Kayıt Ol  |  Giriş
NotOku'yu +1'le
Açıköğretim fakültesi (AÖF) e-öğrenme eğitim portalı
21.10.2014
Ders: Büro Yönetimi      Ünite 4      19 Şubat 2011 Ara     

İş Tanımlarının ve İş Gereklerinin Hazırlanması

İş tanımları ve iş gerekleri, iş analizi sonucunda elde edilen veriler doğrultusunda hazırlanır. Bu nedenle öncelikle iş analizi çalışmasının incelenmesi gerekir.

İş analizi, örgütte yer alan her bir işin ayrı ayrı niteliğini, niceliğini, gereklerini, sorumluluklarını ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle inceleyen ve veri toplayan bir tekniktir. İş analizi, işi yapan kişilerle değil, doğrudan işle ilgilidir. İş analizi tekniğiyle işlerin nasıl yapılacağı değil, nasıl yapıldığının ayrıntıları ve işin yapıldığı çevresel koşullar ortaya konur. İş analizi çalışmasıyla toplanacak verilerin şu şekilde özetlenmesi mümkündür;

- İşin adı ve yapıldığı yer; bu işi yapanın adı; nezaretçinin adı ve unvanı; işin taşıdığı diğer adlar ve girdiği iş sınıfı gibi işin kimliği ve yeriyle ilgili veri.

- İşle ilgili tüm görevlerle ve sorumluluklarla ilgili veri. Bu bölümde yer alan veriyle işin örgüt yapısı içindeki yeri ve diğer işlerle ilişkileri açığa çıkarılır.

- İşi başarmak için gerekli en az öğrenim düzeyiyle ilgili veri.

- Bir personelin işi yapabilmesi için gerekli olan en az (ay ya da yıl olarak) deneyim süresi ve türüyle ilgili veri.

- Öğrenim ve deneyim verisiyle ortaya konulamayan özel bilgi gerekleri. Bunlar formlar ve materyaller, kullanılan donanım ve makineler, kullanılan yöntemler, uygulama sıklığı, işi yapmak için gereken becerinin şekli, miktarı ve gereksinim duyulan konsantrasyon derecesi gibi hususlar hakkındaki verileri kapsar.

- İşi yapan kişilerin sosyal becerileri, yargılama, inisiyatif, işbirlikçi olma, yaratıcılık yeteneği, zihinsel dikkat ve hız gibi kişilik gerekleriyle ilgili veri.

- İşin ücretini ve statüsünü belirlemeye yarayan sorumluluk gerekleriyle ilgili veri. Bu gerekler; diğer personelin gözetimi sorumluluğu, makine ve diğer donanımların sorumluluğu, güvenlik sorumluluğu, işletmenin parasal kaynaklarını kullanma sorumluluğu vb.lerini içerir.

- Yürüme, kaldırma, çömelme, taşıma, oturma gibi faaliyetleri içeren fiziksel gerekler ve becerilerle ilgili veri. Bunlara göz-el-ayak koordinasyonu, motor koordinasyonu ve renk farklılaştırma gibi fiziksel becerilerle ilgili veriler de dahildir.

- Personelin çalıştığı çevrenin aydınlanma, ısınma, nemlilik, gürültü, toz vb. çevresel koşullarıyla ilgili veri.

- İşlerin ne gibi tehlikeler içerdiğini belirlemeye yarayacak veriler. İş kazalarına neden olan bu tehlikeler yoğunluklarıyla ve sıklıklarıyla iş analizi sonucunda ortaya çıkarılır.

İşler hakkında gerekli bu veriler, bizzat işi yapan personelin kendisinden, aynı işi yapan diğer personelden ya da işi yapan personelin nezaretçisinden (şefinden ya da müdüründen) ve işleri yapanları izleyen bağımsız gözetimci(ler)den elde edilebilir. Bu kaynaklarla bağlantı kurmak için birkaç bilgi toplama yöntemi kullanılır. Bu yöntemlerden en yaygın olarak kullanılan üçü; gözlem, görüşme ve soru formu yöntemleridir. Bunlardan başka daha önceki iş tanımlarının incelenmesi, iş araçlarının incelenmesi veya işin bizzat yapılması yoluyla da bazı bilgiler elde edilebilir.

