Kayıt Ol  |  Giriş
NotOku'yu +1'le
Açıköğretim fakültesi (AÖF) e-öğrenme eğitim portalı
23.09.2014
Ders: Perakende Mağaza Yönetimi      Ünite 2      15 Aralık 2010 Ara     

Organizasyon Yapılarını Belirleyen Ögeler

Bir organizasyon yapısını şekillendiren temel ögeler şunlardır:

Amaçlar ve Faaliyetlerin Niteliği

Ulaşılmak istenen amaçların ve bu amaçlara ulaştıracak faaliyetlerin niteliği, organizasyon yapısını etkileyecektir. Örneğin çoğunlukla rutin işlerin gerçekleştirileceği bir işletmenin organizasyon yapısı, genellikle çok farklı işlerin gerçekleştirildiği işletmelerin organizasyon yapısından daha farklı bir şekle sahip olacaktır.

İş Bölümü ve Uzmanlaşma Derecesi

Organizasyonlar büyüdükçe, yerine getirilmesi gerekli görevler, yalnızca bir personelin altından kalamayacağı kadar karmaşık hale gelirler. Bu nedenle her bir personele işin tamamını yaptırmak yerine bir kısmını yaptırmak daha verimli sonuçlar doğurmaktadır. Bir mağazanın ilk kurulduğu dönemde sipariş verme, rafları düzenleme ve satış işlemleri bir kişi tarafından kolaylıkla yerine getirilebilir. Satışların artmasıyla birlikte mağazaya birkaç satış elemanı ve siparişlerin takibinden sorumlu bir personel alınabilir. Böylece işletme sahibi işleri bölmüş ve uzmanlaşmanın yolunu açmış olur. Bir kısım işlerin diğer personel tarafından yerine getirilmesi, işletme sahibinin hem yönetim işine daha fazla zaman ayırmasına hem de personelin yerine getirdikleri işler üzerinde daha fazla yoğunlaşmasına izin verecektir.

Büyük ölçekli işletmelerde iş bölümü ve uzmanlaşma konusu daha fazla önem kazanmaktadır. Organizasyon yapısında yer alan pozisyonlarda olabildiğince uzmanlaşmaya mı gidilecek yoksa belirli bir iş içinde çok çeşitli görevler bir araya getirilerek genelleşmeye mi ağırlık verilecektir? Uzmanlaşmanın, personelin belirli konularda uzmanlık becerilerini geliştirmesine ve verimliliğin artmasına yardımcı olduğu bilinmektedir. Örneğin bir gayrimenkul uzmanı, perakende merkezlerinin seçiminde uzmanlaşmaya çaba harcayabilir. Bir muhasebe personeli işletmenin finansal durumunu yansıtan finansal tablolardaki kritik unsurların yorumlanmasında uzmanlaşabilir. Uzmanlaşma yoluyla, personel yalnızca eğitim gördükleri ve/veya özel becerilere sahip oldukları alanda çalışmış olurlar.

Diğer taraftan, her gün tüm mesai boyunca ürünlere etiket yapıştırmak gibi dar kapsamlı işler personelin çalışma arzusunun kaybolmasına yol açabilir. Uzmanlaşmada aşırıya kaçmak, işçilik maliyetlerinde de artışa sebep olabilir. Örneğin, satış personeli mağazanın ilk açıldığı saatlerde, öğleden sonra belirli saatlerde ve mağazanın kapanışına yakın saatlerde yoğun olmayabilir. Ürünleri raflara yerleştirmek ve düzenlemek için uzmanlaşmış bir personel çalıştırmak yerine satış elemanlarından yararlanılabilir.

Sıra Sizde 2

Aynen yönetimde olduğu gibi amaçlarda da kademeler olabilir mi?

Yetki ve Sorumluluk

Yetki, yöneticinin emir verme ve personelden bu emrin yerine getirilmesini bekleme hakkıdır. Sorumluluk ise bir kimsenin kendisinden beklenen görevleri yerine getirme yükümlülüğüdür. Organizasyondaki faaliyetlerin sürdürülebilmesi için yetki ve sorumlulukların açık ve net şekilde belirlenmesi gereklidir. Aksi takdirde, hem işlerin yürütülmesinde kargaşa yaşanacak hem de yöneticiler arasında çatışmalar ortaya çıkabilecektir. Yetki ile ilgili bir kavram da güçtür. Güç, başkalarını etkileyebilme yeteneğidir. Bu anlamda yetki, bir güç kullanma şeklidir.

Perakende mağazasının yöneticine üstleri tarafından, işlerin yerine getirilmesinin sağlanması için verilen yetkidir. Bu yetki kişiye değil mevkiye bağlıdır. Örneğin bir mağaza müdürünün, satış personelinden bir işin yapılmasını isteyebilmesi için biçimsel yetkiyle donatılmış olması gereklidir. Burada astların, üst kademelerden gelen isteklere uymaya kendilerini mecbur hissetmeleri söz konusudur. Perakende mağazalarının yöneticileri, yetkilerinin bir kısmını astlarına devrederler çünkü organizasyonun işleyişine önemli katkılarda bulunduklarını düşündüklerinde, personelin organizasyona karşı tutumları daha olumlu olacaktır.

