02. İş Analizi
Bu üniteyi dinle | Künye: 4193 – İnsan Kaynakları Yönetimi | ISBN: 978-975-06-0449-2 | e-Kitap, e-SesliKitapİş analizi, İnsan Kaynakları yönetimiyle ilgili faaliyetlerin neredeyse tümünün temelini oluşturur. İşgücü planlaması, uygun personelin alınması, işi yapması için gerekli eğitimin verilmesi, performansın değerlenmesi, alacağı ücretin adil biçimde belirlenmesi hep iş analizi bilgilerini gerektirir.
Amaçlarımız
Bu üniteyi tamamladıktan sonra,
- İş analizi sürecinde toplanan bilgiler ve kullanım alanları nelerdir?
- İş analizi kimler tarafından yapılır ve nasıl bir süreç izlenir?
- İş analizi bilgilerinin gözlem, mülakat veya anket yoluyla toplanmasının üstünlükleri ve sınırlılıkları nelerdir?
- “İş envanterleri” nasıl bir iş analizi tekniğidir?
- “Durum analizi” tekniğinin özellikleri nelerdir?
- “Fonksiyonel iş analizi” nasıl bir tekniktir?
- “Kritik olay” tekniği işi hangi yönleriyle analiz eder?
- İş analizi bilgileri nasıl düzenlenir?
- “İş tanımı formu” ve “iş gerekleri formu” hangi bilgileri içerir? sorularına yanıt verebilecek gerekli bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz.
Örnek Olay
LAURIE NICHOLS’IN FİRMASI
Metal parçaları üreten bir firma, son beş yılda önemli ölçüde büyüme göstermiştir. Laurie Nichols işe iki işçi ve 20. 000 dolarlık satış hacmiyle başlamıştır. Bugün çalışan işçi sayısı 65 ve bu yıl beklenen satış hacmi 1. 250. 000 dolardır. İlk yıllarda her işçiden ne beklendiği açıktı. Herkes her şeyi yapmayı bilirdi ve zaten onlardan beklenen de buydu. Ancak bugün durum farklıdır ve Bayan Nichols her işçiye yerine getirmesi gereken görevleri açıkça belirten birer yönerge göndermesi gerektiğinin farkındadır.
Üstelik ne iş yapacağı tam olarak bilinmeden işe eleman almak da giderek zorlaşmaktadır. Adaylar işte kendilerini hangi görevlerin beklediği hakkında hiç bilgi sahibi olmadan firmaya katılmada isteksizlik göstermektedirler. Öte yandan adayların o işyerinde ne yapacakları ayrıntılarıyla bilinmeden, onların hangi nitelikleri taşımaları gerektiği de bilinememektedir.
Bayan Nichols firması için iş tanımları ve iş gerekleri hazırlamaya karar verir. Bu formların; personel arasında ortaya çıkan sorumluluklarla ilgili anlaşmazlıkları ortadan kaldıracağına, yapılacak işin organize edilmesini kolaylaştıracağına, personel adaylarının başvurdukları işin görevlerine ilişkin bilgi edinmelerini sağlayacağına ve seçim kararlarının daha isabetli olmasına yarayacağına inanmaktadır.
Küçük işletmelerle çalışan bir danışman ona, karar alması gereken bir dizi konu sıralar. Bunların başında; gerekli bilgileri toplayıp iş tanımları ve iş gerekleri yazmaktan kimin sorumlu olacağı (Laurie Nichols mı, bir danışman mı, gözetimciler mi yoksa işi yapmakta olan işçiler mi) , bilgilerin ne yolla toplanacağı (gözlem mi, anket mi, mülakat mı) , iş tanımları ve iş gereklerinde ne derece ayrıntılara inileceği gelmektedir.
Kaynak: T. L. Leap&M. D. Crino (1989) . Personnel/Human Resource Management. New York: Macmillan Pub. Com. , 152.