- Gözlem yöntemi: Bu yöntemde iş analisti, personeli normal bir iş gününde, işlerini yaparlarken gözlemler ve gözlemlerini sistemli olarak kaydeder. Kaydetme işlemi iki şekilde olur. Birinci şekilde neyin yapıldığı hikâye şeklinde anlatılır; ikinci şekilde ise, bir tür işaret listesi (checklist) üzerinde yer alan seçeneklerden birisi seçilerek işaretlenir. Gözlem yönteminin kullanılmasında birtakım kısıtlılıklar vardır. Bunlardan birisi insanın yapısıyla ilgilidir. Gözlem sırasında insanların işlerini gözlemlenmedikleri zamanla aynı biçimde yapmaları istenir. Fakat insanların çoğu bu koşullar altında, olduklarından farklı davranırlar. Bu da gözlemin sağlıklı yapılmasını engeller. Ayrıca zihinsel faaliyetler için gözlem yöntemi uygun değildir. İş sürecinin, yani işin başlangıcından sonuna kadar geçen sürenin 3 ya da 6 ay gibi uzun bir süreyi kapsaması durumunda da gözleme dayalı iş analizi uygun olmaz. Bu nedenlerle gözlem yönteminin, çalışmaların otomatik olarak denetlenebildiği durumlarda, fiziksel çalışmalarda ve kısa iş süreçlerinde kullanılması uygundur.

- Görüşme yöntemi: İşi bizzat yapan personelin kendisiyle, şefiyle ya da işi yapan diğer personelle görüşmeler yapılarak, iş hakkında bilgi alınır. Bu yöntemi kullanacak olan görüşmeci, görüşme teknikleri konusunda eğitilmelidir. Sorular önceden hazırlanmalı, tam olarak hangi bilgilerin istendiği açıkça tanımlanmalıdır. Ayrıca bu yöntemi kullanan görüşmecinin insan ilişkileri becerisine sahip olması da önem taşır.

- Soru formu (anket) yöntemi: Bu yöntem, amacı ve süreci bakımından görüşme yöntemine benzer. Ancak bu yöntemin görüşme yönteminden farkı, personelin işle ilgili açıklamalarını hikâye şeklinde yazması ya da önceden hazırlanan bir soru formunu doldurmasıdır. Soru formu yöntemi, görüşme yönteminin bazı üstünlükleri ve sakıncaları olmasına rağmen zaman açısından daha ekonomiktir. Kişilerin işlerini olduğundan başka göstermelerini önlemek için, gerekli bilgi personelin en yakın üstünden elde edilebilir.

Bu üç yöntemin başarısı, başta iş analizini yapan uzmanın bilgi ve becerisine, kullanılan araçların uygun ve iyi düzenlenmiş olmasına ve toplanan bilginin gerçek durumu yansıtmasına bağlıdır. Aksi halde yapılan iş analizinin sonuçları güvenilir olmayacaktır.

İş analizi çalışmaları sırasında büroda yapılan her türlü iş ayrı ayrı incelendikten sonra, belirlenen özellikler ve toplanan veriler, düzenli bir biçimde bir araya getirilir ve belirli bir formda yazılı olarak özetlenir. Bu yazılı belgeye iş tanımı adı verilir. Tipik bir iş tanımında işin kimliği, işin özeti ve yapılan iş olmak üzere üç temel bölüm bulunmaktadır (Bkz. Şekil 4.1).

İş tanımı örneği

- İşin kimliği bölümü: Bu bölümde işin adı, bağlı bulunduğu bölümün adı, işin kod numarası, iş tanımının hazırlandığı tarih ve yer bulunur. Bundan başka gerekirse, o işi yapan personelin ve aynı işi yapan diğer personelin sayısı, söz konusu bölümün yöneticilerinin adları, o işi yapanlara verilen ücret de bu bölüme yazılabilir.

- İşin özeti bölümü: Bu bölümde bütün olarak iş tanımının anlaşılmasını sağlayacak kısa bir iş özeti yer alır. İşle ilgili ayrıntılı bilgiyi okumadan önce, bu bölüm okunarak iş hakkında genel bir fikir edinmek, ön bilgi sahibi olmak mümkündür.

- Yapılan işbölümü: Bu bölümde iş sürecinin aşamalarını belirten ayrıntılı bir iş tanımı verilir; işe ilişkin görevler, işin gerektirdiği sorumluluklar, işin diğer işlerle ilişkisi, örgüt şemasındaki yeri, sağlanan ve kabul edilen gözetim belirtilir. İşin yapılması sırasında ne tür makine, araç ve malzeme kullanıldığı (sürekli veya geçici olarak) bu bölümde açıklanır. İşin yapıldığı sosyal çevreyle ilgili bilgiler ile fiziksel çalışma koşulları ve işin içerdiği tehlikeler de iş tanımının bu bölümü içinde yer alır.

