Kayıt Ol  |  Giriş
NotOku'yu +1'le
Açıköğretim fakültesi (AÖF) e-öğrenme eğitim portalı
01.11.2014
Ders: Büro Yönetimi      Ünite 11      28 Şubat 2011 Ara     

Dosyalama ve Arşivleme Hizmetlerinin Yönetimi

Dosyalama ve arşivleme hizmetlerinin yönetiminde merkezden yönetim, yerinden yönetim (sorumluluk merkezlerinden yönetim) ve karma yönetim olarak, üç değişik sistem uygulanmaktadır. Şimdi bu yönetim şekillerini ve uygulama açısından yararlarını ve doğurabilecekleri sakıncaları inceleyelim.

- Merkezden yönetim: Merkezden yönetim sisteminde dosya ve belgeler, kuruluşun merkezi bürosundan yönetilmektedir. Dokümantasyon merkezi de denen merkez büro, kuruluşa ait bütün belge ve dosyaları tutar ve korur. Gerekli olduğu zaman ilgili kişiler istedikleri belge ve dosyaları bu bürodan alırlar ve işleri bittikten sonra yine buraya teslim ederler. Böyle bir örgütlemeye ihtiyaç duyulmasının nedeni giderek artan kayıt hacminin büyük boyutlara ulaşmasıdır. Yıllık kayıt hacmi milyonlar, hatta milyarlar düzeyine ulaşan kuruluşlarda, diğer yönetim şekillerinin uygulanmasının maliyeti daha yüksek olacaktır.

Özellikle büyük kuruluşlarda uygulanan merkezden yönetim, kayıtlarda ve belgelerde karmaşıklığı ve tekrarı önler, buna bağlı olarak doğacak hataları azaltır. Bunun yanı sıra merkezi büroda dosyalama konusunda uzman personel çalıştırılabilir. Dosyalar daha iyi korunur ve arandıklarında uzman kişiler tarafından kısa sürede bulunarak zaman tasarrufu sağlanır. Dosyalama ve arşivleme amacıyla kullanılan malzeme ve donanımdan tasarruf sağlanır ve bunlar daha etkili kullanılır. Ayrıca dosyalama ve arşivleme için ayrılması gereken alandan ve personelden tasarruf sağlanır, burada verilen hizmetler standardize edilebilir.

Merkezden yönetim yukarıda saydığımız yararların yanı sıra bazı sakıncaları da beraberinde getirir. İş hacmi ve belge sayısı az olan küçük kuruluşlara, maliyetinin yüksek olması nedeniyle bu yaklaşımın uygulanması doğru olmaz. Büyük örgütlerde de merkezi büroda kullanılan dosyalama ve arşivleme sistemleri esnek değildir. Yeni gelişmelere uydurulmaları, genişletilmeleri ya da daraltılmaları çok güçtür. Bunun yanı sıra kuruluştaki tüm bölümlerin ortak bir dosyalama sistemini benimsemeleri gerekir ki, bu her zaman doğru değildir.

Merkezi dosyalama biriminde konusunda uzman, tecrübeli ve becerikli kişiler istihdam edildiği ve yüksek kapasiteli donanımlar kullanıldığı için, verilecek hizmetin maliyeti oldukça yüksektir. Merkezi bürolarda uygulanan dosyalama ve arşivleme sistemlerinin iyi işlememesi durumunda, istenen belgeye veya dosyaya erişmek zorlaşacağından zaman kaybına neden olabilir. Belge ya da dosya istemek üzere çalışanların ya da müstahdemlerin sürekli merkez büroya gelip gitmeleri gereksiz zaman kayıplarına yol açar. Ayrıca aynı belgeye ihtiyaç duyan farklı bölümler arasındaki bağlantının kurulması ve sürdürülmesi önem taşır. Bu durum da çoğunlukla sorun yaratır.