Anahtar Kavramlar
- İş Analizi
- İş Envanterleri
- Durum Analizi Anketi
- Fonksiyonel İş Analizi
- Kritik Olay Tekniği
- İş Tanımları
- İş Gerekleri
İçindekiler
- GİRİŞ
- İŞ ANALİZİ SÜRECİNDE TOPLANAN BİLGİLER VE KULLANIM ALANLARI
- İŞ ANALİSTLERİNİN SEÇİMİ VE İŞ ANALİZİ SÜRECİ
- BİLGİ TOPLAMA AŞAMASINDA KULLANILAN YÖNTEMLER
- İŞ ANALİZİ AŞAMASINDA KULLANILAN TEKNİKLER
- İŞ ANALİZİ BİLGİLERİNİN DÜZENLENMESİ
GİRİŞ
Çalışma yaşamında pek çok sorunun temelinde insan kaynaklarının doğru kullanılmaması yatar. Bazen personelin hangi niteliklere sahip olması gerektiği belirlenmeden işe alındığı görülür. Bunun nedeni söz konusu işin ne tür nitelikler gerektirdiğinin bilinmemesidir. Bazı organizasyon yapılarında bir başka bölümle bağlantılı olan işin ilgisiz bir birim altında bulunması mümkündür. Personelin eğitilmesi gerektiği düşünülse de ihtiyaç duyduğu bilgilerin neler olduğu tam olarak bilinemeyebilir. Esas olarak neyi, ne kadar süre içinde, nasıl yapması gerektiği bilinmediği için personelin performansının da ancak bazı sübjektif ölçütlere göre değerlenmesi söz konusu olabilir.
Bütün bu sorunların çözümünde ilk adım işletmedeki işlerin tek tek ele alınıp, özelliklerinin, birbirleriyle ve bütünle (işletmenin temel faaliyetiyle) olan ilişkilerinin belirlenmesidir. İş analizi, belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp incelenmesi sürecidir. Bu incelemenin kapsamında; işte kullanılan araç gerece, yapılan işlemlere, işin içerdiği tehlikelere, gerektirdiği yetenek ve öğrenim düzeyine, işin fiziksel ve sosyal çevre koşullarına ilişkin bilgiler yer alır.
İşletmelerde iş analizleri insan kaynakları bölümlerinde istihdam edilmiş veya işletme dışından, danışmanlık firmalarından sağlanan iş analistleri tarafından yapılır. İş analistleri, araştırma yöntemleri, objektif ölçme teknikleri konusunda gerekli eğitimi almış uzmanlar olmalıdır. İş analisti, bir işi yıllardır yapmakta olan personelden ve onların gözetimcilerinden gözlem, mülakat, anket gibi yollarla edindiği bilgileri kendi uzmanlık bilgileriyle birleştirerek iş analizi yapar.
İŞ ANALİZİ SÜRECİNDE TOPLANAN BİLGİLER VE KULLANIM ALANLARI
İş analizi sürecinde, incelenen işin çeşitli boyutlarına ilişkin bilgiler elde edilir ve bu bilgiler işletme içinde çeşitli amaçlara hizmet etmek üzere birçok alanda kullanılır.
İş Analizi Sürecinde Toplanan Bilgiler
İş analizi sürecinde, incelenen işte personelin işlevinin ne olduğuna, hangi yöntem ve tekniklerin uygulandığına, ne tür araç gereç ve makinaların kullanıldığına, ne tür ve ne düzeyde yetenek, bilgi ve deneyim gerektiğine, hangi mal ve hizmetlerin üretilip ortaya çıktığına ve söz konusu işin fiziksel ve sosyal çevre koşullarına ilişkin bilgiler toplanır.
İş Analizi Bilgilerinin Kullanım Alanları
Elde edildikten sonra iş tanımları ve iş gerekleri haline getirilen iş analizi bilgileri, işletme içinde aşağıdaki alanlarda kullanılır:
- Örgüt yapısının oluşturulması.
