Kayıt Ol  |  Giriş
NotOku'yu +1'le
Açıköğretim fakültesi (AÖF) e-öğrenme eğitim portalı
22.09.2014
Ders: Türk Dili      Ünite 14      23 Mart 2011 Ara     

Resmi Yazışmalar

Amaç 3

Resmi yazışmalar nelerdir, bu yazışmalarda uymamız gereken kurallar nelerdir?

Devlet kurumlarının kendi aralarında ya da özel ve tüzel kişi ve kuruşlarla veya kişilerin devlet kurumları ile yaptıkları yazışmalar resmi yazışmaları oluşturur. Resmi yazıların mekanik ya da elektronik daktilo makinesi veya bilgisayarla hazırlanması gerekir. Konunun uzunluğuna göre tam ya da yarım sayfa boyutunda çizgisiz beyaz kağıt kullanılır. Anlatım ciddi ve ağırbaşlı olmalıdır. Konu en yalın ve en açık biçimde ele alınmalıdır, ayrıntılara ve özel isteklere yer vermekten kaçınılmalıdır. Buyrumculuktan uzak bir dil kullanılmalıdır. Bu tür yazıların bağlanışı belli kalıplara göre yapılır. Alt makam tarafından üst makama yazılan yazı “arz ederim” ya da “bilgilerinize sunarım”; üst makam tarafından alt makama yazılan yazı “rica ederim” biçiminde bitirilmelidir.

Resmi yazışmaları dört grupta toplayabiliriz:

Kurumlar Arasında: Kurumlar arasında birbirine bilgi vermek, bir isteği iletmek ya da bir isteği yanıtlamak amacıyla yapılan yazışmalardır.
Kurumdan Kişiye: Kurumdan kişiye bir görevlendirmeyi bildirmek, bir açıklama yapmak amacıyla yapılan yazışmalardır.
Kişiden Kuruma: Kişiden kuruma bir isteği iletmek, bir savunmayı yapmak, bir konu ile ilgili bilgi vermek amacıyla yapılan yazışmalardır.
Kişiden Kişiye: Resmi bir iş dolayısıyla kişiler arasında bilgi vermek, bir isteği iletmek ya da bir isteği yanıtlamak amacıyla yapılan yazışmalardır. İş mektupları da bu tür için de yer alır.

Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

- Kağıdın üst kısmından üç santim aşağıda ve ortada olmak üzere yazının çıktığı dairenin adı ve adresi bulunur.
- Sağ üst köşeye tarih yazılır.
- Yazı bir başka yazıya yanıtsa, yazıya başlamadan önce, hangi tarih ve sayılı yazıya yanıt olduğu belirtilir.
- Yazının gönderildiği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan yazılır.
- Giriş bölümünde, sorun ya da istenilen bilgi ortaya konur.
- Gelişme bölümünde, konu hakkındaki görüşümüz belirtilir ya da bizden istenilen bilgiler verilir.
- Sonuç bölümünde, gönderilen makamın durumuna göre, rica ya da sunu biçimlerinden biri ile yazı bitirilir.

Resmi yazışmalarda kağıt kullanım planı

Yukarıda bilgisayarda hazırlanacak bir resmi yazı için kağıt kullanımın nasıl olması gerektiğini göreceksiniz: Şimdi, bu alanda en çok gereksinim duyulan yazışma türlerini inceleyelim:

Dilekçe

Kişilerden kurumlara, bir dileği iletme amacıyla yazılan kısa yazılara dilekçe denir. Dileğin yerine getirilebilmesi için dilekçenin belli kurallara uyması gerekir.

