Kayıt Ol  |  Giriş
NotOku'yu +1'le
Ders: Büro Yönetimi      Ünite 5      20 Şubat 2011 Ara     

Bina İçi Yerleşim İlkeleri

Binanın yeri seçildikten sonra, bina içine hangi alanların ayrılacağı ve bu alanlara nasıl yerleşileceği planlanır. Bir büro binasında genellikle üst düzey yöneticiler için çalışma alanlarının; genel ve özel bürolar için alanların; toplantı ve konferans salonlarının; resepsiyon (danışma) alanının; dosyalama ve arşivleme alanının; yemekhane, kafeterya ve dinlenme alanlarının; ana bilgisayarlar (server) için alanların; programlama ve tasarım amacıyla kullanılacak alanların; kütüphane alanının; ziyaretçilerin ağırlanacağı alanların vb. ayrılması gerekir. Doğal olarak burada sayılan alanların hepsi her büroda olmayacağı gibi, bazı bürolarda daha farklı alanların bulunması mümkündür.

Bir bina içinde bu alanların nereye ve nasıl yerleştirileceğiyle ilgili bir takım ilkeler vardır. Bu ilkeler;
1) Genel olarak bina içi yerleşim ilkeleri,
2) Geleneksel bürolarda geçerli yerleşim ilkeleri ve
3) Günümüzün çağdaş bürolarında geçerli olan yerleşim ilkeleri
şeklinde üç başlık altında incelenecektir.

Genel olarak büro yerleşim ilkeleri her türlü koşulda geçerliliğini koruyan ilkelerdir. Ancak özellikle genel ve özel çalışma alanlarının bölümlendirilmesinde geleneksel bürolarla günümüz çağdaş bürolarında uygulanan ilkeler arasında farklılık bulunmaktadır.

Genel Olarak Bina İçi Yerleşim Ülkeleri

Yukarıda görüldüğü gibi büro düzenleme alanları pek çoktur. Bu alanların bina içinde yerleştirilmeleri konusunda; iş akışını hızlandırmak, iletişimi kolaylaştırmak, zaman kazanmak, yorgunluğu azaltmak, rahatlığı ve esnekliği sağlamak, kısaca etkenliği ve etkililiği artırmak için birtakım ilkelere uyulması gerekir. Genel olarak bina içi yerleşim ilkeleri şu şekilde özetlenebilir:

– Birbiriyle ilgili olan kişiler, gruplar, ekipler, birimler ya da bölümler yan yana ya da birlerine yakın olmalıdır. Örneğin, tahsilât ve muhasebe bölümleri, yaptıkları iş nedeniyle yan yana olmalıdır.

– İnsanlarla doğrudan ve sıkı ilişkisi olan kişiler, gruplar ya da bölümler alt katlarda, kapı girişine yakın olmalıdır. Örneğin, personel, satış ve satın alma bölümlerinin çok sayıda ziyaretçisi olduğu için, danışma (resepsiyon) alanına yakın yerleştirilmeleri gerekir.

– Postalama ve diğer genel hizmet bölümleri, binanın merkezi bir yerinde olmalıdır. Çünkü bu bölümler işletmenin tümüne hizmet verirler. Bu nedenle hepsine aynı uzaklıkta olmaları tercih edilir.

– Konferans salonları, toplantı odaları ve kütüphane, mümkün olduğunca sessizliğin sağlandığı, binanın arka taraflarına yerleştirilmelidir.

– Büroda kullanılacak ağır donanımlar, yer döşemelerinin en güçlü olduğu bölümlere konmalıdır.

– Bölümlerin daha sonra genişletilmelerinin gerekip gerekmeyeceği tahmin edilerek, yerleşimleri ona göre ayarlanmalıdır.

– Sadece çalışmalarında gizliliğin önemli olduğu personel için özel bölümler (odalar) ayrılmalı, diğerleri açık büro şeklinde yerleştirilmelidir. Örneğin, ürün geliştirme ve tasarım bölümleri gibi bölümlerde yapılan çalışmalar gizlidir ve bu çalışmalardan herkesin haberi olmamalıdır.

– Tuvaletler ve giyinme odaları tüm personelin hızla ve kolay bir şekilde ulaşabileceği yerde olmalıdır.

– Çizim büroları için en çok aydınlatmayı sağlayacak binanın en üst katı ayrılmalıdır.

– Kayıtların korunması (Dosyalama/arşivleme) için uygun alan sağlanmalıdır. Eğer bilgisayar ya da mikrofilm ile dosyalama düşünülüyorsa, bu husus önemli değildir.