İş analizi bilgileri, örgüt yapısı oluşturulurken alınan örgütsel kararlar için temel teşkil eder. (Örneğin benzer veya birbirine bağlı işler aynı . örgütsel birim altında toplanır. )
- İş ve araç gereç dizaynı.
İş analizi bilgileri, personelin çalışma isteğini ve performansını arttırmak amacıyla iş dizaynında işin basitleştirilmesi veya geliştirilmesi şeklinde değişikliklere gidilmesi gereğini ortaya koyabilir. Bu bilgiler, personelin daha kısa sürede, daha az yorularak ve daha güvenli olarak çalışmasını sağlamak bakımından önem taşıyan araç gereç dizaynında da yol gösterci olur. (Örneğin torna tezgahında çalışan bir işçi materyali alıp getirmek için her seferinde makineden ayrılıp 10 metre yürümek zorunda kalıyorsa, bu iş analizi ile saptanabilir. Böylece zaman ve emek sarfiyatı azaltılabilir) . İş analizi, ileri derecede bölümlenmiş ve standartlaştırılmış işler için zaman-hareket etüdü işlevi görür.
- Personel seçimi.
İş analizi ile elde edilen bilgiler personel seçiminde ölçüt olarak kullanılır. (İş için başvuran adayların o işte başarıyla ve tatmin duyarak çalışabilmeleri için ne düzeyde bilgi ve eğitime, ne tür kişilik özelliklerine sahip olmaları gerektiğini ortaya koyar. )
- Personel eğitimi
İş analizi, eğitim programları düzenlenirken ihtiyaç duyulan, işin ne tür ve hangi düzeyde bilgi gerektirdiği, yapılmasındaki işlem basamaklarının neler olduğu gibi konularda ön bilgi sağlar.
- Performans değerleme.
Çalışanların işlerini ne derece başarıyla yerine getirdiklerinin belirlenmesi süreci de iş analizi bilgilerini gerektirir. (Personelin, işinin ne kadarını ne derece yerine getirebildiğini saptamak için, öncelikle işinin neyi gerektirdiğini bilmeye ihtiyaç vardır. )
- İşgücü planlaması.
İş analizi bilgileri, boşalan işlerde çalıştırılmak üzere işletme içinden veya dışından eleman almak için bilinmesi gerekli olan işgücü niteliklerini ortaya koyar.
- Ücret yönetimi.
İş analizi bilgileri, personele yaptığı işin karşılığını adil biçimde verecek bir ücret sistemi geliştirilmesine yönelik çabalara işlerin birbirine göre olan önem derecelerini, gerektirdikleri personel niteliklerini ortaya koyarak katkıda bulunur.
- Belirsizlikten kaynaklanan sorunların azaltılması.
İş analizi bilgileri, personelin işine ilişkin olarak kendisinin ve örgütteki diğer çalışanların yaşadıkları belirsizlikleri azaltır. İş analizleri sonunda hazırlanan iş tanımı ve iş gerekleri formlarını gören personel, kendisinden neyin beklenip neyin beklenmediğini, bekleneni ne şekilde yerine getirmesi gerektiğini, kendi yaptığı işin diğerlerinin yaptıklarından farkını ve örgütteki diğer işler arasındaki yerini bilebilir. Örgütteki diğer çalışanlar da ondan neleri yapmasını bekleyip neleri yapmasını bekleyemeyeceklerini bu yolla öğrenebilirler.
İş analizi bilgileri hangi görevlerin hangi işi yerine getirenin sorumluluğunda olduğunu kesin olarak ortaya koyar. İş analizi bilgileri, başta İnsan Kaynakları Bölümü olmak üzere tüm bölüm yöneticileri, yetkili sendika yöneticileri ve temsilcileri ve personelin kendisi tarafından kullanılır. Şekil 2. 1′de iş analizinin diğer personel işlevleri ile olan bağlantısı gösterilmektedir:
İş analizi ile belirlenen işin kapsamı ve sınırlarının personele iletilmediği bir işletmede, bundan dolayı ne tür sorunlar yaşanır?
