Kayıt Ol  |  Giriş
NotOku'yu +1'le
Açıköğretim fakültesi (AÖF) e-öğrenme eğitim portalı
26.11.2014
Ders: Halkla İlişkiler Yazarlığı      Ünite 6      13 Şubat 2011 Ara     

Davetiye

Halkla ilişkilerde kullanılan basılı araçlardan bir diğeri de davetiyedir. Toplantı, konferans, seminer, gezi, nişan, düğün ve açılış gibi tören ve etkinliklere katılması istenen kişilere bu etkinliği duyurma ve davet amacıyla yazılan kısa mesajlardır. Genellikle parşömen, deri, porselen, cam, ahşap veya iyi cins kartona yazılır. Davetiyeler, doğru renkler, doğru tasarım, doğru içerik, doğru kâğıda doğru baskı kullanımı ile kuruluşun kimliğini, ürünleri ve hizmetlerini en iyi şekilde yansıtmaya yarayan bir araçtır. Bir davetiye metninde kimin, kimi, nereye, ne zaman, niçin çağırdığı eksiksiz olarak yer almalıdır. Davetlilerin kimlerden oluşacağı, bir kuruluştan diğerine değişeceği gibi, yapılan etkinliklere göre de değişir. Kuruluşun çalışanları, protokolde bulunan kişiler, rakip kuruluşun çalışanları, gazeteciler davetli listesinde yer alabilirler.

Davetiyeler hazırlanmadan önce, içinde yer alması gereken bilgilerle ilgili olarak bir kontrol listesi hazırlamak yararlı olmaktadır. Davetiyelerde bulunması gereken özellikleri aşağıdaki gibi sıralanır:
- Daveti yapan kişinin/kurumun adı
- Düzenlenen olayın türü ve niteliği
- Zaman, yer ve tarihi
- Davette kokteyl, yemek vb. olanakların bulunup bulunmadığı
- LCV (Lütfen Cevap Veriniz) notundan sorumlu olan kişinin adı, adresi, telefonu, faksı, mail adresi
- Gerekiyorsa, davet yerini gösteren harita ya da kroki

Adresin özellikle açık yazılmasına dikkat edilmelidir. (Varsa, telefon numarasını yazmakta yarar vardır.) Davetin türüne göre özel olarak belirtilmesi gereken hususlar varsa bunlar da belirtilmelidir: Davetiyenin kaç kişilik olduğu, çocuk getirilip getirmeyeceği, özel kıyafet giyilip giyilmeyeceği, yemeğin olup olmadığı, ulaşım imkânı, programın süresi, davete cevap istenip istenmediği gibi. Davet edilen kişiye programda (açılış yapmak, nikâh şahitliği yapmak, oturum başkanlığı yapmak gibi) özel bir görev verilecekse bu durumun belirtilmesi şarttır. Davet, toplantı veya resmî bir programla ilgiliyse davetiyeye gündem yazılabilir.

Etkinliğin başlamasından kırk sekiz saat önceye kadar davete katılıp katılmayacağını bildirmeyenler aranarak, onay istenmelidir. Gelemeyeceğini bildiren kişilere, kuruluşlara ya da basın mensuplarına, önceden hazırlanan basın dosyaları gönderilerek, davet konusu olay hakkında fikir edinmeleri sağlanmalıdır. Davetiyeler, kişisel, özel ve personel için hazırlananlar olmak üzere üçe ayrılabilir. Kişisel davetiyeler, özel olarak ilgililerin adreslerine gönderilir. Katılıp katılamayacakları konusunda yanıt isteniyorsa, LCV notunda yer alan telefon numarasını aramaları istenir (Şekil 6. 3. ).

Kişisel davetiye örneği

Özel davetiyeler, kitle iletişim araçları yardımıyla halka duyurulan davetlerdir. Bu türde yapılan davetler genellikler kamuyu ilgilendiren konularda olur. Bir örnek vermek gerekirse, yolların, barajların, kamuyu ilgilendiren yerlerin açılışında gönderilirler (Şekil 6. 4. ).

Özel davetiye örneği

Personele ayrılan davetiyeler, doğrudan personelin ev ya da iş adresine gönderebileceği gibi, kurumsal gazete, duvar gazetesi, haber bültenleri gibi araçlarla da bu amacı gerçekleştirmek için kullanılabilirler (Şekil 6. 5).

Personele ayrılan davetiye örneği

Bir Cevap Yazın

*