02. Perakende Mağazaların Organizasyonu

Perakende mağazalarının kendilerinden beklenen performansı (müşteri memnuniyeti pazar payı, kârlılık, vb. ) gösterebilmeleri bir ölçüde nasıl organize olduklarına bağlıdır. İşletme düzeyinde ya da mağaza düzeyinde oluşturulacak uygun organizasyon yapıları, işletmelerin faaliyetlerinin daha etkili ve başarılı bir şekilde yürütülmesine, pazardaki rekabetle daha kolay başa çıkılmasına, kaynakların daha verimli kullanılmasına, insan kaynağından en yüksek verimin alınmasına kadar pek çok alanda yarar sağlayacaktır.

Amaçlarımız

Bu üniteyi tamamladıktan sonra;
- Organizasyon kavramının farklı boyutlarını açıklamak,
- Organizasyon sürecini oluşturan aşamaları tanımlamak,
- Organizasyon yapılarını belirleyen unsurları sıralamak,
- Başlıca bölümlendirme ölçütlerini açıklamak ve
- Perakende işletmelerin organizasyon yapılarını değerlendirmek için gerekli bilgi ve becerilere sahip olacaksınız.

Örnek Olay

İşletmemiz büyüyor ancak. . .

1997 yılında Hasan Ser ve üç oğlu Mert, Yusuf ve Ahmet, Ankara’nın bir semtinde bir süpermarket kurdu. Hasan Bey kasada otururken, üç oğlu da satılacak ürünlerin siparişi ve taşınması, raflara yerleştirilmesi, satışı, paketlenmesi, banka işleri, alacaklar ve ödemeler gibi işleri aralarında bölüşmüşlerdi. Kuruluş yerinin iyi seçimi ve müşteriye karşı farklı yaklaşımlarıyla işleri yıllar içinde gelişti ve süpermarketlerini daha büyük bir mağazaya taşındılar, isimlerini de Ser Alışveriş Merkezi olarak belirlediler. İş hacimlerinin artışıyla birlikte, mağazaya yeni ürün grupları eklendi ve beş yeni personel işe başladı.

Alışveriş sektöründeki artan deneyimlerinden cesaret alan Hasan Bey ve üç oğlu, 2002 yılında başka bir semtte bir şube açmaya karar verdi. Yeni şubenin faaliyete geçmesiyle birlikte Ser ailesi, 15 personel istihdam eden bir işletme haline gelmişti. Mağazadaki temel faaliyetler personel arasında paylaştırılmıştı. Ancak iki mağaza arasındaki mesafe ve artan iş hacmi, iş başında geçirdikleri saatlerin daha da artmasına neden olmaktaydı.

Ser ailesi, ticari işlerini farklı sektörlere de girerek büyütmeye karar verdiler. Bir akrabalarının tavsiyesi üzerine dayanıklı tüketim malları satan bir perakende mağazası açtılar. Şimdi her bir kardeş, bir mağazanın yönetim sorumluluğunu almıştı. Mert ve Yusuf iki alışveriş merkezini, Ahmet ise dayanıklı tüketim malları mağazasını yönetmeye başlamıştı. Geçen bir yıl içinde Ahmet’in sorumluluğu altında 10 personel çalışmaktaydı. İlk aylarda yaşanan kargaşa biraz durulmakla birlikte, mağazanın yönetimi konusunda ciddi sıkıntılar yaşanmaya başlamıştı. Her şeyden önce dayanıklı tüketim mallarının pazarı temel tüketim malları pazarından oldukça farklı özellikler gösteriyordu; ürünlerin özellikleri, tedarikçilerle ilişkilerin yürütülmesi, ürünlerin taşınması, pazarlama çabaları oldukça farklıydı. Fiyatları nispeten yüksek, ürün yelpazesi çok geniş, talep esnekliği daha yüksek dayanıklı tüketim ürünlerinin satışı tam bir uzmanlık gerektiriyordu. Bu nedenle yüksek ücretler ödeyerek bu alanda başarılı personel istihdam edilmesi gerekiyordu. Pazara her an yeni ürün çıkıyor ve personelin bu ürünler konusunda eğitilmesi gerekiyordu. Bir yıl öncesine kadar temel tüketim mallarının ticaretiyle uğraşan Ahmet, bu işte başarılı olup olamayacakları konusunda tereddütler yaşamaya başlamıştı.

Anahtar Kavramlar

- Organizasyon
- Organize Etme
- Bölümlendirme
- Yetki ve Sorumluluk
- İş Bölümü
- Uzmanlaşma
- Komuta Birliği
- Kontrol Alanı

İçindekiler

- GİRİŞ
- ORGANİZASYON KAVRAMI
- ORGANİZASYON SÜRECİ
- ORGANİZASYON YAPILARINI BELİRLEYEN ÖGELER
- ORGANİZASYONLARDA BÖLÜMLENDİRME (DEPARTMANLARA AYIRMA)
- PERAKENDE MAĞAZALARIN ORGANİZASYON YAPILARI
- ORGANİZASYONLARDA DOĞRU ÖLÇEKLENDİRME