İŞ ANALİSTLERİNİN SEÇİMİ VE İŞ ANALİZİ SÜRECİ
İş analizi, fiilen çalışan işçilerin iş başındaki çalışma davranışlarının objektif olarak ölçümüne dayalı olarak yapılmalıdır. Bu nedenle sürecin her aşamasına, özellikle de iş analistlerinin seçimine gereken önem verilmelidir.
İş Analistlerinin Seçimi
İş analistleri; temel araştırma yöntemlerine ilişkin eğitim almış, objektif ölçme teknikleri konusunda uzman, iş analizi teknikleri konusunda deneyimli ve eğitimli kişiler olmalıdırlar (Riggio, 2000) . İş analizi en doğru biçimde, işletme- içi uzmanlar veya danışmanlık şirketleri yoluyla ulaşılan işletme-dışı uzman danışmanlar tarafından yapılır. Analistler işle ilgili bilgileri, mülakat veya anket yöntemleri kullanarak işi yapan işçinin kendisinden veya gözetimcisinden sağlayabilir veya gözlem yaparak elde edebilirler.
İş Analizi Süreci
İşletmelerde iş analizi süreci İnsan Kaynakları Bölümü’nün sorumluluğu altında yürütülür ve başlıca altı aşamadan oluşur. Bunlar şöyle sıralanabilir:
1) Analiz edilecek işlerin belirlenmesi
2) İş analizi amacının saptanması
3) Analistlerin seçilmesi
4) Bilgi toplama yönteminin belirlenmesi
5) İhtiyaç duyulan bilginin toplanması
6) Toplanan bilginin analizi
Öncelikle örgütteki tüm işlerin belirlenmesi için maaş bordroları, örgüt şeması, eski iş tanımları incelenir; gerekirse yöneticilerden bilgi alınır(Can vd. , 1998) . İş analizinin amacı, kullanılacağı alana göre değişir. İş analizi, işin çok ayrıntılı olarak incelenmesine fırsat veren bir teknikle yapıldıysa, personel seçiminin yanı sıra performans değerleme, personel eğitimi gibi başka birçok amaç için de kullanılabilir. (Bu konu İş Analizi Teknikleri başlığı altında ele alınacaktır. )
İş analizinde kullanılacak bilgileri toplamada hangi yöntemin (gözlem, mülakat, anket. . . ) uygun olacağı; işin özellikleri, analiz için gerekli bilginin düzeyi, hangi analiz tekniğinin uygulanacak olduğu gibi faktörlere bağlıdır. Çoğu kez birkaç yöntem birlikte kullanılır. Analistler örgüt içinden veya dışından seçilebilir. Dışarıdan gelen uzmanların konuya daha objektif bakacakları düşünülerek bunun maliyetine katlanmak daha doğru olabilir.
İş analistleri, topladıkları bilgileri; birtakım spesifik, standart teknikler uygulayarak işin gerekleri, işi yapacak personelin sahip olması gereken nitelikler, işin çevre koşulları cinsinden yaptıkları bir sınıflamaya göre analiz ederler. Böylece her işin gerektirdiği personel nitelikleri ayrıntılı olarak ortaya çıkar, işlerin birbiriyle karşılaştırılması olanağı doğar. İş analizi tamamlandıktan sonra, işlere ilişkin bilgiler yöneticilerin günlük kullanımına uygun olmayacak kadar kapsamlı ve ayrıntılı olduğundan, ayrıca her iş hakkında yöneticilerin kullanımına hazır özet tabloların (iş tanımları ve iş gerekleri) hazırlanması gerekir.
BİLGİ TOPLAMA AŞAMASINDA KULLANILAN YÖNTEMLER
İş analizi için gerekli bilgiler, iş analistleri tarafından gözlem, görüşme, anket gibi yöntemlerden biri ya da birkaçı kullanılarak elde edilir. Bu yollarla edinilen işle ilgili bilgiler, iş analisti tarafından işletmedeki işlerin tek tek analizinde kullanılır.