Dilekçe Yazımında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

- Dilekçenin sunulacağı makamın adı ve yeri açık ve doğru olarak belirtilmelidir.
- Giriş bölümünde konu ya da işle olan ilgimiz açıklanmalıdır.
- Gelişme bölümünde dileğin, isteğin ne olduğu açıkça ortaya konmalıdır.
- Sonuç bölümünde, dilekçede bir durum söz konusuysa “Durumu bilgilerinize saygılarımla sunarım.”; bir istek belirtiliyorsa “Gereğini izinlerinize / bilgilerinize saygılarımla sunarım.” cümleleri yer almalıdır.
- Yazı bitirildikten sonra sol alt köşeye adres yazılmalıdır.
- Sağ alt köşede, adresin paralelinde, dilekçe sahibinin imzası ve altında da adı soyadı yer almalıdır.
- Dilekçede mutlaka veriliş tarihi yer almalıdır. Tarihin bulunması yapılacak resmi işlem açısından çok önemlidir. Tarih yeri olarak, yazının sağ üst köşesi ya da imzanın öncesi seçilebilir.

Bu bilgilerden sonra aşağıda iki dilekçe örneği göreceksiniz. İlki kötü hazırlanmış ve ilgili makama sunulmuş bir dilekçe örneğidir. İkincisi ise ilk dilekçenin olması gereken biçimidir. Düzen ve anlatım açısından karşılaştırınız:

Kötü hazırlanmış bir dilekçe örneği

Doğru hazırlanmış bir dilekçe örneği

Özgeçmiş

Özgeçmiş kişilerin kendilerini, eğitim durumlarını, iş deneyimlerini anlattıkları yazılardır. İş başvurularında mutlaka verilmesi gerektiği gibi iş yaşamı boyunca da zaman zaman iş yerine sunulması gerekebilmektedir. İş başvurularında dilekçenin eki olarak dilekçe ile birlikte verilir. İyi hazırlanmış bir özgeçmiş, işe alınacak kişiyle ilgili olarak işe alacakların üzerinde iyi bir etki bırakır. Özgeçmişler iki biçimde hazırlanabilir:

1. Düz Anlatımlı Özgeçmiş: Paragraflar halinde yazılan ve giriş, gelişme, sonuç paragrafları oluşturulması gereken özgeçmiş biçimidir. Giriş paragrafında; özgeçmiş sahibinin doğum tarihi ve yeri, bitirdiği okullar, varsa lisansüstü çalışmalar tarih sırası ile belirtilmelidir. Gelişme paragrafında; iş deneyimi, kazandığı başarılar, alınan kurslar ya da sertifikalar, başvurulan işle ilgili aranan özellikler bulunmalıdır. Sonuç paragrafında; başvuru sahibinin, varsa, yürütmekte olduğu görevle ilgili bilgileri ve bu görevi hangi tarihten beri yürütmekte olduğu belirtilmelidir.

2. Sıralamalı Biçimde Oluşturulan Özgeçmiş: Bu tür özgeçmişlerde kişi, kendisi ile ilgili açıklaması gereken bilgileri bir düzen içinde sıralar. İstenilen bilgilerin ilk bakışta kolayca görülebilmesinden dolayı günümüzde en çok tercih edilen özgeçmiş biçimidir. Sıralamalı düzen içinde yazılmış bir özgeçmiş örneğini aşağıda göreceksiniz. İstenilen bilgileri yazarak kendi özgeçmişinizi oluşturunuz.

Özgeçmiş örneği

Bu bilgilere, özgeçmişin veriliş nedenine göre; başvuran kişinin cinsiyeti, ilgi alanları, konu ile ilgili yayınları gibi bilgiler de eklenebilir. Görüldüğü gibi, sıralamalı bir düzen içinde hazırlanan özgeçmişlerde verilen bilgiler daha kolay görülmekte hem okuyana hem de yazana rahatlık sağlamaktadır.

Her iki özgeçmiş biçiminde de bilgiler eksiksiz ve doğru verilmeli, hepsi bir sayfaya sığdırılmalıdır. Noktalama işaretleri yerli yerinde kullanılmalı, yazım kurallarına uyulmalıdır. Okunaklı olması, düzenli görünmesi açısından bilgisayarda ya da daktiloda yazılması uygun olur.

