teknolojilerinin kullanılması zorunlu hale gelmiştir.

Yönetim bilgi sistemi, iletişim işlevinin yerine getirilmesini, dolayısıyla diğer temel yönetim işlevlerinin kolaylaştırılmasını sağlayan sistematik bir bilgi iletişim ağıdır. Bu iletişim ağının temel işlevi, çeşitli kaynaklardan verileri toplamak, biriktirmek, belirli amaçlara göre süreçlemek ve bu verileri gereksinim duyanların kullanımına tam, doğru, zamanında ve ekonomik olarak sunmaktır.

Örgütlerin amaçlarına ulaşmalarını sağlayacak yönetim sürecinin her aşamasında bilgi gereksinimi vardır. Politika oluşturmada, karar vermede, yöneltmede ve kontrolde iç ve dış çevreyle ilgili bilgilerin akışı kesintisiz olarak sağlanmalıdır. Çünkü hem karar verenler, hem de verilen kararları uygulayanlar gerekli bilgiye sahip olmak isterler. Bir örgüt içinde büroların temel varlık nedenleri, bilgi gereksiniminin karşılanmasıdır.

Örgüt içinde bir büro, bilginin yaratılması, elde tutulması ve paylaşılması amacıyla uygun yeni iş süreçlerini geliştirmek ve yönetmek için gerekli yetkinliklere sahip bir merkez olarak faaliyetini sürdürür. Bu bağlamda bürolar, temel işlevleriyle, işletmenin yönetim bilgi sisteminin önemli bir unsurudurlar. Bilginin üretildiği ve dağıtıldığı yerler olarak işletme içindeki her büro, yönetim bilgi sisteminin bir alt sistemi olarak faaliyet gösterir. Bir başka deyişle bürolar, işletme yönetim bilgi sisteminin kayıt yönetimi bölümünün ihtiyacını karşılayacak bilgi destek hizmeti verirler.

Bürolarda amaca yönelik olarak yapılan faaliyetleri birbirinden bağımsız olarak düşünmek mümkün değildir. Birçok durumda açık olarak görülen tek bir faaliyet, genellikle çok sayıda ve oransal olarak daha az öneme sahip faaliyetler dizisinin bir parçasıdır. Yakından incelendiğinde bu faaliyetler arasında düzenli ilişkilerin olduğu görülür.

Bu nedenle de bürolarda yapılan işleri ayrı ayrı işler olarak değerlendirmek yerine, tüm işlerin etkileşerek oluşturduğu bir bütünün parçaları olarak değerlendirmek daha doğru olur. Böylece büro faaliyetleri, amaçlarına daha kolay ulaşır ve örgütün genel amaçlarına daha büyük katkıda bulunur. Büro sisteminin temel işlevleri; bilginin üretilmesi ve dağıtılmasıdır. Bu temel işlevler çerçevesinde büro sisteminin, büro bilgi işleme sistemi ve büro iletişim sistemi olarak iki alt sistem halinde incelenmesi mümkündür.