Gözlem
Gözlem, iş analistinin personeli işini yaparken müdahalede bulunmadan izleyip, gördüklerini kaydetmesi şeklinde uygulanır. Bu yolla sağlanacak bilgiler, gözlem süresince olan personel faaliyetleriyle sınırlıdır. Ayrıca personelin gözlendiğini fark etmemesi çok önemlidir. Aksi takdirde çalışma temposunu arttırmak, işini daha güç gösterecek davranışlarda bulunmak vb. şekillerde analisti yanıltabilir. Katılımlı gözlem yoluyla bilgi toplamada personelin kendini baskı altında hissetmesi, işin aksaması mümkün olduğu için analistin kendisi ortamda görünmeden gözlem yapması daha uygun olur. Gözlem işin fiziksel çevre koşullarının (sıcaklık, ışıklandırma, gürültü gibi) anlaşılmasında diğer yöntemlerden üstündür. Özellikle elle yapılan, tekrarlanan veya faaliyetlerin kolaylıkla görülebildiği diğer işler için uygundur (Riggio, 2000) .
Mülakat
Mülakat (görüşme) , yüz yüze ve sözel iletişim yoluyla bilgi sağlama yöntemidir. Yöneltilecek sorular görüşmeci (analist) ile bilgi aktaran kişi (personel veya gözetimci) arasında, işin onların uygun gördükleri yönlerine çekilerek serbestçe oluşabileceği gibi, analist tarafından önceden önemi ve gereği düşünülerek belirlenmiş ve sınırlanmış olabilir. Birinci şekilde gerçekleşene “serbest mülakat”, ikincisine ise “yapılandırılmış mülakat denir. “Serbest mülakat” işin abartılması, bütününün gözden kaçması gibi sakıncalar içerir. “Yapılandırmış mülakat” önceden belirlenmiş sorularla sınırlı olmakla birlikte, “serbest mülakat”a göre daha objektif bir tekniktir. Gözlem ve mülakat yöntemleri, benzer işlerin birbirlerinden yoğunluk bakımından farklarını ortaya koymada, yüksek ve düşük performansı birbirinden ayıracak ölçütler belirlemede yetersiz kalır. Daha çok diğer iş analizi teknikleri yardımıyla analiz edilmek üzere işe ilişkin bilgi toplamaya yarar.
Anket
Anketin yapılandırılmış mülakattan farkı, formdaki sorulara verilen cevapların görüşmeci (analist) tarafından değil, işi bizzat yapan personel veya gözetimcisi tarafından işaretlenmesidir. Örneğin personelin işinde, anket formunda liste olarak sunulmuş olan görevlerden hangilerini yaptığının işaretlenmesi istenebilir. Anketin en önemli sınırlılığı, içerdiği sorular ve seçenekler dışındaki ayrıntılı bilgilere ulaştırmamasıdır. Bu bakımdan diğer yöntemlerle birlikte kullanılmalıdır. Anket özellikle kısa sürede çok sayıda kişiden bilgi alınmasına olanak verdiği, zaman ve maliyet tasarrufu sağladığı için tercih edilir. İş analizi tekniklerinin çoğunda bilgiler anket yoluyla elde edilir. İş analizi için bilgi toplamada ayrıca, bir işe ilişkin olarak işletmede yapılmış eski iş analizi kayıtlarına veya başka işletmelerin aynı işle ilgili bilgilerine başvurulabilir.
Bir iş analizi tekniğinin “çok amaçlı” olması ne anlama gelir?
