14. İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi

İnsan kaynakları bilgi sistemi önemli iş kararlarının verilmesine analitik ve sistematik bir yaklaşım getirdiği için insan kaynaklarının daha etkin kullanılmasına neden olacaktır. İnsan kaynakları bilgi sistemi, daha etkili bir personel grubunun oluşmasını sağlayarak insan kaynakları işlevinin daha etkili yürütülmesine yardımcı olur. Gelişmiş fonksiyonlara sahip bir insan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynaklarının tüm faaliyetlerini kolaylaştıracak ve böylece organizasyonun başarısına yardım edecektir.

Amaçlarımız

Bu üniteyi tamamladıktan sonra
- İnsan kaynakları bilgi sistemi nedir, işletmeye sağladığı faydaları ve sınırlılıklar nelerdir?
- İnsan kaynakları bilgi sistemi insan kaynakları fonksiyonlarında nasıl kullanılır?
- E-insan kaynakları nedir? konularında gerekli bilgilere sahip olabilirsiniz

Örnek Olay

İkbs Olmadan Olmaz

Fabrika müdürlüğü pozisyonuna adaylar arasından tercih yapmak zorunda olduğunuzu hayal ediniz. İlk olarak, insan kaynakları bilgi sistemi 10 yıl deneyimli, bu 10 yılın en az 5 yılını üretim sürecinde bir pozisyonda geçirmiş olan adaylar listesini istersiniz. İnsan kaynakları bilgi sisteminiz (İKBS) size 189 muhtemel aday listeler (Farklı kıstasları da örneğin yüksek potansiyel sahipleri gibi, kullanabileceğinizi unutmamalısınız). Daha sonra, materyal yönetimi konusunda bir alt yapısı olması gerektiğine karar verdiniz. Bu kriterlerin temelinde, kullandığınız İKBS listeyi 77 adaya kadar indirdi. Son olarak, son performans görüşmesinde en yüksek puan alan kişileri listelemesini isteyebilirsiniz. İşte sayı 11 e düştü. Bu liste artık rahatlıkla sizin tarafınızdan ayrıntılı olarak incelenebilir. Oturup bu 11 kişiye ait CV’leri inceleyebilir ve içinden birisini seçebilirsiniz. İKBS olmadan bu derece iyi bir seçim yapmak imkânsız olacaktır. Kaybedilecek zaman ve enerjiyi göz ardı etmemek gerekir.
Kaynak: Byars ve Rue, s. 129.

Anahtar Kavramlar

- Bilgi Sistemi
- İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi
- E-insan Kaynakları

İçindekiler

- VERİ, BİLGİ, BİLGİ SİSTEMİ, İŞLETME BİLGİ SİSTEMİ KAVRAMLARI
- İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ KAVRAMI
- İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ İÇİN GEREKSİNİM DUYULAN BİLGİ TÜRLERİ
- İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN YARARLARI VE SINIRLILIKLARI
- İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI VE UYGULAMAYA GEÇİRİLMESİ
- ETKİN BİR İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ
- İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN İK FONKSİYONLARINDA KULLANIMI
- E- İNSAN KAYNAKLARI

GİRİŞ

Globalleşme işletme yöneticileri üzerinde hızlı ve daha iyi kararlar alma konusunda baskı yapmaktadır. Bilgi teknolojilerine yatırım her geçen gün artmaktadır. Özellikle insan kaynakları konusunda bilgi teknolojilerinden yararlanma, insan kaynaklarının yapısında bir değişime neden olmaktadır. Rekabet; yöneticileri, işgücü maliyetlerini kontrol, yüksek kalite, çalışanları motive etmek, müşteri odaklı performans ve bunları gerçekleştirmek için sürekli daha iyiyi ve yeniyi aramaya itmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemi terimiyle, yönetimin, insan kaynakları yönetimi alanında karar vermelerine yardımcı olması için bilgi geliştirilmesi ve kullanımına ilişkin çalışmalar kastedilmektedir. İnsan kaynakları bilgi sistemleri hat ve kurmay yöneticilere işletmede çalışanlarla ilgili sağlıklı bilgiler sağlayarak insan kaynakları yönetimi politikası ve uygulamalarının etkinliğine katkıda bulunur.

VERİ, BİLGİ, BİLGİ SİSTEMİ, İŞLETME BİLGİ SİSTEMİ

Küreselleşmeyle birlikte artan rekabet işletme süreçlerinde bilgi sistemlerinden yararlanılmasının artışına sebep olmuştur. Kullanılan bilgi sistemleri, pazar değişmelerine ve tüketici isteklerine hızla yanıt verilebilmektedir. Bilgi sistemi ve işletme bilgi sistemleri incelemeden önce veri ve bilgi kavramlarına değinilecektir. Veri ve bilgi kavramlarının aynı anlamda kullanılması çok sık karşılaşılan bir durumdur. Ancak iki kavram arasında farklılıklar bulunmaktadır.

Veri ve Bilgi

Veri, bilgiye ulaşmak amacıyla yapılan gözlemlerin, metin olarak, sayı olarak ya da canlı gösterim olarak nesnelleştirilmiş biçimidir. Bu anlamda veri bilginin girdilerinden birisi olmaktadır. Bilgi ise, bir iş veya bir konu üzerinde bilinen genellemeler olarak tanımlanabilir. Bilgi, verilerin amaca uygun bir veri süreçleme yöntemiyle anlamlı ve yararlı duruma gelmeleridir.

Çeşitli kaynaklardan toplanan veriler bazı bilimsel süreçlerden geçerek bilgiye dönüştürülmektedir. Bu bilgi de karar sürecinin girdisini oluşturmaktadır. Karar alırken veri değil verilerin süreçlenmesinden elde edilen bilgi kullanılmaktadır. İşletmecilik açısından bilgi, işletmenin başarısı için temel kaynaktır. Bilginin işletme açısından değer ifade etmesi sınıflandırılmasına güncellenmesine ve zamanında elde edilmesine bağlıdır. Bu yüzden işletmelerin bilgi sistemine sahip olması gerekmektedir.

Bilgi Sistemi

Bilgi sistemi, yönetimin karar almasını ve denetimi desteklemek için, iç ve dış çevreden verileri toplayan işleyen depolayan ve ileten etkileşimli öğeler bütünü olarak tanımlanabilir. Bilgi sistemini dört bileşeni olan girdi, süreçleme, çıktı ve geri besleme işletmenin karar alma ve denetleme için ihtiyaç duyduğu bilgiyi üretir. Girdi, sisteme iç ve dış çevreden toplanan verileri tanımlar. Süreçleme, ham verileri anlamlı hale dönüştürme işlemidir. Çıktı, süreçleme sonucunda biçimlenen verinin, kullanıcılar için anlamlı hale gelmiş biçimidir. Geri besleme ise, sistemin girdi aşamasının değerlendirilmesine ve düzenlenmesine olanak sağlamak için çıktıyı inceleme ve gerekli birimlere geri yansıtma işlevidir. Bilgi sistemleri işlevlerinin gerçekleştirilmesinde bilgisayar donanım ve yazılım teknolojilerini kullanmaktadırlar. Bu yüzden günümüzde bilgi sistemi kavramı bilgisayar destekli bilgi sistemi kavramıyla aynı anlamda kullanılmaktadır.

İşletme Bilgi Sistemleri

İşletmecilik açısından bilgi sistemleri, değişen koşulların ortaya çıkardığı bilgi teknolojisine dayanan yönetsel ve örgütsel tasarımlardır. Bilgi sistemleri işletmecilikte hiçbir yöneticinin göz ardı edemeyeceği kadar yaşamsal bir öneme sahiptir. Yönetimin, planlama, örgütlenme, yöneltme, koordinasyon ve denetleme işlevlerinin etkin olarak yürütülmesinde işletme bilgi sistemleri önemli bir role sahiptir.