Geleneksel Bürolarda Geçerli Yerleşim Ülkeleri

Geleneksel bürolarda, geleneksel yönetim anlayışının da etkisiyle özel önem verilen bazı ilkeler vardır. Bu ilkelerin dayandığı temeller şunlardır:

- Bireysel alan tahsisi yapılır. Yani her bir personelin yerleştirildiği bir iş istasyonu (açık bürolarda) ya da bir oda (kapalı yerleşim düzenlerinde) vardır. Etkileşimli ilişkiler için toplantı salonları ya da bu amaçla ayrılmış alanlar kullanılır.

- Alan ve mobilya kullanımı hiyerarşik statülerle ilgilidir. Bina içinde yerleşim tasarlanırken gerek bölümlerin gerekse kişilerin örgütün hiyerarşi yapısındaki yerleri çok önemlidir. Herkesin bir yeri vardır ve herkes yerini bilmelidir. Bu durum, personelin hiyerarşideki pozisyonuna uygun bir odaya ya da alana yerleştirilmesiyle ve yine hiyerarşik pozisyonuna uygun mobilyalar ve aksesuarlar verilmesiyle ilan edilir.

- Kariyer ilerlemeleri aşamalı olarak ödüllendirilir. Bu ödüller genel geçer olarak kabul edilen daha geniş bir masa, masa çevresinde daha fazla alan ve hepsinden önemlisi özel bir oda, daha büyük bir oda ya da binanın en güzel yerinde, en güzel manzaralı oda şeklinde aşamalandırılır.

- Nezaret, geleneksel büroların anahtar özelliklerinden biridir. Çünkü insanlara onları gözlemleyen dikkatli gözlerin denetimi olmaksızın, bir işi kendi kendilerine yapmaları konusunda asla güvenilmez. Doğal olarak giyim ve davranış konularında kabul edilen katı kurallar geçerlidir ve personelin kurallara uymaları sağlanmalıdır. Bu nedenle büro düzenlemesi nezareti kolaylaştıracak şekilde yapılmalıdır.

- Yöneticilerle astları arasındaki mesafe çok önemlidir. Özellikle bizim kültürümüzde yöneticiler “Birisine yüz verince haddini bilmez, olmadık isteklerde bulunur, kendini arkadaş beller” endişesi duyarlar. Bu endişe doğrultusunda sadece odalar değil, binaya giriş kapıları, kafeteryalar, yemekhaneler, otoparklar, hatta tuvaletler bile ayrılır.

- Genellikle yöneticiler arasında güç oyunları ön plana çıkar. Güçlenmenin anahtarı da “bilgi”dir. Önemli olan bilgiyi elde tutmak ve kimseyle paylaşmamaktır. Bu tür örgütlerde “kapalı kapılar ardında yönetim sendromu” görülür. Açık kapı politikasının uygulanmaya çalışıldığı ya da açık büro yerleşim düzeninin bulunduğu örgütlerde bile bu sendrom hüküm sürer. Bu tür mesafeleri korumak için bazı binaların katları arasında kalın, iyi yalıtılmış döşemeler bulunur. Aynı katta birbirinden kalın duvarlarla, ses geçirmeyen paravanlarla ayrılan çok sayıda küçük odacıklardan oluşan departmanlar bulunur. Doğal olarak bu tür fiziki bölümlendirmeler, çalışanların zihinlerinde de benzer bölümler yaratır.

- Gizliliğin sağlanmasına özel bir önem verilir. Ancak bu tür örgütlerde hangi bilgilerin gizli, hangilerinin gizli olmadığı üzerinde fazla düşünülmez. Düşünmek yerine her şeyin gizli olduğunu ilan etmek daha kolaydır. Bütün düzenlemeler gerek örgüt içine, gerek örgüt dışına karşı bu gizliliği sağlamaya yönelik olarak yapılır.

Bina içi yerleşim, açık ve kapalı ya da karma düzende tasarlanabilir. Kapalı bürolarda her büronun fiziksel alanı duvarlarla ya da ses geçirmeyen paravanlarla bölünmüştür. Açık bürolarda ise, bazen tüm çalışanlar ya da bölüm personeli büyük salon şeklindeki ortamlarda bir arada bulunurlar. 150 m2 ile 3000 m2 arasında değişen büyüklükteki salonlarda çeşitli büro işleri yapılır. Bölüm bürolarını birbirinden ayırmak için küçük panolar ve alçak setler ya da bitkiler kullanılabilir. Şekil 5.1’de açık ve kapalı büro örneklerini, Şekil 5.2’de de karma yerleşim örneklerini görebilirsiniz.

Kapalı ve açık büro örneği

Günümüzün geleneksel büro anlayışında, yerleşim için, açık büro düzenlemesi tercih edilmektedir. Öyle ki, çağdaş yönetim anlayışlarının da etkisiyle genel müdürün bile açık alanda olması savunulmaktadır. Böylece bürolar arasında eşitlik, özgürlük ve takım ruhu yaratılması amaçlanmaktadır.

