09. Kurum İçi Halkla İlişkiler

Kurum Kültürü Sembolleri

Kurum çalışanları, kurumu ve o kurumda geçerli olan değerleri, normları genellikle kurumsal semboller aracılığıyla tanır, öğrenir ve pekiştirirler. İşte bu yönleriyle kurumsal semboller, kurumun çalışanları arasında kullanılan bir iletişim aracı ve kurumsal toplumsallaşma sürecinde de önemli bir öğrenme aracıdırlar.

Her kurumda çalışanların kurum çevresinde neler olduğunu anlamasına yardım eden ve onların davranışlarını şekillendiren temel değerler ve normlar vardır. Bu noktada aklınıza “Kurumlarda temel normlar ve değerler nasıl ifade edilir?” “Nasıl bir kişiden diğerine aktarılır?” gibi sorular gelebilir. Burada kültür, yüzeyde görünen bazı sembolleri çalışanların kurum içinde gelişen günlük olayları kendilerine göre yorumlayıp anlayabilmelerine yardımcı olur. Yüzeydeki bu sembolleri; seremoniler, törenler ve ayinler olarak ifade edebiliriz. Yüzeydeki sembollerin görevi, belli değerleri ve normları kurum içinde oluşturup yerleşmesini sağlamaktır. Bunların yanı sıra aynı işleve sahip hikayeler ve mitler de vardır. Hikaye ve mitlerin görevi ise normları ve değerleri unutulmaz öyküler yardımıyla örneklerler. Öte yandan kurum içinde normlara ve değerlere sıkı sıkıya bağlı olarak ne gibi avantajlar elde edileceğini örnekleyen kahramanlar ve süper starlar vardır. Ayrıca önemli normları ve değerleri sürekli hatırda tutmak için geliştirilen semboller ve özel bir kurum dili de kültürü oluşturan ve yerleştirmeye yardımcı olan sembollerdir. Şimdi bu sembolleri biraz daha ayrıntılı görelim.

Seremoniler: Seremoniler kurum üyelerinin organizasyonlarına ait mitleri sembolleri ve kahramanlıkları kutladıkları özel olaylardır. İşte bunun için seremoniler, önemli kültürel normların ve değerlerin anıldığı ve sağlamlaştırıldığı olaylara örnektir. Örneğin; yaptığı başarılı satışlardan ötürü yıllık seremonilerle ödüllendirilen çalışanlar kurum normlarına ve değerlerine daha sıkı bağlanacaklardır.

Törenler: Özel bir fikrin iletilmesi veya belli bir amacın gerçekleştirilmesi için yapılan seremonik aktivitelerdir. Seremoni faaliyetleri belli bir mesajı iletmek veya spesifik bir amacı gerçekleştirmek için yapılır. Kurumsal seremoniler birçok değişik töreni kapsamaktadır (Geçiş Töreni, Değer Düşürme Töreni, Geliştirme-Yüceltme Töreni, Bütünleştirme Töreni).

Ayinler: Kültürel değerleri ve normları yerleştirmeye yönelik düzenli olarak yapılan hareketler ve törenlerdir. Burada ayinleri dinsel toplantı olarak değil, düzenli toplantılar olarak algılanması doğrudur. Örneğin çalışanlara sabah veya akşamüzeri verilen çay ve kahve molaları iş ortamında sosyal ilişkileri güçlendirici bir ayin niteliğindedir. Hissedarlarla veya bayilerle yapılan yıllık toplantılarda, yönetimin kültürel normlarını ve değerlerini hissedarlara veya bayilere aktardığı bir çeşit ayindir.