İşletmecilik açısından bilgi sistemini gerekli kılan nedenler şunlardır:

- İşletmelerin dinamik ve karmaşık bir çevrede faaliyet göstermeleri, onları hızlı karar vermek ve değişimlere hızla ayak uydurmak zorunda bırakması,

- İşletmelerde ayrıntılı bilgiye ihtiyaç gösteren tekniklerin rutin olarak kullanılması bilgi sisteminin kurulmasını ve geliştirilmesini zorunlu kılmaktadır.

İşletmelerde faaliyetlerinin yerine getirilmesinde çağdaş bilgi sistemlerinden yararlanılmaktadır. İşletme bilgi sistemleri bilgi akışı suretiyle işletmenin tüm fonksiyonlarında dolayısıyla bütün yönetim işlevlerini ve alt orta ve üst yönetim basamaklarını birbirine bağlayarak işletmeyi bütünleştirir. Pazarlama, üretim, finansman, muhasebe ve insan kaynakları işletmenin temel fonksiyonlarıdır. Şekil 14. 1 işletme bilgi sisteminin alt sistemlerini göstermektedir.

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ KAVRAMI

İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramını açıklamak ve işletmeye sağladığı faydaları ve sınırlılıklarını ortaya koymak,

Personel kayıtlarının tutulması, yasal zorunluluklar gibi rutin işler yöneticilerin zamanını almaktadır. Bu karışık ortamda, ileri teknoloji uygulamaları sayesinde yönetim rutin işlerin üstesinden kolaylıkla gelebilir. Tüm yöneticiler daha iyi kararlar verme konusunda bilgi teknolojilerinin desteğini almalıdırlar. İnsan kaynakları bölümü de bilgi teknolojilerini rutin işleri en aza indirmek ve daha isabetli kararlar almak için kullanmaktadırlar. İnsan kaynakları bilgi sistemi terimi, iş dünyasının günlük yaşamında sık kullanılmaktadır. Bu terim, İKBS şeklinde kısaltılmış olarak da literatüre girmiştir.

İnsan kaynakları bilgi sistemleri terimi; İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri İKYS, Personel Veri Sistemleri PVS, Çalışan bilgi sistemleri ÇBS ya da Eleman Veri Sistemleri EVS olarak da kullanılmaktadır.

Hangi terim kullanılırsa kullanılsın anlatılmak istenen yönetim sürecinin bütünleyici bir parçası olarak, çalışanlarla ilgili kayıtların tutulmasından sorumlu olan uzmanların bilgisayar yardımıyla bu işi yapmalarıdır. Tüm bu terimler, sadece çalışanlarla ilgili kayıtların tutulması ve raporlanmasıyla ilgili bilgisayar uygulamalarını içermez, ayrıca yönetsel karar vermeyi de içerir. İnsan kaynakları bilgi sistemi, insan kaynakları yönetimini destekleyen bir bilgi sistemidir. Günümüzde işletmeler; bordro ve ödemeleri hazırlayan, personel kayıtlarının sürekliliğini sağlayan, işletme faaliyetlerindeki personelin analizini yapan personel bilgi sistemlerinden, insan kaynakları fonksiyonunun tamamını kapsayacak geliştirilmiş insan kaynakları bilgi sistemleri gibi farklı yapıda sistemler kullanırlar.

İnsan kaynakları bilgi sistemleri insan kaynaklarının öncelikli amacını gerçekleştirmek için bir araçtır. İnsan kaynakları bilgi sistemleri, yönetsel politika ve programlar ile insan kaynakları varlıklarını geliştirmesi için hem otomatik hem manuel veri ve süreçlerden oluşur. İnsan kaynakları bilgi sistemleri, insan kaynakları tarafından kullanılan ve yaratılan manuel ve otomatik verilerin parçalarının toplanması, kaydedilmesi, süreçlenmesi, saklanması, analiz edilmesi, yönetilmesi, yayılması ve iletişiminin sağlanmasını içerir.

İnsan kaynakları bilgi sistemi kavramı, “bir organizasyonun insan kaynakları, personel faaliyetleri ve örgütsel birim özellikleriyle ilgili ihtiyacı olan verilerin toplanması, saklanması, korunması ve güncelleştirilmesi için sistematik bir süreç” olarak tanımlayabiliriz.

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN GEREKSİNİM DUYDUĞU BİLGİ TÜRLERİ

İnsan kaynakları bilgi sistemleri, yönetime ve personel ya da insan kaynakları bölümüne karar vermede yardımcı olacak verileri içermektedir. Örnek olarak, bir pozisyonun dışarıdan ya da içeriden yükseltmeye katılıp katılmayacağını ve her hangi bir durumda ne tür, ne kadar eğitimin gerekli olduğu gibi bilgiler hem yöneticiler hem insan kaynakları bölümü için gereklidir. Personel devir hızı, devamsızlık oranları, iş kazaları gibi geleneksel personel fonksiyonu ile bilgiler her işletmede gereklidir, bunun yanında işletmelerin kendi önceliklerine göre ihtiyaç duydukları veri ve bilgilerde bulunabilir.

Bir işletme insan kaynaklarıyla ilgili olarak hangi bilgilere ihtiyaç duyacaktır?

Çoğu insan kaynakları bilgi sistemleri genel olarak aşağıdaki bilgileri içerir;
- Çalışanların listesi ve bireysel profilleri
- Çalışan gruplarının ya da tüm çalışanların özel raporları
- İş ile ilgili bilgilerin tarihsel dağılımı
- Birey pozisyon karşılaştırmaları
- Çalışanların bireysel iletişim bilgileri
- Dışarıdan istenen raporlar
- Trend analizleri ve zaman serileri karşılaştırmaları

İşletmelerin farklı özelliklere sahip olması insan kaynakları bilgi sisteminde bulunması gereken bilgileri de farklı kılacaktır. Bir işletmede rutin olarak toplanan ve güncellenen verilerin sayısı oldukça çoktur. İnsan kaynakları uzmanları ve yöneticiler sistemde yer alan bilgilerden çeşitli insan kaynakları fonksiyonlarının yerine getirilmesinde, farklı amaçlarla yararlanırlar. Örnek olarak; performans değerlendirme bilgilerinden, ücret yönetiminde, kariyer planlamada ve eğitim planlamada yararlanılabilir

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN YARARLARI VE SINIRLILIKLARI

İnsan kaynakları bilgi sisteminin işletmelere sağladığı birçok faydalar vardır, bunun yanı sıra insan kaynakları bilgi sisteminin sınırlılıkları da bulunmaktadır. İşletmeler insan kaynakları bilgi sisteminin yararlarının ve sınırlılıklarını göz önüne alarak sistemi kurmalı ve kullanmalıdırlar.

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yararları

Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi insan kaynakları bölümüne sayısız faydalar sağlar. Her insan kaynakları fonksiyonu faaliyetlerinin tümünde ya da bir kısmında bilgisayarlardan yararlanırlar. İnsan kaynakları fonksiyonlarının otomasyonu aşağıda yer alan yararları sağlayacaktır:
- Veri doğruluğunda artış,
- İşlem hızında artış,
- Daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar,
- Verimlilikte artış.

Veri Doğruluğunda Artış Sağlaması

Bilgisayar sistemleri genellikle kritik düzenleme ve geçerlilik kurallarını içerir. Bu kurallar sadece sistemin kabul ettiği veri girişine izin verir. Belirli veri alanları için seçilmiş kriterler vardır. Örnek olarak, bir insan kaynakları bilgi sistemi, 31 Kasım tarihini ya da doğum tarihi 1853 olan bir çalışanla ilgili veriyi geri çevirir. Üstelik elle yapılan işlemlerden daha hızlı veri süreçler ve bu sayede kullanıcılar daha geçerli ve doğru verilerle çalışırlar.

