Kayıt Ol  |  Giriş
NotOku'yu +1'le
Açıköğretim fakültesi (AÖF) e-öğrenme eğitim portalı
31.10.2014
Ders: Halkla İlişkiler      Ünite 3      6 Mayıs 2010 Ara     

Halkla İlişkilerin Örgüt İçindeki Yeri

Halkla ilişkiler, örgütün sesi ve kulağıdır. Bu nedenle örgütün üst düzey yönetimine yakın, hatta tepe yönetimine doğrudan bağlı olması gerekir. Çünkü örgütteki gelişmeler, örgütün faaliyetleri, politikaları gibi konularda eksiksiz bilgiye sahip olmayan birimin işletmeyi layık olduğunca tanıtma ve savunma olanağı kalmaz.

Öte yandan, her kuruluşta olumlu gelişmelerin yanında, bazı olumsuzluklar da yaşanmaktadır. Halkla ilişkilerden sorumlu görevliler dürüstlük ve doğruluk ilkesinden ayrılmaksızın bu olumsuzlukları bilerek, kurum aleyhine olmayacak stratejiler geliştirebilmelidirler. Halkla ilişkiler işinin zorluklarından biri de bu noktadan kaynaklanmaktadır. Hem dürüst olacak ve doğru haber yayacak, hem de yalan söylemeksizin, kuruluşun imajını zedeleyebilecek olayları, kurum lehine çevirebilecek bir zeka kıvraklığına sahip olan insanları bünyesinde barındıracak.

Halkla ilişkiler birimi genellikle orta ve büyük ölçekli örgütlerde mevcut olmaktadır. Çünkü örgüt büyüdükçe doğan ihtiyaçlar doğrultusunda yeni görev yerleri açılmaktadır. Halkla ilişkiler de, finansman, personel yönetimi, araştırma geliştirme, üretim, pazarlama gibi işletme fonksiyonları arasında irdelenmektedir. Halkla ilişkilerin örgütlenmesinde olasılıklar vardır. Aşağıda farklı örgütlenme biçimleri birer örnekle açıklamaktadır.

A. Halkla İlişkiler Fonksiyonel Örgütte

Diğer işletme fonksiyonları gibi halkla ilişkiler de örgütte bu fonksiyonlarla eşit yetki ve sorumluluğa sahip olarak örgütlenebilir.

Böyle bir örgütlenmenin en önemli sakıncası, diğer fonksiyon yöneticileri ile kurmay bir ilişki içinde olan halkla ilişkiler, her an, her istediği bilgiyi elde edemeyeceğinden enformasyon eksikliği nedeni ile zamanında ve doğru bilgilere ulaşamayacağından bilgi eksikliği nedeniyle büyük sorunlar yaşayacaktır. Örneğin; basına sızan bir habere göre; işletmeden kapasite düşüklüğü nedeniyle bir miktar personelin çıkarılması söz konusu olsun. Bu durumda halkla ilişkiler sorumlularının konuyla ilgili eksiksiz bilgiye sahip olması için, gelişen olaylardan sürekli haberdar olmaları gerekir. Değilse böyle bir örgütlenme modelinde halkla ilişkiler fonksiyonel ilişki içinde olduğu diğer birimlerden bilgi alma yetkisine sahip olmayacaktır. Bu sakıncaların azaltılması için genel müdür yardımcılarından birine halkla ilişkiler sorumluluğu verilebilmektedir. Bu durumda, örgütlenme aşağıdaki gibi olacaktır.

Büyük ölçekli örgütlerde halkla ilişkiler biriminin genel müdür yardımcılığı düzeyinde örgütlenmesi, örgüt geneli ile ilgili emir komuta ilişkisini sağlamaktadır. Yalnız şekil 3. 1′de görülen sakıncaların burada da ortaya çıkma olasılığı vardır. Çünkü her ne kadar üst düzeyde bir örgütlenme gibi görünse de halkla ilişkilerden sorumlu müdür yardımcısının, diğer işletme fonksiyonlarını yürütmekten sorumlu tutulan genel müdür yardımcılarının desteğine ihtiyacı olacaktır. Bu desteğin sağlanmasında koordinatörlük görevi tepe yöneticisine aittir. İster özel, isterse kamu kuruluşu olsun, halkla ilişkilerin bu tipte örgütlenmesine sık sık rastlanmaktadır.

B. Halkla İlişkiler Hat Örgütte

Örgütün fonksiyonel yapısı içinde halkla ilişkiler biriminin diğer birimler üzerinde emir komuta yetkisi bulunmadığından, zamanında ve doğru haber alma olanağı da daralabilir. Bu büyük sakıncanın giderilmesi için halkla ilişkiler birimi ister bir koordinatörlük, isterse müdürlük veya başka bir isim altında olsun diğer fonksiyon sorumlularının üzerinde, doğrudan tepe yönetime bağlanarak örgütlenebilir.