Hikayeler ve Mitler: Derin ve kültürel değerleri ve normları aktaran geçmişteki olaylar hikayeleri içerir. Mitler ise açıklanması karmaşık ve zor olan aktiviteleri ve olayları açıklamaya yardımcı olan masalvari hikayelerdir. Kurumla ilgili anlatılan efsaneler, hikayeler, anılar, başarılar, kurum üyeleri, özellikle kuruma yeni giren bireyler için kurumsal değerlerin öğrenilmesi yönünden önem taşır. Öte yandan, hikayelere karşın mitlerde daha masalcı bir yaklaşım söz konusudur. Bazı olaylar, masal tipi hikayeler sayesinde bulmaca gibi karmaşık olmaktan kurtulup açıklanabilmektedir.

Kahramanlar ve Süper starlar: Kahramanlar, kurumun değerlerini ve kültürünü kendi başarılı kişiliklerinde karakterize edip sergileyen insanlardır. Bunlar ulaşılabilir bir kişiliği de temsil ederler. Tüm çalışanlar kahraman olmayı arzulamanın yanı sıra bir gün bu payeye ulaşabileceklerinin bilincindedirler. Süper starlar ise kurumda ve onun kültürel yapısında ulaşılabilecek en üst limitleri kendi kişiliklerinde toplayan ve sergileyen sıra dışı bireylerdir.

Semboller ve Dil: Semboller, kurum üyelerinin karmaşık fikirleri ve duygusal mesajları birbirine aktarmasını sağlayan ve özel anlam taşıyan objeler, hareketler ve olaylardır. Kurumların logoları, bayrakları, ticari ünvanları kolayca hatırlanıp akılda kalabilecek sembollerdir. Öte yandan semboller görüldükleri anda algılanandan fazlasını ifade etmektedirler. Dil, kurum kültürünü yansıtan kelime ve semboller topluluğudur. Dil, her şeyden önce bir iletişim ve anlaşma aracı ve kültürün temel bir öğesidir. Birçok kurumda, çalışanların kullandığı dil kurum kültürünün de aynasıdır. Kurumda kullanılan yazılı ve sözlü dil, bu dil içinde yer alan argo ifadeler, deyimler, şakalar, mecazlar, benzetmeler, sloganlar, selamlaşmalar, sözel semboller arasındadır.

Kurum kültürünün nasıl kazanıldığını ve korunduğunu tartışınız.

Halkla ilişkiler uzmanları, halkla ilişkiler çalışmalarının kime yönelik yapılacağını ne kadar iyi belirlerse hedefe odaklanması ve ulaşması o kadar kolay olur. Kurumlar hedef kitlelerini belirlerken sadece dış hedef kitleyi dikkate almakta ve iç hedef kitle unutulmaktadır. Bu nedenle kurumlarda çalışanların motivasyonu bozulmakta, çalışanlar mutsuz olmakta ve verimlilik düşmektedir. İşte bu ve bunun gibi sorunların önüne geçmek için kurum içi halkla ilişkiler çalışmalarına önem vermek gerekir.

KURUM İÇİ HALKLA İLİŞKİLER

Kurumlar taşıdıkları kurumsal özellikleriyle amaçları ne olursa olsun toplumsal yapının bir parçasıdırlar. Kurumlar yaşamlarını hem kurum içerisinde hem de kurum dışında kurdukları ilişkiler düzeni içerisinde sürdürürler. Bu düzen içerisinde etkili iletişime önem vermek zorundadırlar.

Kurum içi halkla ilişkiler, çalışanların eğitilmesi, kurumsal değerlerin ve kültürün benimsetilmesi ve iş görenlerin kurumsal amaçlar doğrultusunda sosyalleştirilmeleri, şirket faaliyetlerinin iş görenlere tanıtımı, örgüt politika ve stratejilerinin tüm personele benimsetilmesi ve onların desteğinin sağlanması, yatay ve dikey haberleşmenin geliştirilmesi, kurumsal motivasyonun ve iş doyumunun arttırılmasına yönelik katkılar yoluyla verimliliğin teşvik edilmesini sağlayan iletişim biçimidir. Halkla ilişkiler giderek bilgiden çok ilişki yönetimi biçiminde tanımlanmaktadır. Şüphesiz bu tür bir yaklaşım verilecek mesajlarda ve davranışlarda tutarlılığı gerektirmektedir. Çalışanların tercih ettiği kanalı kullanmak, onları dinlemek ve sorularına cevap vermeye hazır olmayı gerektirir. Etkili iletişim programlarında bazı özelliklerden söz etmek mümkündür.