GİRİŞ

Ürün ve hizmetlerin nihai tüketicilere pazarlanmasına ilişkin faaliyetleri kapsayan perakendecilik, pazarlama sürecinin sona yakın halkalarından biridir. Perakendecilik faaliyetleri sayesinde tüketiciler zaman, yer, sahiplik ve şekil faydası sağlarlar. Hepimiz en azından günlük gereksinimlerimizin karşılanması için perakende mağazaları ziyaret ederiz. Gıdadan giyime, dayanıklı tüketim mallarından her türlü elektronik araç gereç gereksinimimiz perakende işletmeler yoluyla karşılanır. İster bir müşteri isterse işletmenin bir parçası olalım, perakende işletmelerindeki faaliyetlerin belli bir düzene göre yürütüldüğünü gözlemleriz ya da biliriz. Diğer üretim ya da hizmet işletmeleri gibi perakende mağazalarda, kuruluş amaçlarına ulaşabilmek üzere birtakım ilkeler etrafında organize olurlar. Satılmak üzere mağazadaki raflara yerleştirilen ürünlerin satın alınması, fiyatlanması, etiketlenmesi, satış personelinin eğitimi, mağazanın mali kayıtlarının tutulması, personelin bordrolarının tutulması, müşteri ilişkileri, satış sonrası hizmetler, mağaza faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli parasal kaynaklara erişim, vb. etkinlikler bir organizasyon çerçevesinde gerçekleşir.

Bir işletmeye bağlı olarak çalışan departmanlı mağazalar, zincir mağazalar benzer birtakım organizasyon ilke ve uygulamalarıyla faaliyetlerini sürdürürler. Organize olmayan faaliyetlerin başarıya ulaşma şansı yoktur.

Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler ve ülke sınırlarının küreselleşme ile birlikte daha geçirgen bir niteliğe bürünmesi tüketici davranışı ve tercihlerini de etkilemektedir. Ürün ve hizmet seçeneklerinin her geçen gün artması, fiyatların göreceli olarak düşmesi, tüketicilerin eğitim düzeyindeki artış ve ürün ve hizmetlere erişebilirliğin artması tüketici tercihlerinin de hızla değişmesine yol açmaktadır. Bunun yanı sıra artan küresel rekabet perakende işletmelerinin kâr marjını eritmektedir. Böyle bir ortamda işletmelerin amaçlarına ulaşması, hedefledikleri performans seviyelerini yakalamaları, küresel ölçekte rekabet güçlerini artırmaları için, içinde bulundukları koşullara uygun organizasyon yapılarına sahip olmalarına bağlıdır.

ORGANİZASYON KAVRAMI

Organizasyon günlük dilde de sıkça kullandığımız bir sözcüktür ve genellikle birkaç anlamda kullanılır. Birinci anlamı, belli bir amaç doğrultusunda bir takım düzenleme ve faaliyette bulunmak yani organize etmektir (örneğin, bir doğum günü organizasyonu, yarışma organizasyonu). İkinci olarak gerçekleştirilen düzenlemelerden sonra, yani organize etme faaliyetinden sonra ortaya çıkan yapı anlamına gelir (örneğin işletmeler, siyasi partiler). Sözcüğün aynı zamanda ‘bilinçli olarak gerçekleştirilen, bir düzen içeren yapılan’ anlamına da geldiği bilinir (örneğin, organize suç, organize eylem, organize hareket). Bu bölümde organize etme, perakende işletmelerinde organizasyon yapısının oluşturulması anlamında kullanılacaktır.

Organize etme sürecindeki temel faaliyetler ise şunlardır:
- Amaçlara ulaştırıcı faaliyetleri anlamlı ve etkili şekilde gruplamak,
- Bu grupları belirli organizasyon kademe ve mevkileri haline getirmek,
- Personeli bu mevkilere atamak.

ORGANİZASYON SÜRECİ

Organize etme, işletmenin planlama aşamasında belirlemiş olduğu hedeflere ulaşmak üzere uygun bir organizasyon yapısının oluşturulması sürecidir. Planlama işlevinin başarılı bir şekilde uygulanması, organizasyon çalışmalarının başarısında kritik önem taşır. Benzer şekilde, planların uygulamaya konması ve belirlenen amaçlara ulaşılabilmesi için uygun bir çalışma ortamının, çalışma ilişkilerinin kısaca organizasyon yapısının oluşturulması gerekir.

Şekil 2. 1 organizasyon sürecinin temel adımlarını göstermektedir. Organizasyon sürecindeki ilk aşama, planların ve amaçların gözden geçirilmesidir. Bu şekilde hangi işlerin, nasıl ve hangi personel tarafından yapılması gerektiği belirlenerek, bunlara uygun bir yapılanmaya gidilir.

İkinci aşama, işletmenin amaçlarına ulaşmayı sağlayacak faaliyetlerin neler olduğunu kararlaştırmaktır. Ürün ya da hizmet üretimi için gerekli olan temel faaliyetler arasında hammadde, enerji, bilgi gibi girdilerin sağlanması, bunların uygun ortamlarda ürün ve hizmetler gibi çıktılara dönüştürüldüğü dönüşüm süreci, üretilen ürünlerin tüketicilerin ellerine geçmesini sağlayacak dağıtım mekanizması, ürünlerin pazarlanması gibi faaliyetler pek çok işletmede gördüğümüz temel faaliyetlerdendir.

Organizasyon sürecindeki üçüncü aşama faaliyetlerin gruplandırılmasıdır. Böylece işlerin uzmanlaşmaya ve iş bölümüne izin verecek şekilde, bir düzen içinde, daha hızlı, daha etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi sağlanacaktır. Faaliyet grupları, işletmelerdeki departmanları ve daha küçük birimleri ortaya çıkaracaktır. Bunlar arasında üretim, pazarlama, finans, insan kaynakları, halkla ilişkiler, muhasebe gibi bölümler vardır. Küçük işletmelerde bu işlevlerden bazıları personel açığından veya işlerin ölçeğinin küçük olmasından dolayı aynı bölüm altında toplanabilir. Örneğin, insan kaynakları ve finans bölümü genellikle ‘Mali ve İdari İşler’ departmanı olarak karşımıza çıkar.