Muhasebe Bilgi Akışı

Muhasebenin birinci işlevinin mali nitelikli işlemlerin yarattığı değişmelerle ilgili bilgileri toplamak, kaydetmek, sınıflandırmak ve özetlemek olduğunu biliyoruz. Ancak bu aşamaların (işlemlerin) nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceğinin somutlaştırılması gerekir. Bunun sonunda ortaya çıkan yapı, kayıt tutmanın tekniğini oluşturacaktır.

Kayıt tutma sürecinin başlangıcında, önce işlemin ne olduğunun tanımlanması gerekir. Bu da o işlemi ispatlayan belgelerin ele geçirilmesi veya düzenlenmesi ile olanaklıdır. Sağlanan bilgilere, diğer bir deyişle o olayın ne olduğunu ispatlayan belgelere dayalı olarak işlemin tüm etkileri bir bütün halinde yevmiye defterine kayıt edilir. Yevmiye defterindeki kayıtlardan yararlanarak olayın etkileri, büyük defterde etkiledikleri unsurları temsil eden hesaplara aktarılır, dolayısıyle tüm işlemlerin etkileri büyük defterde hesap bazında biriktirilmiş, diğer bir ifade ile sınıflandırılmış olur.

Dönem boyunca sınıflandırılan değişimlerin sonuçları mali tablolar halinde özetlenir. Açıklanan bu süreçte bilgiler “Girdi- Süreçleme- Çıktı” şeklinde bir akışı izler. Aşağıda muhasebe bilgi akışı şeklinde görüleceği gibi, bu akışa uygun olarak bilgiler önce belgelerle toplanır ve daha sonra kayıt ortamı içinde kaydetme, sınıflandırma ve özetleme işlemleri ile çıktı adını vereceğimiz mali tablolara ulaşılır.

Muhasebe bilgi akışı

Bu süreçte sıralanan aşamaların gerçekleştirilmesinde kayıt tutma tekniğinin gerektirdiği temel araçları oluşturan kayıtlara esas olan belgelerin ve kayıtların yapılacağı defterlerin işlevlerinin ve şekillerinin bilinmesi önem taşır. Bu amaçla aşağıda belgeler ve ilgili defterler ele alınacaktır.

Belgeler

Mali nitelikli olayın meydana gelmesi ile başlayan ve mali tabloların çıkarılması ile sonuçlanan kayıt tutma sürecinde ilk aşama olayın ne olduğunu gösteren, diğer bir deyişle olayın tanımlanmasını sağlayan güvenilir bilgileri içeren belgelerin elde edilmesidir. Belgelendirme, mali nitelikli bir işlemin; taraflar, tarih, konu, miktar ve tutar olarak belirlenmesi işlemidir. Örneğin bir mal satışı işleminde satıcı ile alıcının, işlemin yapıldığı gün itibariyle tarihinin, satışa konu olan malların çeşidi, satılan miktarın adet, kilogram veya metre cinsinin ve para olarak tutarının belirlenmesi gibi. İleride ilgili oldukları konular incelenirken tekrar ele alınacak olan bu belgeler olayın çeşidine ve işletmenin içinde bulunduğu ülkenin mevzuatına bağlı olarak farklılık gösterir.

Örneğin, bir mal alımı ya da satılmamış malın cinsi, kodu, birim fiyatı, birim tutarı gibi birçok gerekli bilginin yer aldığı fatura ile ispatlanırken, bankaya adınıza üçüncü şahıslar tarafından yatırılan paralar dekont ile ya da avans olarak ödenen para makbuz ile ispatlanır. Varlıkların fiili durumlarını saptamak için yapılan sayım sonuçlarını aktaran ve işletme içinde hazırlanan sayım listeleri ile onların değerlemelerini de içeren envanter listeleri de ispat edici belgelere örnek olarak gösterilebilir. Bu belgeler aynı zamanda istenirse (ülkemiz için zorunlu) envanter defterine aktarılır. Bu belgeler orjinal olarak karşı taraftan edinilebileceği gibi işletme içinde de tarafsız ve doğru olarak hazırlanmış olabilir.

Defterler

Muhasebe sürecinde belgelere dayalı olarak yapılacak kayıtlar, kayıt tutma işlevinin aşamalarının gerçekleşmesini sağlayacak olan iki temel deftere, yevmiye defteri ve büyük deftere yapılır. Bu aşamalardaki kayıtların yapılmasında kolaylık sağlayan, yapılan kayıtların doğruluğunun araştırılmasında yardımcı işleve sahip olan diğer bazı araçlar da vardır: Muhasebe fişleri, Mizanlar, Yardımcı defterler, Envanter defteri gibi.