İşlem Hızında Artış Sağlaması

Bilgisayarlar; veri girişi, güncelleme, hesaplama, sınıflandırma ve raporlama konularında manuel işlemlerinden hızlı olabilirler. İnsan kaynakları bilgi sistemi çalışanlarla ilgili bir raporu anında hazırlayabilirler. Bu hız büyük bir avantaj sağlar.

Kaliteli ve Gelişmiş Sonuçlar Yaratması

İnsan kaynakları bilgi sistemleri, verileri kolaylıkla tasnif edebilir, hesaplayabilir ve değişkenler arasında bağlantı kurabilir. Bu nedenle kullanıcılar insan kaynakları sorunlarıyla ilgili daha detaylı bilgiler elde edebilirler. Örnek olarak, bilgisayar yardımıyla adayları eleyebilirler, ayrıntılı demografik bilgilere ulaşabilirler, maliyet hesaplayabilirler, iş kazası ve hastalıklarıyla ilgili faktörleri belirleyebilirler, kariyer planlamasıyla ilgili tercihleri görebilirler, yedekleme yapabilir ve terfi planlayabilirler, örgüt şemaları hazırlayabilirler.

Verimlilikte Artış Sağlaması

İnsan kaynakları bilgi sisteminin verimliliği arttırmasında üç temel alan söz konusudur. Bunlardan ilki; işgücünün kalitesinin arttırılması, ikincisi düzenleyici işlemlerin kolaylaştırılması, üçüncüsü ise giderlerin kontrolüdür. Bu üç alanın verimlilik üzerindeki etkisi ise aşağıda yer alan unsurlar yardımıyla gerçekleşecektir.

İşgücünün kalitesinin arttırılması;
- Daha uygun kişilerin işe alınmasıyla,
- Daha iyi eğitim ve geliştirmeyle,
- İstekli personelin elde tutulmasıyla sağlanabilir.

Düzenleyici yasal işlemlerin kolaylaştırılması:
- Eşit İş Fırsatları raporlarının hazırlanmasıyla,
- Sendikalar ile ilgili uzlaşmaların ve diğer ilave yardımların raporlanmasıyla,
- İşçi sağlığı ve iş güvenliği raporlarının hazırlanmasıyla gerçekleştirilebilir.

Giderlerin kontrolü ise;
- Tam anlamıyla ücret/yardım yönetimi metotları ve analizlerinin uygulanmasıyla,
- Daha uygun eğitim ve geliştirme yöntemlerinin uygulanmasıyla,
- İsteğe bağlı olarak (Ad Hoc) hazırlanan raporlar yardımıyla tüm soruları cevaplanabilmesiyle ve
- Daha bağımsız kullanıcılara sahip olmayla gerçekleştirilebilir.

Bir işletmede gelişmiş bir İKBS’ nin bulunması insan kaynakları yönetiminin başarısı için yeterli midir?

İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Sınırlılıkları

Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi personel kayıtlarında doğruluğu ve tam zamanlılığı sağlasa bile tek başına insan kaynakları bölümünün başarısını arttıramaz. Pek çok sistem, sınırsız insan kaynakları faaliyetlerini daha iyi duruma getirebilir, fakat mükemmel bir sistem bile verimli bir insan kaynakları bölümünün ihtiyaçlarını tam anlamıyla karşılayamayabilir. Bazı insan kaynakları süreçleri ile ilgili kayıtlar hala elle tutulmaktadır. Bu süreçler öncelikle; fikir alışverişi, mülakatlar, denetim ve gözetimleri içeren kişilerarası faaliyetlerdir. Bilgi sistemleri yönetim ve iletişim becerilerinin yerini asla tutamaz. İnsan kaynakları bilgi sistemleri veri ve süreçleri yoğun olduğu ve yönetime karar destek hizmeti verdiği için yaygınlaşmıştır.

İnsan kaynakları bilgi sistemlerinin sınırlılıkları,
- Çok geniş bir çevreye hizmet etmek zorunda olması
- Yasal zorunlulukların fazlalığı, karmaşıklığı ve hızla değişmesinin üstesinden gelmek durumunda olması
- Örgütsel veri süreç ve olayların geniş olması
- Zaman kısıtlarına bağımlı olması
- İnsan kaynaklarının ihtiyaçlarına ayak uydurmak zorunda olması sayılabilir.

Çok Geniş bir Çevreye Hizmet Vermesi

İnsan kaynakları pek çok ilgili tarafa hizmet eder. Ortaklar, tüm personel, iş başvurusunda bulunanlar, emekliler kısacası faaliyet alanında çalışan herkes, örnek olarak, her seviyedeki hat yöneticiler, yönetim ve faaliyet alanlarındaki tüm çalışanlar tarafları oluşturur. Her bir ilgili taraf, insan kaynakları bilgi sistemlerinin nasıl başarılı olacağına dair kendi bakış açısına sahiptir ve her biri, özel insan kaynakları bilgisine ihtiyaç duymaktadır.

Yasal Düzenlemelerin Fazla ve Karmaşık Olması

İnsan kaynakları ya da geleneksel anlamıyla personel faaliyetleri konusundaki yasal zorunlulukları fazlalığı insan kaynakları bilgi sisteminin karşı karşıya kaldığı en önemli sorunlardandır. İş hukukuyla ilgili yasal düzenlemelerin çokluğu işletmenin işleyişiyle ilgili verilerin toplanması, saklanması ve raporlanmasıyla ilgili süreçlerde artışa sebep olmaktadır. Personeli ilgilendiren her yasal düzenleme insan kaynakları bilgi sisteminin yapısını da etkilemektedir.

Örgütsel Veri, Süreç ve Olayların Fazla Olması

Veri: İnsan kaynakları; işler, pozisyonlar, iş birimleri, kurslar, birlikler, toplu sözleşmeler, ücretlendirme, ek ödemeler ve diğer pek çok bilgi tipini içerir.

Olay: Yüzlerce insan kaynaklarıyla ilgili olay düzenli bir biçimde insan kaynakları bilgi sistemi için veri üretmektedir. Örnek olarak açık bir pozisyon için bir adayla yapılan görüşme, emekliğe ayrılma, adres değişiklikleri gibi olaylar insan kaynakları için veri üreten olaylardır. İnsan kaynakları bilgi sistemleri bu olayları tanımlamalı ve bu olaylara karşı planlı yanıtlara sahip olmalıdır.

Süreç: İnsan kaynakları yardımlar, sağlık güvenlik, sosyal faaliyetler, eğitim ve geliştirme işe alma ve örgütsel tasarımlar gibi farklı süreçler açısından sorumluluğa sahiptir. Bazı insan kaynakları süreçleri iyi tanımlanmış ve rutindir. Fakat çoğu esnek analizlere ve her seferinde değişen verilere ihtiyaç duyar.

Zaman Kısıtlarının Bulunması

İnsan kaynakları yönetimi her zaman için kesin bir zaman yönetimi gerektirir. Örnek olarak, iş başvurusunda bulunan bir adaya kesin bir zaman çerçevesinde yanıt vermek gerekmektedir. Bununla birlikte ücret yönetiminden, yasal zorunlulukların yerine getirilmesine kadar pek çok insan kaynakları faaliyeti kesin zaman sınırlamalarıyla karşı karşıyadır. İnsan kaynakları bilgi sistemleri zaman kısıtlarının yaratabileceği riskleri en aza indirgemek zorundadır.