- Yerinden yönetim: Bazı kuruluşlarda merkezi sistemde karşılaşılan sorunlar nedeniyle, her bölümün kendi dosyalama ve arşivleme hizmetlerini yönetmesini sağlayan yerinden (ya da sorumluluk merkezlerinden) yönetim sistemi uygulanmaktadır. Bu sistemde pazarlama, üretim, finans, muhasebe gibi her bir sorumluluk merkezi, kendine ilişkin kayıt ve belgelerin dosyalarını yaratır. Bu düzenlemede her bölüm kendi dosyalarını güncelleştirir, genellikle kendi dosyalarında bulunan bilgileri temel alarak kararlar verir ya da raporlarını hazırlar. Gerekli olduğu zaman bölümler arasında dosya alışverişi yapılabilir.

Yerinden yönetimin sağlayacağı yararların başında, dosyalamayla ilgili olarak yapılan işlemlerin, merkezi sistemde uygulanan işlemler kadar şekle bağlı ve karmaşık olmaması gelir. Her bölüm kendine uygun olan dosyalama sistemini kullanır. Sistem daha esnektir; genellikle yeni bir sisteme geçilmesi ya da sisteme başka bir bölümün dosyalarının ilave edilmesi sorun yaratmaz. Her bölüm birbirinden bağımsızdır, ancak iletişim kanallarıyla bilgi alış verişinde bulunabilirler. Yerinden yönetim bazı sakıncalara da neden olabilmektedir. Bu uygulamada aynı tür belgelerin farklı bölümlerde dosyalanması gerekeceğinden, tekrar kayıtlar ve aynı ya da benzer konular için her bölümde ayrı ayrı açılan dosyalar nedeniyle zaman ve para kaybı olur. Bazı durumlarda aynı içerikli dosyaların bazı bölümlerde diğerlerinden farklı zamanlarda güncelleştirilmesi, üretilen raporların güvenilirliğini bir ölçüde azaltır. Bölümlerde dosyalama hizmetlerini yürütecek kişiler bu konuda uzman olmadıkları için sistemin doğru işlemesi mümkün olmayabilir. Ayrıca kuruluşun tüm bölümleri için, ortak bir dosyalama sisteminin yerleştirilmesi zordur. Çünkü bu uygulamada, genellikle dosyalama işlemlerinde izlenecek yollar, bölüm yöneticisinin tercihine bırakılır. Yönetici de bu konuya profesyonel bir eğitimi olmadan yaklaştığı için, etken bir dosyalama sisteminin kurulması güçleşir. Bunlara ek olarak, her bölüm için, dosyalama malzemeleri, donanımları ve yeri gerekeceğinden ekonomik değildir.

- Karma yönetim: Tek bir merkezden ve her bir sorumluluk merkezinden yönetimin söz konusu sakıncaları nedeniyle, bazı kuruluşlar, dosyalama ve arşivleme hizmetlerinin yönetiminde karma yönetim sistemi uygulamaktadır. Bu uygulamada bazı belge ve dosyalar merkezden; sık sık başvurulan ve ilgili memurların ve sekreterlerin her an ellerinin altında bulundurulması gereken ya da çok değerli ve gizli olan belgeler ve dosyalar da, ilgili bölümlerde, memurların ya da sekreterlerin odalarından yönetilir.

Tüm kuruluşlarda dosyalama hizmetlerinin en etken şekilde yönetileceği tek bir sistem önerilemez. Kuruluşun faaliyet alanı, dosyalama hizmetlerinin yoğunluğu, büyüme ve gelişme planları, çalışanların sayıları ve nitelikleri, yer ve donanım durumları gibi faktörleri dikkate alarak her kuruluş kendisine uygun olacak bir sistemi uygulamalıdır.

Sıra Sizde 2

Örnek olayda uygulanan dosyalama sistemi nasıldır?

“Dosyalama ve Arşivleme Hizmetlerinin Yönetimi” için 1 cevap

  1. [...] – Dosyalama süreci – Fihrist – Etiketlemeİçindekiler- Giriş Dosyalamanın Amacı ve Önemi Dosyalama ve Arşivleme Hizmetlerinin Yönetimi Dosyalamaya Konu Olan Belgeler Dosyalama Sistemleri Dosyalama Süreci Etkili Bir Dosyalama [...]

Bir Cevap Yazın

*