Sıra Sizde 3

Yetki ve sorumluluklar birbirine eşit olmadığında ne tür sorunlar ortaya çıkabilir?

Komuta Birliği

Komuta birliği, personelin yalnızca bir üste bağlı olmasını ifade eder. Komuta birliği, bir zamanlar organizasyon ilkelerinin en başta gelenlerinden bir tanesiydi. Ancak günümüzün basık (daha az yönetim kademesine sahip) ve takım çalışmasına önem veren organizasyonlarında komuta birliği netliğini kaybetmektedir. Ancak bugünün karmaşık işletme yapıları, tüm personelin yetki ve sorumluluk ilişkilerini kesin olarak bilmeyi gerekli kılmaktadır.

Birden fazla üste sahip olmak bugün bile sorunlara yol açmaktadır. Örneğin, satın alma personeli birden fazla departman yöneticisine bağlı olarak çalışıyorsa, birbiriyle çelişebilecek görevlerle karşılaşması doğaldır. Çünkü her bir departman, kendi satacakları ürünlerin düzenli ve sürekli bir biçimde stoklanmasını talep edecektir. Kaynak ve zaman kısıtları nedeniyle, her departmanın istekleri karşılanmayabilir ve bu da satın alma personeli ile departman yöneticileri arasında birtakım sorunların ortaya çıkmasına neden olabilir.

Biçimselleşme (Formelleşme) Derecesi

Bir organizasyon bünyesinde işler yürütülürken belirli ilke ve yöntemlerin izlenmesine yönelik bağlılığı ifade eder. Hangi işlerin, ne zaman, nasıl ve kim tarafından yapılacağı önceden ayrıntılı bir biçimde belirlenmiş ve bunlara uyulması zorunlu hale getirilmiş ise organizasyondaki formelleşme derecesinin yüksek olduğu söylenebilir. Bunun tersine, iş yapma biçimlerinde esneklik olduğu organizasyonlarda, formelleşme derecesinin düşük olduğu ortaya çıkar. Formelliğin yüksek olması organizasyondaki belirsizliği önemli ölçüde ortadan kaldıracaktır. Diğer taraftan her şeyin önceden sıkı sıkıya belirlenmiş olması da personelin işleri yerine getirirken kurallar içinde boğulmasına ve daha etkili iş yapma biçimlerinin ortaya çıkma ihtimalinin ortadan kalkmasına neden olabilir.

Kontrol Alanı

Organizasyonda bir üste kaç ast bağlanacağı ile ilgilidir. Kontrol alanının aşırı geniş tutulması, yani bir üste çok sayıda ast bağlanması, astların faaliyetlerinin etkili şekilde denetlenememesi ile sonuçlanacaktır. Kontrol alanının dar tutulması durumunda ise daha fazla üst yöneticiye ihtiyaç duyulabilecektir. Bazı uzmanlar, yöneticinin en fazla 7 personele etkili bir şekilde komuta edebileceğini ileri sürmektedir. Diğer taraftan, yöneticilerin personeli işlerle meşgul tutabilmeleri için en azından 3 personele sahip olmaları gerektiği ifade edilmektedir. Ancak bu durum, yöneticinin ve personelin karakterleri ile işin özelliklerine bağlıdır. Eğer personel, işin yapılabilmesi için üstünün bilgi ve becerisine gerek duyuyorsa, yoğun bir etkileşimi gerekli kılacağı için kontrol alanının dar tutulmasında fayda vardır. Eğer yönetici, birtakım sıkı programlar çerçevesinde çalışmaktaysa kontrol alanı, program hedeflerinin şaşmaması açısından yine dar tutulmalıdır. Eğer personelin yerine getirdiği işler karmaşık özellikler taşıyorsa kontrol alanı dar, eğer işler birbirini tekrarlayan adımlardan oluşmaktaysa kontrol alanı geniş tutulabilir. Eğer personel yaptığı işlere hâkimse, kontrol alanı geniş tutulabilir.