Karma yerleşim örneği

Açık bürolar personelin daha iyi denetlenmesini sağlar. Yerleşim alanından, aydınlatmadan, ısıdan, donanımdan ve mobilyadan tasarruf edilir. Duvarların bulunmaması nedeniyle alan çeşitli şekillerde kullanılabileceği için esnek yerleşim olanağı verir. Makine ve diğer büro donanımların personel arasında paylaşılmasını, personelin ve belgelerin hareketlerinin azaltılmasını, reorganizasyon ve yeniden yapılandırma çalışmalarının kolaylaşmasını sağlar. Açık büroların sağladığı bu yararlar, kapalı (özel) büroların sakıncalarını oluşturmaktadır. Ancak bu yararlarına karşılık açık bürolar bazı sakıncalar da yaratabilir. Bunlar; çalışma ortamının kişisellikten uzak olması, gürültünün engellenme güçlüğü, grip ve diğer bulaşıcı hastalıkların yayılma riski, herkesin bir arada olması nedeniyle statülerin açıkça belli olmaması, herkese eşit derecede ısı ve hava akımının sağlanamaması, bir bölümün ziyaretçilerinin, diğer bölümleri rahatsız etmesi ya da gelen ziyaretçilerin aradığı kişiye ulaşmasının güç olması, işini bitiren personelin sanki hiç iş yapmıyormuş gibi gözükmesi, parayla ilgili ve özel dikkat isteyen işlerle plan, proje çalışması gibi gizli olması gereken işler için uygun olmamasıdır.

Açık büroların yerleşiminde simetrik ve serbest yerleşim biçimi uygulanabilir. Simetrik yerleşim düzeninde Şekil 5.3’de görüldüğü gibi masalar arka arkaya, koridor oluşturacak şekilde düzenlenir. Bu tür yerleşimde personel arasında eşitlik sağlanır ve standart mobilyalar kullanılabilir. Ancak monotonluk yaratma olasılığı yüksektir. Şekil 5.4’de yer alan asimetrik ya da serbest yerleşim düzeninde ise, masalar iş fonksiyonlarına göre gruplandırılır. Gruplar çiçeklerle ya da panolarla birbirinden ayrılabilir. Böylece personelin moralinin yükseltilmesi, zevkli bir çalışma ortamı yaratılması amaçlanır.

Simetrik şekilde düzenlenmiş açık büro örneği

Yerleşim alanının düzenlenmesinde hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, her personele yetecek büyüklükte, ergonomik standartlara göre belirlenmiş bir çalışma alanı ayrılmalıdır. Masaların arasındaki geçişlerin sayısı ve genişliği yeterli olmalıdır. En önemlisi de insanların ve belgelerin hareketlerini azaltan, bunun yanı sıra insanlardan çok kâğıtların hareket etmesine olanak tanıyan bir iş akışı tasarlanarak yerleşim buna göre düzenlenmelidir.

Serbest düzene göre yerleştirilmiş açık büro örneği

Büro alanının verimli kullanımı yöneticilerin önemli bir sorumluluğudur. Alan kullanımıyla ilgili göz önünde bulundurulması gereken ilk unsur “iş akışı”dır. Alan kullanımı planlanırken öncelikle bürolar arasındaki iş akışı, daha sonra büro içi iş akışı incelenmelidir. Verimliliği sağlayacak bir büronun fiziksel düzeni, ana iş akışları etrafında kurulmuştur; iş istasyonları geri izlemeyi ve gereksiz hareketleri en aza indirecek şekilde düzenlenmiştir.

Büro alan kullanımının iyileştirilmesi amacıyla yapılan işyeri analiziyle, bir iş istasyonunda etken ve verimli faaliyet göstermek için gereksinim duyulan tüm kaynakların düzenlenmesi ve iyileştirilmesi amaçlanır. Bu tür analizde kullanılmak üzere büro yapı planı üzerine, ölçekli bir biçimde çizilen fiziksel unsurlar arasında uygun bir ilişki kurarak iş akışının analiz edilmesini sağlayan hareket şeması hazırlanır. Hareket şemaları;
1) Form akışını gösteren şemalar ve
2) Büro çalışanlarının hareketlerini gösteren şemalar olarak iki türlüdür.

İşyeri analizinde kullanılacak ana şemanın bunlardan biri olması gerekir. Bu iki hareketi tek bir şemada göstermek karışıklığa yol açar.