İnsan Kaynakları Fonksiyonunun Sürekli Gelişmesi

İnsan kaynakları sürekli olarak yeni ve değişen durumlarla karşı karşıya bulunmaktadır. Bu durum genellikle insan kaynakları bilgi sisteminin başarısına etki etmektedir. İnsan kaynakları bölümünün hızla değişen ihtiyaçlarının üstesinden, uyumlu yazılımların oluşturulması, daha geçerli mikrobilgisayarlar, daha güçlü veri tabanı, iletişim ağları ve uzman sistem teknolojileriyle gelinebilir.

ETKİN BİR İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ

İnsan kaynaklarının çok sayıda amaç ve zorunluluklarıyla karşılaşan organizasyonlar, hızla insan kaynakları bilgi sistemleri çözümleri üretmeye başlarlar. Bu konuda henüz endüstriyel bir standart yoktur, ancak başarılı olabilecek pek çok yaklaşım vardır. Başarılı insan kaynakları bilgi sistemlerinde bulunan ortak özellikler arasında, paket yazılımların kullanılması, veri kaynaklarının belirlenmesi ve yazılımın işletme koşullarına uyumlaştırılması yer alır.

Paket Yazılımların Kullanılması

Organizasyonlar, başlangıçta bir sistem geliştirmek yerine ticari bir paket satın almayı tercih edebilirler. İnsan kaynakları paketleri piyasada, çok fazla sayıda, kalitede ve çoğunlukla organizasyonların özel ihtiyaçlarını karşılayacak biçimde tekrar yeni kodlarla yazılmış halde bulunmaktadır. Dahası, stratejik üstünlük sağlama potansiyeline sahip bir uygulama geliştirmek için işletmeler, bilgi teknolojisinin kıt kaynaklarını kullanan ticari yazılımlara güvenmeyi isterler.

Tüm endüstri tarafından paylaşılan insan kaynakları ihtiyaçları açıktır ve insan kaynakları yazılımı satan şirketlerin ürünlerini bu ihtiyaçlarını karşılayacak biçimde geliştirmeleri gerekmektedir. Çoğu organizasyon kullandığı insan kaynakları bilgi sistemleri paket yazılımının insan kaynakları gereksinmelerini tam anlamıyla karşılamadığını belirtmektedir.

Sağlıklı Veri Kaynaklarının Saptanması

Çalışanlar insan kaynakları bilgisinin öncelikli kaynağıdır, adreslerini değiştirirler, eğitim isteklerini sunarlar. Bu değişiklikleri kâğıtlarda elle tutmaktan çok daha hızlı bir biçimde raporlara bağlı olarak yapabilirler. İnsan kaynakları bilgi sistemini doğrudan kullanan hat yönetici ve bu sistemin verilerini kullananlar, dosyaları elle tutmayı tercih etmezler. Veri toplamada geçerli pek çok teknik söz konusudur. Bunlar; dokunmatik terminaller, sesli tanıma, tarama, ışıklı kalemler, ikonlu emirler gibi ara yüzler kullanılarak sağlanır. Veri kaynaklarının belirlenmesinin çok sayıda yararı vardır. Örnek olarak, hat yönetici işe başvuranlar hakkındaki önceki görüşmelerden sağladıkları alt yapı bilgilerini ve bu görüşmelerin sonuçlarını doğrudan tutabileceklerdir. Veri kaynaklarının belirlenmesi, organizasyondan sağlanan insan kaynakları bilgisinin kalitesini ve değerini artıracaktır.

Uyumlu Yazılım Yapısına Sahip Olunması

İşletmeler arasındaki farklılıklar ve insan kaynaklarındaki değişimlerin fazlalığı nedeniyle insan kaynakları bilgi sistemi yazılımları her ortamda etkin çalışabilecek yapıda olmalıdır. Bir insan kaynakları bilgi sistemi yazılımı pek çok organizasyonun değişik ihtiyaçlarını karşılayabilecek niteliktedir. Etkili bir insan kaynakları bilgi sistemi için, bu yazılım üzerinde işletmenin özel ihtiyaçları göz önüne alınarak değişiklikler yapılabilmelidir.

Tablo 14. 1′de görüldüğü gibi, Leap ve Crino bu özellikleri temel alarak insan kaynakları bilgi sistemini gelişmişlik derecelerine göre sınıflandırmışlardır.
Bu sınıflandırma dört aşamalıdır:
- Gelişmemiş insan kaynakları bilgi sistemi, sınırlı personel ve işle ilgili bilgi manuel olarak dosyalarda tutulur.
- Az gelişmiş insan kaynakları bilgi sistemi, bir kısım veri ve bilgiler dosyalarda bir kısmı sistemde tutulur. Gelişmemişe göre nispeten geniş veri söz konusudur ancak organizasyonunu tümünü kapsamaz.
- Gelişmiş insan kaynakları bilgi sistemi, yarı ya da tam otomatiktir. Geniş bilgi dosyaları vardır. Hesap ya da tahmin yapabilir.
- Tam gelişmiş insan kaynakları bilgi sistemi, tam otomatiktir, geniş bilgi dosyaları vardır, fayda maliyet analizi, işgücü planlama gibi faaliyetleri yerine getirebilir. İşletmenin dış çevresiyle ilgili verilere sahiptir.

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİ OLUŞTURULMASI

Büyüklüğü ne olursa olsun her işletmenin insan kaynakları bilgi sistemine ihtiyacı vardır. İlk olarak işletme, büyüklüğüne ve koşullarına göre insan kaynakları bilgi sistemini kendisi oluşturmaya ya da satın almaya karar vermelidir. Tamamen bir sistemin işletme içersinde oluşturulması zaman, personel ve para açısından işletmeye büyük bir yük oluşturabilir. Hazır bir insan kaynakları bilgi sistemi yazılımının satın alınması ve organizasyonun ihtiyaçları doğrultusunda işletmeye uyumlu hale getirilmesi de diğer bir seçenektir. Bu seçenekte de yine tasarım için bir zaman, personel ve para harcanacaktır.

Başarılı bir insan kaynakları bilgi sistemi oluşturulması planlama, tasarım ve uygulamayı kapsayan üç farklı çabayı gerektirir. Her aşama bilgi toplamayı, sorunların çözüm önerileri getirmeyi ve karar vermeyi içerir. Bu insan kaynakları bilgi sistemi geliştirme aşamaları, kaliteli bilginin sağlanması, sistemin yüksek derecede fonksiyonel olması, etkili girdinin sağlanması, süreç ve çıktı kapasitesi ve kullanıcı uygunluğunun belirlenmesi gibi pek çok konuyu göz önünde tutmalıdır.

İNSAN KAYNAKLARI BİLGİ SİSTEMİNİN İNSAN KAYNAKLARI FONKSİYONLARINDA KULLANIMI

İnsan kaynakları bilgi sisteminin insan kaynakları fonksiyonlarında kullanımını açıklamak.

İnsan kaynakları bilgi sistemi tüm insan kaynakları faaliyetleri için kullanılabilir. Konuyu temel fonksiyonlar açısından inceleyelim.

İnsan Kaynakları Planlaması

İnsan kaynakları planlaması işletmenin amaçlarını yerine getirmek için, organizasyondaki karar vericilere bilgi sağlanmalıdır. İşgücü planlaması için gerekli veriler, toplanmalı, organize edilmeli, sentezi yapılmalı ve istenilen biçimde, zamanda ve etkili bir biçimde üretilmelidir. İşgücü planlama süreci gelecekteki personel ihtiyacının organizasyon büyüklüğüne, temel iş gruplarının gerektirdiği becerilere ve bütünsel olarak organizasyonel ihtiyaçlara göre tanımlanması, analiz ve uygulamayı kolaylaştırmak için işgücüne ilişkin verilerin diğer karar destek sistemlerine girdi oluşturabilecek biçimde düzenlenmesi gerekmektedir.