Tartışalım

Kendi bilgilerinizi kullanarak düz anlatım biçiminde bir özgeçmiş yazınız.

Sıra Sizde

Yukarıda sıralamalı biçimde verilen özgeçmiş özgeçmiş örneğini kendi bilgilerinizle doldurunuz.

Rapor

Rapor bir konu ya da bir sorun nedeniyle yapılan inceleme ve değerlendirme sonucunda, ilgili yerlere bilgi vermek amacıyla yazılan yazıdır. İyi bir rapor hazırlanabilmesi için sorunun iyi gözlenmesi ve sağlam bir araştırma yapılması gereklidir. Bilgi kaynakları; kitaplar, ansiklopediler, bildiriler, gazete yazıları olabileceği gibi konu üzerinde çalışan diğer araştırmacılar, sorundan etkilenen kişiler gibi canlı kaynaklar da olabilir. Bu kaynaklar incelendikten ya da dinlendikten sonra rapor oluşturulur, isteniyorsa, çözüm önerileri geliştirilir. Değişik rapor türleri vardır. Doktor raporu, polis raporu, bilirkişi raporu, inceleme ve değerlendirme raporu ve deney raporlarını bunlar arasında sayabiliriz. Raporun konusuna göre uzunluğu ve yazılış biçimi değişebilir. Ancak bütün raporlarda belli bir düzen bulunması gerekir:

Giriş bölümünde; sorun tanımlanmalı, raporun hazırlanması için gelen istek belirtilmelidir. Gelişme bölümünde; yapılan araştırmalar, incelemeler deneyler anlatılarak edinilen bilgiler ve sonuçları yazılmalıdır. Sonuç bölümünde; elde edilen sonuç ve isteniyorsa çözüm önerileri bulunmalıdır.

Rapor Yazımında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

- Yazmadan önce bir plan yapılmalı; anlatılacaklar belli bir sıra izlemelidir.
- Raporu hazırlayan kişi anlattıklarının doğruluğuna güvenmeli, anlattıklarını bir mantık çerçevesine oturtabilmelidir. Anlatılanlarla varılan sonuç birbiriyle çelişmemelidir.
- Raporda anlatılanların doğruluğunun kanıtlanabilmesi için örnekleme, karşılaştırma, tanık gösterme, istatistikî bilgi verme gibi düşünceyi açma ve geliştirme yollarına başvurulmalıdır (Bkz. Ünite 11 Yazılı Anlatım Bilgileri).
- Raporun sonuna yararlanılan kaynakları gösteren bir kaynakça eklenmelidir.

Karar

Bir konu üzerinde bir kişinin kendi düşüncelerinden yola çıkarak ulaştığı sonucu ya da bir grubun bir konu üzerinde görüşüp tartışarak vardığı kesin sonucu yansıtan yazılara karar denir. Toplu halde yaşayan insanlar sık sık biraraya gelerek kararlar alırlar. Bu anlamda; apartman yönetimlerinin, kooperatif yönetimlerinin, dernek yönetimlerinin, belediye ve hükümet meclislerinin, kamu kuruluşlarının veya özel kuruluşların yönetimlerinin aldıkları kararları bildiren yazılar bu tür yazılardır. Kararda, görüşülecek maddeler önem sırasına konularak bir gündem oluşturulur. Gündem maddelerinin her biri kabul ediliş biçimine göre “Oy birliği ile karar verildi.”, “Oy çokluğu ile karar verildi.”, “Salt çoğunluk ile karar verildi.” gibi cümlelerle bitirilir. Karar ilgili yerin esaslarına göre karar defterine yazılır, başkan ve üyeler tarafından imzalanır.