İŞ ANALİZİ AŞAMASINDA KULLANILAN TEKNİKLER
Gözlem, mülakat ve anket yöntemlerinden biri kullanılarak elde edilen işle ilgili bilgiler iş analizi tekniklerinden biri uygulanarak analize edilir. İş analizi tekniklerinden bazıları belirli bir mesleki alan için uygulanmakla sınırlı olan, sadece o alandaki işlerin içerdiği görevleri ve gerektirdiği personel niteliklerini ortaya koyan tekniklerdir. Diğer teknikler ise her alandaki her tür işin analizinde kullanılmaya hazır formlar halindedir. Aşağıda bu teknikler üstünlükleri ve sınırlılıklarıyla tek tek ele alınmaktadır.
İş Envanterleri
Bu teknik bir alandaki işlere ilişkin tüm görevleri içerdiğinden özellikle “iş tanımları”nın hazırlanmasında yarar sağlar. (Porteous, 1997) . Bir mesleki alanda yerine getirilen işlerin gerektirdiği görevler sıralanarak personelin bunların içinden kendisinin yapmakta olduklarını; yapma sıklığına, yaparken harcanan süreye, önemine, güçlüğüne veya öğrenmek için gerekli süreye göre derecelendirmesi istenir. Örneğin, Tablo 2. 1′de prefabrik betonarme imalatı alanındaki demir işi ve kalıp beton işinin içerdikleri görevler sıralanmıştır. Personelden bu görevler arasından kendi yaptıklarını süreleriyle belirtmesi istenerek ve yöneticiden bilgi alınarak, bir iş envanteri hazırlanabilir.
Örneğe göre demir işinde çalışan işçiler projeye göre bağlama görevi yaptıklarını; 40 kg. demiri 1 kişinin 1, 5 saatte bağlayabileceğini söylüyorlar ve yönetici de bunu onaylıyorsa, bu görevin demir çubukların bükülmesi görevine göre iki kat fazla vakit aldığı anlaşılır. Aynı zamanda bu süre içinde bu görevi tamamlayamayan başarısız sayılır. İşe eleman alırken saat tutup bu görevler yaptırılabilir.
Bu teknik, çok ayrıntılı olduğu için, işteki düşük ve yüksek performansı birbirinden ayırmaya yarayan ölçütleri ortaya koyar. Özellikle ileri derecede bölümlenmiş, standartlaştırılmış işler için kullanılması uygundur. İşin görevlerinin sırasıyla, ayrıntılarıyla ve aldığı sürelerle belirtilmiş olması, bu tekniği bir zaman-hareket etüdü haline getirir. Personel seçiminde, performans değerlemede, işgören eğitiminde, iş ve araç-gereç dizaynında yararlanılabileceği için çok amaçlı bir tekniktir. Bir mesleki alandaki işlerin görevlerini kapsadığı için, hangi mesleki alan için geliştirilmişse ancak o alan için kullanılabilir. Teknolojik yenilikler ve iş dizaynındaki değişiklikler sonrasında yeniden hazırlanır.
İş envanterleri neden zaman-hareket etüdü niteliğindedir?
Durum Analizi
Durum analizi tekniği, işin içeriği ve gerektirdiği personel özelliklerine ilişkin sorular içeren bir anket formu kullanılarak yapılır. Durum Analizi anketinin çok geniş bir kullanım alanı vardır. Çeşitli mesleki alanlardaki her işin analizinde kullanılabilir; farklı işletmelerdeki işlerin birbiriyle karşılaştırılmasına imkan verir. Her an kullanıma hazır bulunan bir ankettir. 6 bölüme ayrılmış 182 iş gereğinden oluşur. Şekil 2. 2′de bu 6 bölüm sıralanarak 1′nci bölüme giren iş gereklerinden bir kısmı örnek verilmiştir.
Durum analizi anketi ile şu sorulara cevap alınabilir:
- Yapılacak işle ilgili bilgiler personele ne şekilde gelir?
- Personel bu bilgileri kullanarak ne yapar?
- Sonuçları diğer birimlere ne şekilde aktarır?
- Diğer insanlarla ilişkileri hangi yolla olur?
- İşin fiziksel koşulları (gürültü, sıcaklık. . . ) ve içerik özellikleri (yaratıcılık gerektirme, monotonluk, tehlike . . . ) nelerdir?