Başarılı bir insan kaynakları yönetimi için iyi bir işgücü planlamasına ihtiyaç vardır. Çağdaş işgücü planlaması kaçınılmaz olarak bilgisayar desteğine gereksinim duyar. İşgücü planlama konusu pek çok değişkeni içerir ve işletmeler bu karmaşık modelleri manuel olarak yapmak çok güçtür.

Bilgisayar desteği ile gerçekleştirilen işgücü planlaması işletmelere aşağıdaki faydaları sağlayacaktır.
- İnsan kaynağının etkinliğini artırmak,
- Personel faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasındaki uyumu etkinleştirmek,
- Yeni personel sağlanmasında ekonomiği sağlamak,
- İnsan kaynakları bilgi sisteminin, personel faaliyetleri ve diğer organizasyonel birimleri beslemesini sağlamak,
- Personel bulma seçme, kariyer planlama gibi diğer insan kaynakları faaliyetleri arasında koordinasyonu sağlamaktır.

Personel Seçme ve Yerleştirme

Personel seçme ve yerleştirme, insan kaynakları yönetiminde bilgisayarlardan en çok yararlanılan fonksiyonlarından biridir. Pek çok insan kaynakları bilgi sisteminde personel seçme ve yerleştirme modülü büyük bir ağırlığa sahiptir. Bunun en önemli sebebi, personel seçme ve yerleştirme sürecinin işletme için geniş yer tutan bir süreç olmasıdır. Bilgisayarlı personel seçme ve yerleştirme süreciyle organizasyonlar, günümüz işgücü pazarında eşit iş fırsatlarının yaratılması ve personel bulma konusunda çok daha fazla başarı elde edebilir.

Personel seçme ve yerleştirme modülünün ana kullanıcıları insan kaynakları personelidir ve sistemi; personel bulma, seçme sürecinde kullanırlar. Bu faaliyet, sadece iş başvuruları değil aynı zamanda yeni işe alınan, mevcut personel, işten ayrılan ve emekli personelle ilgili bilgileri de kapsamalıdır. Sistemde demografik bilgiler yanında beceri ve yeterlilikleri, iş tecrübesi gibi bilgilerde yer almalıdır. Günümüzde internet üzerinden yapılan başvuruları doğrudan sisteme alarak değerlendirmek işletmeler için büyük bir yük ve zaman kaybını önlemektedir.

Personel seçme ve yerleştirme fonksiyonunun faaliyeti doğrudan organizasyonun diğer faaliyetlerini etkiler. Bu fonksiyonunun en iyi biçimde yapılması, organizasyonun diğer birimlerinde olası en iyi personelin çalıştırılması anlamındadır. Personel seçme ve yerleştirme modülüne sahip bir insan kaynakları bilgi sistemi verimliliğin artmasını sağlayacaktır.

Bu modülün bulunması işletmeye ayrıca şu faydaları sağlayacaktır:
- Veri kaydı, sınıflanması ve hesaplanmasının otomasyonu maliyet tasarrufu sağlayacaktır.
- Daha etkili ve verimli personel bulunmasına yardımcı olur. Bilgisayarlı veriler ile önerilen ve uygun pozisyonlara başvuran çok sayıda elemanın geçmiş performansının analizi ve uygun yerin belirlenmesini sağlayacaktır.
- Önemli sayıda elemana ihtiyaç duyulması gibi durumlarda hız sağlayacaktır ve zaman kaybını önleyecektir. Adayların hızlı ve tüm ayrıntılarıyla düşünülüp elenmesini sağlayacaktır. Pozisyonun açılması ve doldurulması arasında ki zamanın kısalmasını ve uygun elemanın uygun pozisyona getirilmesine yardımcı olacaktır.
- Başvurular ve yeni işe alınanlar ile tam, uygun ve profesyonel bir iletişim yaratılmasını sağlayacaktır.
- İşe yerleştirme listelerinin tutulmasını sağlar. Böylece çalışanların ve insan kaynakları personelinin sisteme karşı güvenlerinin sağlanmasına yardımcı olur. Kapalı pozisyonlara başvuruları ve nitelikli olmayan bireyleri seçim dışı bırakarak doğru listelerin geliştirilmesini sağlayacaktır.
- Belirlenen amaçların, zaman tablolarının, yükselmelerin eşit iş fırsatları yaratılarak gerçekleşmesini sağlayacaktır.
- Seçme ve yerleştirme sürecinin kendi kendini kontrolünü sağlayacaktır.
- Bu süreçte toplanan bilgiler insan kaynakları personelinin ve yönetiminin profesyonel ve etkili bir birim oluşturmasına yardımcı olur.

Ücret Yönetimi

Genellikle yönetim, finansal kaynakların etkin kullanımı ve yönetimini sağlayan insan kaynakları bilgi sistemi uygulamalarını isteyerek destekler. Ücret yönetimi doğrudan parayla ilgili olduğu için insan kaynakları bilgi sistemleri öncelikle ücret yönetimi modülüne sahiptir.

Ücret yönetimi, özellikle iş değerlemenin manuel olarak yapıldığı bir fonksiyondur. Bilgisayarlı sistemler ise gereksinim duyulan miktarda kantitatif analiz ve hesaplamayı çok doğru ve hızlı bir biçimde gerçekleştirebilirler. Örnek olarak, ücret miktarının belirlenmesi sürecini hızlı ve doğru bir biçimde gerçekleştirirler. Ücret hesaplamaları para cinsinden olduğu için, hız ve doğruluktaki her gelişme örgütsel verimliliği artıracak ve muhtemel hataları en aza indirecektir. Bilgisayarlı ücret yönetimi tüm ücret yönetimi alt fonksiyonlarının da zamanında, uygun ve esnek bir biçimde gerçekleşmesini sağlayacaktır.

İnsan kaynakları bilgi sistemi destekli ücret yönetimi; değişkenlere göre içsel ücret araştırmalarını örnek olarak, pozisyona, zaman ya da yıla göre üret araştırmaları verilebilir. Ayrıca, liyakate göre ücret politikalarının sonuçlarını, ücret yönetiminin kontrolünü, sınırlarını ve dışsal ücret araştırmalarını kapsayabilir. Ücret yönetimi modülü genellikle ücret tipleri ve oranlarının her iş grubuna göre gösteren iş sınıflandırma tabloları üretir. Ayrıca, ücret maaş oranları için tablolar oluşturur.

Bunları yaparken genellikle diğer insan kaynakları fonksiyonlarının uygulamalarının oluşturduğu bilgilerden yararlanır. Örnek olarak, bireylerle ilgili veriler seçme yerleştirme modülünden kıdem ve performans bilgileri eğer ayrı birer modül yoksa endüstriyel ilişkiler modülünden gelmektedir.

Ücret yönetimi çoğu zaman ücret dışı maddi yardımları da kapsamaktadır. Ücret dışı maddi yardım yönetimi, ücretten ayrı olarak büyük bir finansal olan ve düzenli olarak yapılan ödemeleri kapsamaktadır. Emeklilik planları, sağlık yardımları, sigorta ödemeleri bu gruba girmektedir.

Eğitim ve Geliştirme

İnsan kaynakları genellikle temel fonksiyonlar olan personel seçme yerleştirme, ücret ve ücret dışı maddi yardım yönetiminden sonra eğitimi ele almaktadır. İnsan kaynakları bilgi sistemi personelin eğitim ihtiyacının etkili yönetimini sağlayabilir. İşletme yöneticileri, eğitim maliyetlerinin artması sebebiyle insan kaynakları bilgi sisteminin bu alanına önem vermeye başlamışlardır. Örnek olarak, bu konuda bilgiye sahip işletmelerde işletme politikaları yıllık 7 ya da 10 günlük eğitim ve geliştirme programlarını zorunlu kılar. En çok görülen eğitim uygulaması kurslara katılımdır. Diğer uygulama ise insan kaynakları bilgi sistemi yardımıyla interaktif olarak eğitim ve geliştirmenin sağlanmasıdır.