Bir iş tanımı, işin içeriğini tam olarak yansıtma derecesine göre geçerlidir. İş tanımları eksik ya da aldatıcı olursa, iş gerekleri de eksik olarak saptanır ve buna bağlı olarak uygun niteliklere sahip olmayan adaylar işe alınır. Ayrıca yetersiz iş tanımı, personelin üstleneceği sorumlulukları kavramasını güçleştirir. Bunun için bir iş tanımının yapıldığı andaki işin içeriğini gerekli ayrıntılarıyla açıklamalıdır. İş tanımında yer alan görevler önemlerine göre sıralanmalıdır. Bu durum, iş için gerekli olan yeterliliklerin doğru tanımlanmasına yardım eder. Her iş için ayrı ayrı tanımlama yapılmalıdır. Bazen sıkıcı gelse de, birbirine çok benzer işlerin bile tek tek tanımlanması gerekir. İş tanımı kısaca yazılmalı, spesifik olmalı ve iş gereklerini içermelidir.

Bir iş tanımının sadece işin ne olduğunu göstermesi yetmez. Yararlı olabilmesi için iş tanımlarının günün gereksinimlerine uygun olması yani güncelleştirilmeleri gerekir. Çünkü her ne kadar işin, işi yapan kişiye bağımlı olmadığı söylense de, çoğu kez kişinin işine olumlu ya da olumsuz birtakım katkıları olur. Bazen yeni sorumluluklar ilave edilir, bazen yetkiler azaltılır veya yöntemler değiştirilir. Hatta bazen işin içeriğinde meydana gelen çok önemsiz değişiklikler bile iş tanımının yeniden yapılmasını gerektirebilir.

İş gereği (İş şartnamesi), bir büro işini yapacak kişide bulunması gereken formel öğrenim, deneyim, beceri gibi nitelikleri belirten ve iş analizi sonucundan elde edilen veriler doğrultusunda hazırlanan bir çizelge (form) veya yazılı bir belgedir. İş gerekleri hazırlanırken iş analizi verileri temel alınmakla birlikte geçmiş deneyimlerden de yararlanılır. Örneğin, aynı işletmede daha önceden hiç iş deneyimi olmayan bir kişi işe alınmış ve başarısız olmuş olabilir. Ya da daha fazla tecrübesi olan bir kişi de işletmenin ödeyebileceğinden fazla ücret istemiş olabilir. Böylece geçmişteki deneyimlerin ışığında, daha önceki iş deneyiminin 6 ay olması yeterli görülmüştür. İlave olarak, yapılan araştırmaların sonuçları ve saptanan genel standartlar da, gereklerin hazırlanmasında önemli bir dayanak oluşturur. Örneğin, performans standardı olarak genel geçerliliği olan daktiloyla dakikada 90 kelime yazma yeteneği, bir sekreterin iş gerekleri arasında yer alır.

İş gerekleri başlıca iki bölümden oluşur (Bkz. Şekil 4.2). İlk bölümde işin kimliğiyle ilgili bilgiler, ikinci bölümde ise, işin gerekleri yer alır. İş gerekleri, beceri gereklerini, fiziksel gerekleri, sorumluluk gereklerini ve çalışma koşullarını içerir:

- Beceri gerekleri: Beceri gerekleri, personelin eğitim durumunu, sahip olması gereken deneyimini (ay ya da yıl olarak), düşünsel becerisini, iş bilgisini vb.lerini içerir.

- Fiziksel gerekler: Fiziksel gerekler, personelin yürüme, ayakta durma, dönme, eğilme, çömelme, diz çökme, oturma, konuşma, işitme, görme yetenekleri, çalışma hızı vb.leri gibi fiziksel özellikleriyle ilgilidir.

- Sorumluluk gerekleri: Sorumluluk gerekleri, işi yapan kişinin yerine getirmekle görevli olduğu ve korunması ya da nezaret edilmesi için yükümlülük üstlendiği her şeyi (insan, makine, donanım, para vb.) kapsar.

İş gereği örneği

- Çalışma koşulları: Büro ortamının fiziksel çevre koşullarını içerir. Bu koşullar, sıcaklık, soğukluk, nem, aydınlatma, havalandırma, başkalarıyla çalışma, tek başına çalışma vb. leridir. Çalışma koşulları, ayrıca büro işi yapılırken karşılaşılabilecek kesikler ve yaralar, burkulmalar, meslek hastalıkları, omurga bozuklukları, elektrik çarpması vb.leri gibi tehlikeleri de içerir.

Sıra Sizde 2

İş analizi yapılmadan iş tanımlarının ve iş gereklerinin hazırlanması mümkün müdür?

Bir Cevap Yazın

*