Söz konusu 6 kategorinin her birinden, analiz edilecek işle ilgili olan iş gerekleri, personelin kendisi, bir üst yöneticisi veya uzman iş analisti tarafından belirlenir ve ağırlıklar verilerek sıralanır. Anketin uzman iş analisti tarafından doldurulması daha doğru sonuçlar vermektedir. (Riggio, 2000) .
Bu teknikle yapılan iş analizi çok amaçlıdır. Personel seçimi, personel eğitimi, işin tehlikesinin saptanması, iş dizaynı gibi işlevlerin birçoğu için temel oluşturabilir. Ayrıca çeşitli işlerin birbirlerine göre kapsam ve önemlerini belirler. Ancak geniş uygulama alanlı, genel bir teknik olduğu için ayrıntılara inemez. Bu teknikle bir işteki düşük performans ile yüksek performansın neler olabileceği konusunda bilgi edinilemez. Örneğin, bir elemanın işi gereği insanlara danışmanlık yapması gerektiğini bilebiliriz ama bunu nasıl yaparsa başarılı, nasıl yaparsa başarısız sayılacağını bilemeyiz.
Durum analizi anketi aynı işi yapanlar arasında hangisinin daha başarılı sayılacağına ilişkin ölçütler içerir mi?
Fonksiyonel İş Analizi
Bu teknik; işleri gerektirdikleri personel fonksiyonları cinsinden inceler. Personel fonksiyonları, işi yapanın; bilgilerle, insanlarla ve araç gereçle ilişkilerini belirleyen faaliyetlerdir. Tablo 2. 2′de ABD İşe Alma Servisi’nce geliştirilip (1982) kullanılan personel fonksiyonları listesi’nden bir örnek görülmektedir.
Fonksiyonel İş Analizi Tekniği ile her iş, hem personelin bilgi ve araç gereç kullanımı, hem de diğer insanlarla olan ilişkileri yönünden incelenir. İşlerin birbirlerine göre önem ve kapsamları ortaya çıkar. Ancak bu teknik genel kullanımlı olduğu için yüksek ve düşük performansı birbirinden ayıracak ölçütler ortaya koymaz. Uygulama alanı geniş ve çok amaçlı bir tekniktir. Fonksiyonel iş analizi için gerekli bilgiler anketin yanısıra gözlem veya mülakat yoluyla da elde edilebilir.
Bir iş analizi tekniğinin her iş için kullanılabilen, genel nitelik taşımasının olumlu ve olumsuz yönleri neler olabilir?
Kritik Olay Tekniği
Kritik Olay Tekniğinde, belirli bir işte çalışan personelin ve bağlı oldukları ilk yöneticinin şahit oldukları, işle ilgili olumlu veya olumsuz sonuç veren personel davranışları kaydedilir. Bunlar işin gerektirdiği genel davranışlar değil, duruma özgü, somut davranışlardır. Daha sonra bu davranışlar anlamlı cümleler halinde ifade edilerek, bu iş hakkında bilgi sahibi olan tarafsız bilirkişilerin değerlemesine sunulabilir. Bilirkişiler puanlı bir ölçek üzerinde, bu davranışın o iş için ne derece istenen davranışlar olduklarını belirleyebilirler. Tablo 2. 3′de buna ilişkin bir örnek verilmektedir.
Yukarıda A cümlesiyle ifade edilen davranışın 15 bilirkişinin tamamı tarafından istenen davranış olarak değerlendiği; B cümlesiyle ifade edilen davranışın ise bilirkişinin çoğunluğu (12 kişi) tarafından düşük puanlandırıldığı görülmektedir. Demek ki bu işte makine arızalandığı zaman uygun görülen personel davranışı, Bakım-Onarım servisine haber verip beklemektir. Bu; söz konusu işte önemli görülüp kaydedilen bir durum olduğu için, personel seçimi sırasında adayla yapılan görüşmelerde, yeni personelin eğitiminde, performans değerlemede bir ölçüt sayılabilir.