İşletmeler insan kaynakları bilgi sitemi desteğiyle yaptıkları eğitim programlarından aşağıdaki faydaları sağlayabilirler:
- Eğitim programlarının ve katılımcıların kolaylıkla belirlenmesi
- Personelin ihtiyacı olan uygun eğitimin alınmasının sağlanması
- Bireysel olarak personelin bu güne kadar aldığı eğitimin belirlenmesi
- Eğitim sonrası yapılan değerlemede, eğitim alanlar hakkında daha doğru bilgi elde edilmesi.

Eğitim ve geliştirmenin bazı yönleri, özellikle planlama ve fikir alışverişlerinin bilgisayarla yapılması zordur. Bu anlamda bilgisayar yazılım programları destekleyici bir role sahiptir. Eğitim yazılımları sıklıkla, performans yönetimi, beceri açığı analizleri, kurs geliştirme uygulamalarına veri ve bilgi desteği sağlar.

Endüstriyel İlişkiler

Endüstriyel ilişkiler fonksiyonu yönetim çalışanlar ve sendikalar arasında iletişimi kolaylaştırmaya destek sağlar. Ayrıca ferdi olarak (sendikaya üye olmadan) çalışanlara da yardımcı olur.

Endüstriyel ilişkiler modülünün en temel amacı çalışanlara destekleyici bir iş ortamı yaratmak ve insan kaynaklarının hizmetlerinin karmaşıklığına arabulucu ve rehber olarak hizmet etmektir. Endüstriyel ilişkiler, işe gelmeme problemlerinin çözülmesi, iş ve ödemelerle ilgili kuralların oluşturulması, sendikalarla ilişkilerin sağlanması, personelin maddi sıkıntıları ve ailevi problemleri gibi sorunlarda personele destek olma gibi faaliyetleri yerine getirir. Endüstriyel ilişkiler sisteminin amaçlarını tam anlamıyla yerine getirmesinde bu fonksiyonları içeren bir insan kaynakları bilgi sistemine ihtiyaç duyarlar.

ELEKTRONİK İNSAN KAYNAKLARI KAVRAMI

E-insan kaynakları kavramını açıklamaktır.

Dünya çapındaki bütün şirketler işletme faaliyetlerinin önemli bir kısmını web ortamına taşımışlardır. Faaliyetlerin web ortamında gerçekleştirilmesinin temelde iki nedeni vardır.

Bunlar,
- bürokrasinin azalması ve
- maliyetlerin düşürülmesi ile değer yaratımıdır.

Günümüzde pek çok kavramın önüne elektronik kelimesinin kısaltılmış hali olarak “e” harfi eklenmektedir. E-ticaret, e-iş, e-devlet, e-öğrenme ve e-insan kaynakları bunlardan bazılarıdır.

E-insan kaynakları,
- personele kendi kariyerlerini planlama konusunda yeni fırsatlar sunmaktadır.
- Yeteneklerini geliştirmekte ihtiyaç duydukları araçları sağlayarak, kişisel gelişim, bilgi ve becerileri doğrultusunda ilerlemelerine yol göstermektedir.
- personel ve yöneticilerin şirket hedef ve amaçları doğrultusunda ortak hareket etmelerinde büyük katkı sağlamaktadır.

E-insan kaynakları kavramının işletme açısından olumlu ve olumsuz yönleri bulunmaktadır. E-insan kaynakları anlayışı insan kaynakları departmanı içindeki rutin faaliyetleri en aza indirerek zaman tasarrufu sağlamaktadır. Böylelikle bölüm personelinin izlemesi gereken plan ve stratejilere odaklanmasına yardımcı olması işletme açısından olumlu bir durumdur. Olumsuz olarak değerlendirilebilecek yönü ise e-insan kaynakları, işletme personelin ihtiyaçlarını intranet (kurum içi elektronik ağ ortamı) üzerinden sağlayabildiği için ara kademelerde çalışanları ve insan kaynakları personel sayısını azaltmaktadır. İşletmeler, internet üzerinde yer alan web sitelerinde insan kaynakları bölümünün hazırlamış olduğu işletme içi açık pozisyonlar, eleman ihtiyaç profilleri, iş talep-başvuru formları ve özgeçmiş göndermeye yönelik e-posta iletişim adresleri bulundurmaktadırlar. Aktif iş görüşmeleri ve mülakatlara kadar tüm işe alım prosedürleri internet üzerinde eşzamanlı (online) olarak gerçekleştirilebilmektedir. İnternet sayesinde personele ait maaş bordrosu ile ilgili veriler bölge ofislerinden ve mobil çalışanlardan güvenli bir şekilde toplanabilmektedir. İnternet tabanlı programlar ve konferans araçları, personelin daha hızlı ve yaratıcı olarak, birlikte çalışmalarını sağlayan kazançlı ve verimli bir iş ortamı oluşturmaktadır. Internet işletmelere personelin kişisel gelişim ve becerilerin kazandırılması konusundaki planlamalarda yardımcı bir araç pozisyonundadır.

Artık büyük işletmelerin pek çoğu insan kaynaklarına ait bilgileri sağlamak ve işlemek için elektronik insan kaynakları istemlerini kullanmakta ve bu sayede insan kaynaklarının operasyonel işlemlerine harcanan zaman ve masrafların çoğundan kurtularak daha etkin ve etkili çalışabilmektedirler.

Özet

İnsan kaynakları bilgi sistemi nedir, işletmeye sağladığı faydaları ve sınırlılıklar nelerdir?

- İnsan kaynakları bilgi sistemi; bir işletmenin insan kaynakları fonksiyonunun etkin bir biçimde işlemesine yardım etmek için, işletmenin insan kaynaklarıyla ilgili bireysel ve tüm insan kaynakları faaliyetleriyle ilgili örgütsel verilerin toplanması, saklanması, güncelleştirilmesi, stratejik ve yönetsel kararlar verilmesine yardımcı olacak biçimde bilgi haline dönüştürülmesini sağlayan bilgi sistemidir.

- İnsan kaynakları bilgi sistemi veri doğruluğunda artış, işlem hızında artış, daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar, verimlilikte artış gibi faydalar sağlamaktadır.

- İKBS pek çok sınırlılıkta içermektedir. Bunlar: Çok geniş bir çevreye hizmet etmek zorunda olması, yasal zorunlulukların fazlalığı, karmaşıklığı ve hızla değişmesinin üstesinden gelmek durumunda olması, örgütsel veri süreç ve olayların geniş olması, zaman kısıtlarına bağımlı olması, insan kaynaklarının ihtiyaçlarına ayak uydurmak zorunda olmasıdır.

İnsan kaynakları bilgi sistemi insan kaynakları fonksiyonlarında nasıl kullanılır?

İnsan kaynakları bilgi sistemi bir işletmenin tüm insan kaynakları fonksiyonlarında kullanılabilir. İşletmeler öncelikle ücret yönetimi modülüne sahip bir İKBS ne sahip olmayı tercih etmektedirler. İşletmenin yapısına ve büyüklüğüne göre İKBS’ nin kapsamı değişmektedir. Ancak arzu edilen sistemin hem tüm insan kaynakları fonksiyonlarına yardımcı olması hem de işletmenin diğer bilgi sistemleriyle bütünleşik olarak çalışabilmesidir.

E-insan kaynakları nedir?

“E-insan kaynakları, insan kaynakları bölümünün fonksiyonlarını yerine getirebilmek için, bilgisayar sistemlerini, interaktif elektronik medyayı ve telekomünikasyon ağlarını kullanabilmek” şeklinde tanımlanmaktadır.