Organizasyondaki Kademe Sayısı

Organizasyondaki kademe sayısı, aynı seviyede yetki ve sorumluluğa sahip olarak faaliyet gösteren kaç yönetim düzeyi olduğunu gösterir. Örneğin bir işletmede genel müdür ile yönetim sorumluluğu olmayan personel arasında genel müdür yardımcıları, departman müdürleri ve şeflerden oluşan dört yönetim kademesi olabilir. Genel müdür yardımcısı pozisyonlarının ortadan kaldırılmasıyla yönetim kademesi sayısı üçe inecektir. Yönetim kademesi sayısının artması, bir organizasyondaki karar vericiler ile işi yapanlar arasındaki mesafenin artmasına, iletişimin azalmasına ve bu nedenle de organizasyonun işleyişinin yavaşlamasına neden olabilir. Günümüzde organizasyonlar daha basık organizasyon yapılarını, yani daha az yönetim kademesinin olmasını tercih etmekte ve organizasyon yapılarını bu amaç doğrultusunda değiştirmektedirler. Böylece, organizasyonun değişen çevre koşullarına daha hızlı cevap vermesi mümkün olmaktadır.

Merkezileşme Derecesi

Merkezileşme ya da merkezileşmeme, organizasyonlardaki karar verme yetkisinin kademeler arasında dağıtımıyla ilgilidir. Eğer bu yetki alt kademelere doğru kaydırılmaz ve yalnızca üst yönetimle sınırlı tutulursa merkezi bir yönetimden, yetki alt kademelere kaydırılırsa merkezleşmemiş bir organizasyon yapısından söz edilir. Merkezi bir örgüt yapısı, organizasyonun üst yönetiminin kontrolü elinde bulundurma arzusundan kaynaklanmaktadır. Astların beceri ve yetenekleri konusundaki şüpheler, organizasyonun faaliyet gösterdiği sektörün özellikleri merkezi örgüt yapısının ortaya çıkmasında etkili olabilir. Ancak, yetkinin astlara devriyle beraber, pazarda ortaya çıkabilecek fırsatların daha iyi değerlendirilmesi söz konusu olabileceği gibi, organizasyonun içinde bulunduğu koşullardaki değişmelere daha çabuk uyum sağlanması da sağlanabilir.

Çapraşıklık Derecesi

Çapraşıklık, organizasyonun dikey (üstlerle astlar arasında), yatay (aynı yönetim kademesinde bulunanlar arasında) ve coğrafi olarak yayılma derecesini ifade eder. Organizasyonun faaliyetleri genişledikçe ve içinde bulunduğu çevre çapraşık (kompleks) hale geldikçe, organizasyonun çapraşıklık derecesi de artacaktır. Bu durumda iletişim, faaliyetlerin koordinasyonu ve kontrol sorunlarını ortaya çıkaracaktır.

Bölümlendirme

Organizasyondaki iş bölümü ve uzmanlaşma derecesine göre, belirli görevler ve belirli işler bir araya getirilerek bölümler (departmanlar) oluşturulacaktır. Bu bölümlerin oluşturulmasında organizasyonda ise yürütülen temel faaliyetlerin niteliği önem kazanacaktır. Bölümlendirme konusu, ‘Organizasyonlarda Bölümlendirme’ başlığı altında daha ayrıntılı olarak ele alınacaktır.

Emir-Komuta ve Kurmay Organlarının Oluşturulması

Organizasyonun yapılanması içerisinde emir-komuta ve kurmay organ olarak faaliyet gösterecek birimlerin ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesi gerekir. Emir komuta yetkisine sahip olan yöneticiler, organizasyonun amaçları ve iş gerekleri çerçevesinde iş yaptırma gücüne sahiptir. Kurmay yetkiye sahip yöneticiler ise daha çok bilgilerinden kaynaklanan güçle emir-komuta yetkisine sahip yöneticilere tavsiyelerde bulunabilirler.

Komite ve Gruplar

Komite ve gruplar, çeşitli faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için oluşturulurlar ve bazıları karar verme yetkisine sahipken, bazıları da yalnızca kurmay işlev görürler. Komuta ve grupların organizasyon içindeki yerleri ve önemleri işletmeden işletmeye farklılık gösterir. Bazı işletmeler ancak belirli ve çok önemli kararları komitelere ve gruplara bırakırken, bazıları ise günlük kararları bile bu oluşumlara bırakır.

İletişim Kanalları ve Şekli

Organizasyonu oluşturan birimler arasındaki iletişim ilişkileri, işlerin zamanında ve doğru olarak yapılabilmesi için ön koşullardan birisidir. İletişim, örgütsel yapıda dikey (üstler ve astlar arasında), yatay (aynı yönetim kademesindeki görev yapanlar arasında) ve köşelemesine (farklı yönetim kademeleri ve kişiler arasında) olabilir.

Sıra Sizde 4

Organizasyon yapısını belirleyen unsurlar tüm perakende işletmeleri için aynı ağırlıkta mıdır?

“Organizasyon Yapılarını Belirleyen Ögeler” için 1 cevap

  1. [...] Komuta Birliği- Kontrol Alanıİçindekiler Organizasyon Kavramı Organizasyon Süreci Organizasyon Yapılarını Belirleyen Ögeler Organizasyonlarda Bölümlendirme (Departmanlara Ayırma) Perakende Mağazaların Organizasyon [...]

Bir Cevap Yazın

*