Karar Yazımında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

- Karar yazısının başına; karar sıra numarası, karar tarihi, toplantı yeri ve saati yazılmalıdır.
- Toplantı başladığında yapılan yoklamaya göre katılmayan üyelerin adları belirtilmelidir.
- Toplantıda görüşülecek konulardan oluşan bir gündem oluşturulmalı, her biri tartışma sırasına göre açıklanmalıdır.
- Görüşmelerden sonra ulaşılan sonuçlar maddeler biçiminde sıralanmalı, kabul edilip edilmediği belirtilmelidir.

Tutanak

Herhangi bir olayın ortaya çıkışını, sonucunu olay anında ya da olaydan hemen sonrasında olanları anlatmak için yazılan yazılara tutanak denir. Tutanak hazırlanması için bir olumsuzluk yaşanması gerekmez. Yasama meclislerinde, mahkemelerde, kongrelerde, kurul toplantılarında, sınav bitimlerinde, kaza yerinde, değişik amaçlarla tutanak düzenlenebilir. Düzenlenişine göre toplantı tutanağı, sınav tutanağı, olay tutanağı gibi adlar alır.

Tutanak Yazımında Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

- Tutanakta anlatılan olayla ilgili bilgi eksiksiz verilmelidir.
- Konuşmacıların söyledikleri, söz alış sırasına göre, eksiksiz yazıya geçirilmelidir.
- Tutanak yazıldıktan sonra olayda yeri olanlara, konuşması olanlara okutulup imzalatılmalıdır.

Tartışalım

Şimdiye kadar, yukarıda açıklanan resmi yazışma yollarından birini mutlaka kullandınız. Bunların neler olduğunu ve bunları hazırlarken nelere dikkat ettiğinizi anımsıyor musunuz?

Son olarak da gelişen teknolojinin iletişime kazandırdığı belgegeçer (faks) ve elmek (e-mail) e değinerek konumuzu bitirelim. Son yılların en yaygın yazışma araçları olarak kullanılan belgegeçer ve elmek hem özel yazışmalar için hem de resmi yazışmalar için kullanılabilmektedir.

Belgegeçer (Faks)

Belgegeçer, uzak mesafeler arasında tıpkıbasım (fotokopi) yoluyla hızlı haberleşmeyi sağlayan bir yöntemdir. Belgegeçer ağı, bir tür bilgisayar ağıdır. Her belgegeçerin bir numarası vardır. Gönderilmek üzere hazırlanan yazı, gönderici belgegeçere verilir, alıcı belgegeçerin numarası kodlanır. Gönderilen yazının bir kısmı kısa bir zaman içinde alıcı belgegeçerden çıkar. Alıcı belgegeçer belgeyi aldığını sinyal vererek gönderici belgegeçere bildirir, yazının ulaştığı anlaşılır. Gönderici belgegeçer, yazının ulaştığını gösteren bir belgeyi göndericiye verir.

Belgegeçer ile gönderilen resmi yazılarda, hemen işlem yapılmakla birlikte, yazılar teyidinin (doğrulama) yapılmasından sonra resmi yazı olarak kabul edilir. Belgegeçerle gönderilen yazıların beş gün içinde teyidinin yapılması gerekir.

Yurtiçi belgegeçer (faks) başlığı

Elmek (E-mail)

Gelişen bilgisayar teknolojisi, internet üzerinden hızlı yazışmayı sağlayan elmek olanağını da birlikte getirmiştir. İnternette büyük çaplı bir posta dünyası vardır. Gerekli görüldüğü durumlarda elmeğe, belge, fotoğraf ya da hareketli görüntüler eklenebilir. Çabuk yanıt alınabilme özelliğinden dolayı, günümüzde hem özel hem de resmi yazışmalar için tercih edilen bir yöntemdir.

Elmek (E-posta, e-mail)

“Resmi Yazışmalar” için 1 cevap

  1. [...] nelerdir?Anahtar Kavramlar- Özel yazışmalar- Resmi yazışmalarİçindekiler Özel Yazışmalar Resmi Yazışmalar Özet Test Soruları Yaşamın İçinden Başvuru KaynaklarıYazışmalara neden gerek [...]

Bir Cevap Yazın

*