- E-insan kaynakları anlayışı insan kaynakları departmanı içindeki rutin faaliyetleri en aza indirerek zaman tasarrufu sağlamaktadır. Böylelikle bölüm personelinin izlemesi gereken plan ve stratejilere odaklanmasına yardımcı olması işletme açısından olumlu bir durumdur.

Test Soruları

Özet bölümünde de tekrarlanan konuları kavrayıp kavramadığınızı ölçmek için aşağıdaki soruları cevaplamaya çalışın. Unutmayın! Doğru yanıtları ünitenin sonunda bulabilirsiniz.

1. Aşağıdakilerden hangisi doğrudur?

a. Veri bilginin işlenmiş halidir.
b. Bilgi yapılan araştırmaların sayısallaştırılmış halidir.
c. Veri ve bilgi eş anlamlı kavramlardır.
d. Bilgi yapılan araştırmalardan elde edilen verilerin bilimsel süreçlerden geçirilmiş halidir.
e. Veri bir konu üzerindeki genellemelerdir.

2. Aşağıdaki tanımlardan hangisi insan kaynakları bilgi sistemi kavramına aittir?

a. İşletmenin insan kaynaklarıyla ilgili bireysel ve tüm insan kaynakları faaliyetleriyle ilgili örgütsel verilerin toplanması, saklanması, güncelleştirilmesi, stratejik ve yönetsel kararlar verilmesine yardımcı olacak biçimde bilgi haline dönüştürülmesini sağlayan bilgi sistemidir.
b. Yönetimin karar almasını ve denetimi desteklemek için, iç ve dış çevreden verileri toplayan işleyen depolayan ve ileten etkileşimli öğeler bütünüdür.
c. İnsan kaynakları bölümünün fonksiyonlarını yerine getirebilmek için, interaktif elektronik medyayı kullanabilmektir.
d. İnsan kaynakları bölümünün fonksiyonlarını yerine getirebilmek için, telekomünikasyon ağlarını kullanabilmektir.
e. İnsan kaynakları faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasındaki uyumu etkinleştirmektir.

3. Aşağıdakilerdin hangisi insan kaynakları bilgi sisteminin yararlarından değildir?

a. Verimlilikte artış
b. Veri doğruluğunda artış
c. İşlem hızında artış
d. Daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar elde etme
e. Toplam Kalite Yönetiminin uygulanabilmesi

4. Aşağıdakilerden hangisi insan kaynakları bilgi sisteminin sınırlılıklarından değildir?

a. Zaman kısıtlarına bağımlı olması
b. Çok geniş bir çevreye hizmet etmek zorunda olması
c. Yasal zorunlulukların fazlalığı, karmaşıklığı ve hızla değişmesinin üstesinden gelmek durumunda olması
d. Örgütsel veri süreç ve olayların sadece insan kaynağı ile ilgili olması
e. Örgütsel veri süreç ve olayların geniş olması

5. Aşağıdakilerden hangisi insan kaynakları bilgi sisteminin sınırlılıklarındandır?

a. Verimlilikte artış
b. Veri doğruluğunda artış
c. İşlem hızında artış
d. Daha kullanışlı ve kaliteli sonuçlar elde etme
e. Zaman kısıtlarına bağımlı olma

6. Aşağıdakilerden hangisi insan kaynakları bölümünün ihtiyaç duyacağı bilgilerden değildir?

a. İşletmenin finansal bilgileri
b. Çalışanların listesi ve bireysel profilleri
c. Çalışan gruplarının ya da tüm çalışanların özel raporları
d. İş ile ilgili bilgilerin tarihsel dağılımı
e. Birey pozisyon karşılaştırmaları

7. Aşağıdakilerden hangisi öncelikli olarak insan kaynakları bilgi sistemine ihtiyaç duyulacak alanlardan biri değildir?

a. İnsan kaynakları planlama
b. İşe alma
c. Eğitim
d. Endüstriyel ilişkiler
e. Örgütsel değişim

8. Aşağıdakilerden hangisi insan kaynakları planlaması modülü olan bir İKBS’nin yararları arasında yer almaz?

a. İnsan kaynakları bilgi sisteminin, personel faaliyetleri ve diğer organizasyonel birimleri beslemesini sağlamak
b. Başvurular ve yeni işe alınanlar ile tam, uygun ve profesyonel bir iletişim yaratılmasını sağlamak
c. İnsan kaynağının etkinliğini artırmak
d. Personel faaliyetleri ile organizasyonel amaçlar arasındaki uyumu etkinleştirmek
e. Yeni personel sağlanmasında ekonomiği sağlamak

9. Aşağıdakilerden hangisi işe alma modülü olan bir İKBS’nin yararları arasında yer almaz?

a. Daha etkili ve verimli personel bulunmasına yardımcı olur.
b. Önemli sayıda elemana ihtiyaç duyulması gibi durumlarda hız sağlayacaktır ve zaman kaybını önleyecektir.
c. Başvurular ve yeni işe alınanlar ile tam, uygun ve profesyonel bir iletişim yaratılmasını sağlayacaktır.
d. İşe yerleştirme listelerinin tutulmasını sağlar.
e. Ücretlerin belirlenmesi ve ödenmesinde kolaylık sağlar

10. Aşağıdakilerden hangisi eğitim ve geliştirme modülü olan bir İKBS’nin yararları arasında yer almaz?

a. Performans değerlemede kolaylık sağlaması
b. Eğitim programlarının ve katılımcıların kolaylıkla belirlenmesi
c. Personelin ihtiyacı olan uygun eğitimin alınmasının sağlanması
d. Bireysel olarak personelin bu güne kadar aldığı eğitimin belirlenmesi
e. Eğitim sonrası yapılan değerlemede, eğitim alanlar hakkında daha doğru bilgi elde edilmesi.

Yaşamın İçinden

Aşağıda bu ünitede incelediğimiz konularla ilgili gerçek bir işletmenin başından geçenler yer almaktadır.

Detro Sağlık Merkezi

Detro Sağlık merkezi bir holdingin 10 sağlık kuruluşundan biri olarak kuruldu. O zaman 3 alt kuruluş İK süreçlerini dışarıdan sağlıyordu. Biri kendi hazırladığı yazılımı kullanıyor. Biri dışarıdan satın aldığı paket İKBS’ni kullanıyor ve ev tipi bilgisayarlar üzerinde çalıştırıyor. 5′i ise sadece ödemeler ve personel bilgilerinin bütünleşik çalıştığı bir yazılım kullanıyordu.

Bu durumda holding çapında raporlar geliştirmek imkânsızdı. Maliyetler çok yüksekti ve bilgisayarlar kapasitelerinin çok altında çalışıyordu. Bu 10kuruluşun İKBS’ni birleştirmek tam 4 yıl sürdü. Sistemler birleştirilmeden önce sadece 1 kuruluş GNSYS’i kullanıyordu. Daha sonra organizasyonun ihtiyaçlarını karşılayacağı için aynı yazılıma karar verildi. Birleştirme çok ayrıntılı bir programda başarıyla tamamlandı. Bir kullanıcı grubu oluşturuldu Bu grup hem holdingin hem işletmelerin İK bölümleri, Bilgi sistemleri bölümleri, Muhasebe bölümlerinden elemanlardan oluşuyordu. Bu elemanlar, bilginin işletmeler arasında geçişi, uygun bilginin belirlenmesi, veri standartlarının oluşması kısacası yazılımın zenginleştirilmesine hizmet ediyordu. 4 yıl sonunda tüm İK süreçleri ve tüm ödemelerle ilgili süreçler merkezileşti. Yeni İKBS il 10bin dolar tasarruf sağlandı.

