Kayıt Ol  |  Giriş
NotOku'yu +1'le
Açıköğretim fakültesi (AÖF) e-öğrenme eğitim portalı
01.10.2014
Ders: Büro Yönetimi      Ünite 11      28 Şubat 2011 Ara     

Dosyalamanın Amacı ve Önemi

Etkili bir yönetimin en önemli girdilerinden biri “bilgi”dir. Bilgi, bir iş veya konu üzerinde bilinen şey ya da bilgi kullanıcısının bir iş veya konu hakkında bildikleri olarak tanımlanır. Bilginin kullanılmasındaki temel amaçlar bilgilendirme, değerlendirme, ikna etme, problemleri tanıma, problemleri çözme, karar verme, planlama, örgütleme ve kontrol etmedir.

Bilgi, mal ve hizmet üretiminde kullanılan emek, malzeme, makine ve para gibi temel girdilere ilave edilen belki de en pahalı ve en önemli girdi olarak ifade edilmektedir. Çünkü günümüzde işletmeler son derece dinamik bir ortamda faaliyet göstermektedir. Bu ortamda işletmelerin önceden belirledikleri amaçlarına ulaşabilmeleri için temel işlevlerini başarıyla yerine getirmelerini sağlayacak en önemli kaynağın bilgi olduğu açıktır. Gerek dış çevresi ve gerekse kendi örgüt yapısı içindeki değişmeleri algılayamayan ya da değerlendiremeyen bir sistemin, varlığını uzun süre sürdüremeyeceğinin örneklerini günümüzde hemen her alanda görmek mümkündür.

Yöneticiler, yerine getirmeleri gereken temel işlevlerinin yanı sıra, karar verme sürecinde de bilgiye büyük gereksinim duyarlar. Ortaya çıkan sorunların çözülmesinde sorunun karmaşıklığından çok, sorun hakkında bilgi sahibi olunması önem taşır. Sorun hakkında ne kadar çok bilgi sahibi olunursa, belirsizlik ya da risk o kadar azalmaktadır. Belirsizlik ya da risk durumunda karar vermek zorunda olan bir yöneticinin vereceği kararın geçerli ve güvenilir olmayacağı açıktır. Bu nedenle yöneticiler hem işletme içinden, hem işletme dışından geçmişle ya da bugünle ilgili çeşitli bilgilere ihtiyaç duyarlar. Küçük ya da büyük tüm örgütlerin üzerinde önemle durdukları sorun, yöneticilere gerekli olacak her türlü bilgiyi sağlayacak etken ve gelişmiş bilgi iletişim sistemini kurmaktır. Çünkü örgütlerde biriken ve kullanılan bilgilerin hacminin artması, bu bilgilerin istenen şekilde, hızda ve doğrulukta düzenlenmesini, akılcı ve ekonomik biçimde yönetilmesini ve istenen bilgilere hızla erişilmesini zorlaştırmıştır.

Dosyalama ve arşivleme ya da kayıt yönetimi (record management) tüm işletme kayıtlarının ve belgelerinin önceden belirlenmiş bir sistem gereğince tutulması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve korunması sürecinde yapılması gereken tüm işlemleri kapsamaktadır. Kayıt yönetimi süreci ne kadar bilimsel esaslara dayandırılırsa, o ölçüde etkili ve verimli olacak ve amacına ulaşacaktır. Dosyalama işlemleri hiçbir sistematiğe bağlı olmaksızın yürütülürse, yöneticiler gerekli bilgiyi sağlayamayacaklarından yerinde, zamanında ve doğru kararlar veremeyecekler, işletmenin verimliliği düşecektir. Bütün bunların sonucu olarak da işletme müşterilerine ya da sorumlu olduğu diğer kişilere ve kuruluşlara tatmin edici düzeyde hizmet veremeyecektir. Etken bir dosyalama sistemi, yöneticilerin ihtiyaç duydukları tüm bilgileri istedikleri yer ve zamanda tam ve doğru bir biçimde, gereği gibi korumuş olarak sunar; dosyalama için gerekli personel, donanım ve yer miktarının en ekonomik düzeye indirilmesini sağlar.

Sıra Sizde 1

Dosyalama hizmetlerine niçin gerek duyulmaktadır?

“Dosyalamanın Amacı ve Önemi” için 1 cevap

  1. [...] – Kotlama – Dosyalama sistemi – Dosyalama süreci – Fihrist – Etiketlemeİçindekiler- Giriş Dosyalamanın Amacı ve Önemi Dosyalama ve Arşivleme Hizmetlerinin Yönetimi Dosyalamaya Konu Olan Belgeler Dosyalama [...]

Bir Cevap Yazın

*