İşyeri analizinde genellikle çalışanların hareketlerini gösteren şemalar kullanılır. Çünkü çoğu durumda büroda kullanılan formlar ve diğer belgeler yandaki masaya uzatılarak ya da ulak aracılığıyla ulaştırılmaz. Form üzerinde en son çalışan kişi, kendisinden sonra gelen işin görülme aşamasına aktarır. Bu durum iş akışının bir parçasıdır. Bu nedenle özellikle birbirini tamamlayan işlerde ve büronun geniş bir alana yayıldığı durumlarda, çalışanların hareketlerini gösteren şemalar çok yaygın olarak kullanılan araçlardır. Şekil 5.5’de etken olarak düzenlenmiş form akış şeması örneği görülmektedir. Bu iyileştirme büro yerleşim düzeni değiştirilerek sağlanmıştır. Böylece iş akışının aşamaları azaltılarak zaman ve emek kaybı önlenmiş, geri dönüşler ortadan kaldırılmıştır.

Büro yerleşiminde dikkate alınması gereken iş akış şeması örneği

Sıra Sizde 3

Açık bürolar nasıl yerleştirilir?

Günümüzün Çağdaş Bürolarında Geçerli Yerleşim Ülkeleri

Çağdaş anlayışta büro alanının daha etken kullanılması için yerleşim aşamasında uygulanan ilkelerin dayandığı temeller şunlardır:

- Genellikle alan tahsisi bireysel olarak yapılmaz. Bu nedenle alan kullanımı yoğunlaştırılır ve çalışma alanlarının ve diğer kaynakların paylaşımına özel bir önem verilir. Yerleşim planlaması aşamasında “alan kullanımının yoğunluğu” araştırılır. Çünkü bu tür bürolarda esnek çalışma saatleri ve büro dışında çalışma (Örneğin, evde ya da mobil olarak) uygulamaları daha yaygındır. Bu durumda bireysel alan tahsisinin yapılması kaynak israfı yaratacağından alanların mümkün olan en yüksek düzeyde paylaşılması amaçlanır.

- İnsanlar, mobilyalar, donanımlar vb.leri gittikçe daha çok hareket halindedirler. Çünkü yeni yönetim fikirleri hemen uygulanmaya başlanmaktadır. Belli bir büronun kendi içinde bu hareketin yarattığı işyerlerini taşıma ve değiştirme maliyeti önemli miktarlara ulaşabilmektedir. Bu nedenle bina içinde yeniden düzenleme, yeniden dekore etme, taşınma ve yerleşme maliyetlerini azaltmak için duvarlar ve bölmeler bulunmaz, bilgi ve iletişim teknolojileri için gereken bağlantıları sağlamak üzere özel kablolama sistemleri ya da kablosuz teknolojiler kullanılır.

- Etkili ekip çalışmasının desteklenmesi çok önemlidir. Ekip çalışması ve ekip üyeleri arasında sıkı bir iletişim sağlanması çok önemli olduğu için yerleşim planlaması, bu tür çalışmayı destekleyecek şekilde yapılır. Bu nedenle ekip ve grup etkinlikleri için alanların ayrılması gerekir. Örneğin, proje odaları, kütüphaneler; toplantıları, sunuşları ve karşılıklı bilgi alış-verişlerini mümkün kılan salonlar en önemli alanlar arasında yer alır.

- Alan ve mobilya kullanımı hiyerarşik statülerle ilişkilendirilmez. Böyle bir imaj yaratacak hiçbir uygulama hoş görülmez. Farklı çalışmalar arasında farklılık yaratmaktan özellikle kaçınılır ve tüm büro personeli için standart iş alanları ayrılır. Çalışanlar arasındaki etkileşimi artıracak her türlü unsura dikkat edilir.

- Açıklığı ve şeffaflığı sağlamak esastır. Yerleşim planlamasında çalışanlar arasında iletişim teşvik edilir ve bilgilendirme önemsenir. Yöneticilerle astları arasındaki mesafe en alt düzeye indirilir ya da yok edilir. Örneğin, çalışma ortamları dışında yemekhane, kafeterya, dinlenme odaları vb. aynı ortak alanları paylaşırlar. Birer aile üyesi olarak görüldükleri için, çalışanlarla şirketi rekabette güç duruma sokabilecek (özellikle yeni ürün geliştirmeyle ilgili olan) çok hassas bilgiler dışındaki her türlü bilgi paylaşılır ve onların fikirlerinden yararlanılır. Böylece örgütte herkesin görüşlerini açıkça ortaya koyabileceği özgür ve yaratıcı bir atmosfer oluşturulur.

- Nezaret, anahtar özelliklerinden biri değildir. Çünkü bu tür örgütlerde çalışanlara güvenilir, onların örgüte bağlılıklarına ve inisiyatiflerini kullanma yetkinliklerine şüpheyle bakılmaz.

Sıra Sizde 4

İzlenen yönetim yaklaşımı ile bürodaki yerleşim planlaması arasında ilişki var mıdır?