Öncelikle dışarıdan alınan hizmetlerden kurtulundu, çalışma saatleri azaldı, tüm işletmeler girdiler üzerinde tam anlamıyla kontrol sağladılar. Aynı zamanda holding düzeyinde insan kaynakları planlaması yapabiliri duruma geldiler. Holding düzeyinde sağladıkları diğer faydalar ise; işçilik maliyet raporları, sendika verileri, ödemelerin planlanması, sigortaların raporlanması, personel bilgilerinin denetimi ve spesifik raporların hazırlanması oldu.

Kaynak: Miner ve Crane, s. 182.

Cevap Anahtarı

1. b – Yanıtınız yanlış ise “Veri, bilgi, bilgi sistemi, işletme bilgi sistemi kavramları bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
2. a – Yanıtınız yanlış ise “İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Kavramı” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
3. e – Yanıtınız yanlış ise “İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yararları ve Sınırlılıkları” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
4. d – Yanıtınız yanlış ise “İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yararları ve Sınırlılıkları” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
5. e – Yanıtınız yanlış ise “İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yararları ve Sınırlılıkları” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
6. a – Yanıtınız yanlış ise “İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Yararları ve Sınırlılıkları” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
7. e – Yanıtınız yanlış ise “İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin Gereksinim Duyduğu Bilgi Türleri” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
8. b – Yanıtınız yanlış ise “İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İnsan Kaynakları Fonksiyonlarında Kullanımı” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
9. e – Yanıtınız yanlış ise “İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İnsan Kaynakları Fonksiyonlarında Kullanımı” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
10. a – Yanıtınız yanlış ise “İnsan Kaynakları Bilgi Sisteminin İnsan Kaynakları Fonksiyonlarında Kullanımı” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.

Sıra Sizde Cevap Anahtarı

Sıra Sizde 1

Bir işletme insan kaynaklarıyla ilgili yüzlerce bilgiye gereksinim duymaktadır. Temel olarak bu bilgileri şöyle sıralayabiliriz:
- Özlük Bilgileri: Adı soyadı, Doğum tarihi, sicil numarası,
- İnsan Kaynağı Sağlama Süreci Bilgileri: Başvuru biçimi, görüşme tarihi, görüşme sonuçları, işe alma nedenleri,
- İş Deneyimine İlişkin Bilgiler: Önceki iş deneyimleri, iş bilgisi, yetenekleri,
- Eğitim Bilgileri: Eğitim düzeyi, aldığı eğitimler,
- Ücret Bilgileri: Mevcut ücreti, ücret tipi, iş kodu, özel kesintiler,
- Çalışma süresine ilişkin bilgiler: işe başlama tarihi, işten ayrılma tarihi,
- Çalışanların tutumlarına ilişkin bilgiler: İşe karşı tutuları, devamsızlıkları,
- Sendika Bilgileri: Üyelik bilgileri, üyelik tarihi,
- İletişim Bilgileri: Ev adres ve telefonu, acil durumlarda ulaşılacak kişiler,
- Sağlık ve kaza bilgileri: Sağlık muayene kayıtları, yaralanma kayıtları, kayıp iş zamanı,
- Açık iş pozisyon bilgileri: İş unvanı, iş gerekleri, ücret düzeyi, pozisyonun doldurulması gereken tarih,
- İşgücü piyasası ile ilgili bilgiler: İş sınıfına yönelik dış işgücü arzı, piyasa ücret düzeyi,
- Pozisyon bilgileri: Pozisyon kodu, hiyerarşi içindeki yeri,
- İş çevresi ilgili bilgiler: Benzer işlerdeki ortalama ücret, çalışanların eğitim düzeyi, işgücü dönüşüm oranı, kaza sıklık oranı,
- Ücret dışı yardımlarla ilgili bilgiler: Emeklilik planları, çalışılmayan zamana ilişkin ödemeler (tatil, hastalık),
- İşten ayrılma bilgileri: ayrılma tarihi, nedeni gibi bilgilerdir.

Sıra Sizde 2

Bilgisayarlı insan kaynakları bilgi sistemi personel kayıtlarında doğruluğu ve tam zamanlılığı sağlasa bile tek başına insan kaynakları bölümünün başarısını arttıramaz. Pek çok sistem, sınırsız insan kaynakları faaliyetlerini daha iyi duruma getirebilir, fakat mükemmel bir sistem bile verimli bir insan kaynakları bölümünün başarısı için yeterli değildir. Bazı insan kaynakları süreçleri ile ilgili kayıtlar hala elle tutulmaktadır. Bu süreçler öncelikle; fikir alışverişi, mülakatlar, denetim ve gözetimleri içeren kişilerarası faaliyetlerdir. Bilgi sistemleri yönetim ve iletişim becerilerinin yerini asla tutamaz.

Yararlanılan ve Başvurulabilecek Kaynaklar

Alayoğlu, N. http: //www. ekocerceve. com/ik/detay. asp?i=20&k=11
Byars, L. L. – Rue, W. (1997). Human Resource Management. 5th ed. Chicago: Irwin.
Ceriello, V. R. , Freeman, C. (1992). Human Resource Management Systems: Strategies, Tactics and Techniques New York: Lexington Books.
Dündar, G. İ. (1995). Stratejik İnsan kaynakları Yönetiminde İnsan Kaynakları Bilgi Sistemlerinden Yararlanılması ve Kariyer Yönetim Sistemine Yönelik Bir Model Önerisi. Yayınlanmamış Doktora Tezi. İstanbul: İstanbul Üniversitesi.
Erdal M. http: //www. insankaynaklari. com/cn/ContentBody. asp?BodyID=974
Fisher, C. D. , Schoenfeldt, L. F. , Shaw J. B. , (1999). Human Resource Management. 4th ed. Boston: Houghton Mifflin Co.
Geylan, R. (1994). Personel Yönetimi. Eskişehir.
Jones, John W. (1997). Virtual HR: Human Resource Management in the Information Age. USA: Crisp Publications.
LeapT. L ve Crino M. D. Personnel and Human Resources Management, (New York: Mc Millan Pub. Comp. ,1989), s. 177.
Lederer, A. L. (1991). Handbook of Human Resource Information Systems. Boston: Warren, Gorham & Lamont Inc.
Milkovich, G. T. , Boudreau, J. W. (1991). Human Resource Management. Boston: Richard D. Irwin Inc.
Miner, J. B. , Crane, D. P. (1995). Human Resource Management: The Strategic Perspective. New York: Harper Collins College Pub.
Obrien, J. A. (1990) Management Information Systems, Boston: Richard Irwin Inc.
Özgen H. ve Yalçın A. “İşletmelerde Yönetim Bilişim Sistemi ve Yönetim Kararlarında Kullanılması“, Eskişehir A. Ü. İ. İ. B. F Dergisi, C. 10, S. 12, s. 253.
Sabuncuoğlu Z. (2001). İnsan Kaynakları Yönetimi. Bursa: Ezgi Yayınları.
Smilansky, J. (2002) Yeni İnsan Kaynakları, Performans Arttırmak İçin Etkin Çözümler, (çev. Derya Atakan), İstanbul: Epsilon Yayıncılık.
Sürmeli F. Muhasebe Bilgi Sistemi, (Eskişehir: A: Ü. Eğitim, Sağlık ve Bilimsel Araştırma Çalışmaları Vakfı Ya. No: 115, 1996), s. 28.
Şahin M. Yönetim Bilgi Sistemleri, (Eskişehir: Anadolu Üniversitesi İ. İ. B. F. Yay. , 2000), s. 53.
Tonus, H. Z. (2000). İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi ve İşgücü Planlamasında Kullanımı. Yayınlanmamış Doktora Tezi. Eskişehir: Anadolu Üniversitesi.
Werther, W. B. Ve Davis, K. (1993) Human Resource and Personnel Management. New York: McGrawHill Inc.