Bu çizime göre halkla ilişkiler sorumlusuna, halkla ilişkileri ilgilendiren konularda tüm örgüt çalışanlarından bilgi ve destek isteme yetkisi verilmiştir. Aşağıda koordinatörlük düzeyinde örgütlenmiş bir halkla ilişkiler biriminin görev alanlarına göre örgütlenişi bir çizimle gösterilmektedir.

Halkla ilişkiler ile reklam, kuruluşun tanıtımından sorumlu birimlerdir. Yaptıkları işler, kullandıkları araç ve yöntemlerin birbirine çok benzemektedir. İşletmeler, en az maliyetle en çok çıktıyı elde etme prensibine dayalı, rasyonellik ilkesinden ayrılmaması gereken ekonomik yapılar olduğuna göre, kuruluş benzer amaçlarını yerine getirmek için araç gereç, yöntem, teknikten yararlanacak, uzmanlık alanları birbirine yakın kişileri ayrı ayrı birimlerde istihdam etmek yerine, proje tipi örgütlemeye gidebilir.

Şekil 3. 4′teki görev alanları şekil 3. 2′dekine çok benzemektedir. Örgüt büyüdükçe ve halkla ilişkilere verilen önem ile birlikte ayrılan bütçe arttıkça, halkla ilişkilerin fonksiyonlarında uzmanlaşmış personel istihdam edilmeye başlar.

C. Halkla İlişkiler Proje Tipi Örgütlenme

Durumsal yönetim yaklaşımını kabul eden örgüt kuramcılarının önerdikleri örgütlenme biçimi proje esasına göredir. Proje; karmaşık nitelikli konuları içeren, belli bir başlangıç ve bitiş tarihi olan çalışmalardır. Proje tipi örgütlemelerde tepe yöneticisinin, örgütteki tüm projelerle ilgilenmesi olanaksızdır. Bu nedenle, proje faaliyetlerinde gereken koordinasyonun sağlanması için proje yöneticilerinin oluşturulması şarttır.

Proje tipi örgütlenmede üç seçenek bulunmaktadır:
- Kurmay proje örgütler
- Arı proje örgütler
- Matriks örgütler

Halkla ilişkilerin daha çok matriks tipi örgütlenmesi söz konusu olduğundan, burada matriks tipi örgütlenmesi açıklanacaktır. Matriks tipi örgütlenmede hem fonksiyon hem de proje ölçütü bir arada kullanılır. İkili bir yapıdır. Bölümlemeleri meydana getiren pozisyonlar aynı anda iki üste bağlıdır. Matriks tipi örgütlenmeyi, daha çok büyük ölçekli örgütler tercih etmektedir.
Bu tip örgütlenmeye geçme nedenleri şu şekilde sıralanabilir.
- Teknoloji ve pazar açısından değişken nitelikli bir pazarda faaliyet göstermek,
- Belirli bir faaliyetin kritik sayılabilecek bir harcama tutarını aşması,
- Faaliyetin, kuruluş için yeni sayılabilecek işlere yol açması,
- Faaliyetin karmaşık nitelikli olması,
- Faaliyetin belirli bir süre içinde yapılma zorunluluğu, gibi koşullar bu tip örgütlenmenin tercih edilmesine yol açar.

Halkla ilişkiler matriks tipi örgütlenmesi, işletmede para, insan gücü ve zaman açısından tasarruf sağlayacağından, düşük maliyetli olacaktır. En önemli sakıncası, aşağıdaki nedenlerden dolayı iş görenlerin proje grubunda yer almak istememe riskinin olmasıdır.
- İnsanlar, iki üste bağlı çalışmak istemeyebilirler.
- Proje çalışması bittiğinde, örgütteki görev ve pozisyonların ne olacağı bilinmeyebilir.
- Proje grubunda çalışırken, ücret artışları, terfi gibi özlük ile ilgili işlemler açısından fonksiyonel yöneticiye bağlı olmaları ve yöneticinin, iş görenlerin başarısını yeterince iyi değerlendirilmeme riski bulunabilir.

Örgütün büyüklüğü, yapısı, halkla ilişkilere yönetimin verdiği önem; halkla ilişkilerin örgütlenme kararının alınmasında rol oynayacaktır.

Sıra Sizde 5

Halkla ilişkiler birimi organizasyon yapılanmasında nerde yer alırsa daha etkili olur tartışınız.

“Halkla İlişkilerin Örgüt İçindeki Yeri” için 1 cevap

  1. [...] Yasaları Halkla İlişkilerin İlkeleri Halkla İlişkiler Uzmanlarında Aranan Özellikler Halkla İlişkilerin Örgüt İçindeki Yeri Özet Test Soruları Yaşamın İçinden Okuma Parçası Sıra Sizde Cevap Anahtarı [...]

Bir Cevap Yazın

*