Bunları şu şekilde özetleyebiliriz (Tourish, 1997. s. 112):

- Kıdemli yöneticiler kurumlarında iletişimin çok önemli olduğunun farkındadırlar. Bunun için zaman ayırmaya önem veririler. Bu doğrultuda kendilerini geliştirip hedeflerini daha da genişletirler. Katılımcılık konusunda fikirler ileri sürerek buna teşvik ederler.

- İletişim uygulamaları bir düzen içerisinde gözden geçirilir. Aynı zamanda performansın karşılaştırmasını yapmaya yardımcı olacak sistem geliştirilir.

- Bu düşünceler doğrultusunda yönetici ile çalışanların yüz yüze etkileşimini kolaylaştırmaya yönelik yaratıcı yollar bulunur. Ancak kimi zaman yaratıcı yolların araştırılmasında tutucu davranılarak değişime direnilir.

Kurumsal İletişimde Karşılaşılan Engeller ve Çözüm Yolları

Kurumlarda iletişim ile ilgili çalışmaların başlaması ve teşvik edilmesinde anahtar yöneticilerin elindedir. Aynı zamanda iletişimle ilgili çalışmalarda anahtar bazı kurumlarda yöneticilerde olduğu gibi bazı kurumlarda da bu konudaki engel yöneticiler olabilmektedir. Kurumlarda pek çok konuda olduğu gibi iletişimde de değişim yöneticilerin kılavuzluğunda gerçekleşir. Bu nedenle onların davranışlarındaki değişim son derece önemlidir. Eğer kurumda aşağı, yukarı, yatay, çapraz bilgi akışı zayıf, katılım düşük ve kültür zayıf ve hataları saklama eğiliminde sarsıntılı bir değişim “değişim” için ön koşuldur.

Bu engelleri şöyle açıklayabiliriz (Tourish, 1997. s. 113):
- Kurumdaki birçok bilgi ticari açıdan duyarlı olarak nitelenir. Bunların yayılması kuruma zarar verebilir. Aynı zamanda rakiplerde bu durumdan faydalanabilirler.
- “Genelde örgütlerde iletişim zayıf olabilir. Fakat ben iyi iletişim kurarım ve benim işletmem bu konuda iyidir” düşünce yapısının varlığının kuruma zarar vereceği çok açık bir gerçektir.
- Kurumlar performanslarını detaylı ve objektif biçimde eleştirmeye ihtiyaç duymazlar. Hatta kendi kurumlarının özelliklerine ve yapısına uygun iletişim stratejileri geliştirmek yerine iyi uygulama örneklerini başka yerlerden alıp uygularlar. Halbuki başarılı bir kurum içi iletişim için herhangi bir reçetenin olmadığı ve her kuruluşun koşulları farklı olacağı için o kuruluşa özgü formüllerin geliştirilmesi gerekir.
- Önyargılı bir şekilde yeniliklerin reddedileceği düşüncesiyle cesaretli adım atmaktan kaçınırlar.
- Kurumdaki çalışanlar çoğunlukla katılımdan uzak ve kendilerini kurumda yabancı hissederler. Büyük örgütlerde bu durumun kıdemli yöneticilerin gerektiği kadar iletişim kurmamasına bağlama eğilimi sık rastlanılan bir olaydır. Acaba bu konuda gerçekten bir şey yapabilmek mümkün müdür?

Kurumlarda iletişim açısından oluşturulacak yapılanmada yöneticilerin rolünü tartışınız.