İkinci bir örnek olarak, bir özel dershanede olumlu ve olumsuz sonuç veren öğretmen davranışlarının gözlenip, soruşturulup kaydedildiğini düşünelim. Diyelim ki öğretmenin “müfredatın ÖSS’ye kadar tamamlanabilmesi için öğrencilerin soru sorup zaman kaybetmelerine fırsat vermemesi” dershane yönetimi tarafından başarısızlığa götüren davranış olarak belirlenmiştir. Bunun nedeni, öğrencileri soru sormaya teşvik eden, konuların hepsi yetişmese de anlatılanın tam anlamıyla öğrenilmesine çalışan öğretmenlerin sınıflarının daha başarılı olduğunu saptamış olmalarıdır. O halde bu işyerinde bir öğretmenin öğrencileri soru sormaya teşvik etmesi, başarıya giden yolda kritik önem taşıyan bir davranıştır. Yeni bir öğretmen işe alınırken, sağlaması gereken asgari koşulların (üniversite diploması, pedagojik formasyon, deneyim. . . ) yanısıra bu konuda nasıl bir tutum izleyeceğinin önceden belirlenmesine önem verilir. Öğretmenler dershane içinde eğitilirken, performansları değerlenirken bu nokta gözönünde tutulur.
Bu teknik personel seçimi, personel eğitimi ve performans değerlemede kullanılabilen çok amaçlı bir tekniktir. Genellikle standardize edilemeyen, esnek işlerin analizinde kullanılabilir. Bir işteki yüksek performansla düşük performansı birbirinden ayıran boyutları içerecek kadar ayrıntılıdır.
İş envanterleri ile kritik olay tekniğinin ortak ve farklı özellikleri nelerdir?
İŞ ANALİZİ BİLGİLERİNİN DÜZENLENMESİ
İş analizi sonucu elde edilen ayrıntılı bilgilerin yöneticilerin kullanımına hazır hale getirilmesi için yeniden düzenlenmesi gerekir. Bu düzenlemeler sonucunda da işletmelerde tablolar halinde iş tanımları ve iş gerekleri oluşturulur.
İş Tanımları
İş tanımları, iş analizlerinin ayıklanmış, özlü bilgilerinden oluşur. Bu nedenle okunması ve algılanması kolay olur. Yöneticilerin ve personelin kolaylıkla yararlanabileceği şekildedir. Her işletmenin kendine göre hazırladığı iş tanım formları; işin kimliği, özeti, içerdiği görevler ve çalışma koşulları bölümlerinden oluşur. “İşin kimliği” bölümünde işin adı, kodu, bölümü ve işi yapan kişinin bağlı olduğu ilk yöneticinin kimlikleri yer alır. (Bu bölümde iş tanımının yapıldığı tarih ve iş değerlemesinde kullanılmak üzere işin diğer işlere göre önemini gösteren “işin düzeyi” hanesi de yer alır) . Tablo 2. 4′de bir iş tanımı formu örneği görülmektedir.
“İşin özeti” kısmında işin ne olduğu, nasıl ve niçin yapıldığı kısaca açıklanır. “İşin içerdiği görevler” bölümünde; işin aşamaları, gerekleri ve kapsadığı sorumluluklar ortaya konur. “Çalışma koşulları” kısmında ise işin fiziksel çevre özellikleri, içerdiği tehlikeler, çalışma saatleri, vb. belirtilir. İş tanımı, işi bir bütün olarak ele alır.
İş analizinin “iş tanımı” şeklinde düzenlenmiş hali özellikle işin örgüt yapısı içindeki yeri, diğer işlere göre önemi, amacı, aşamaları, sınırları, görev ve sorumlulukları, kime bağlı olduğu, nasıl bir ortamda ve hangi zaman diliminde yapıldığı konusunda yöneticilere bilgi verir. Ayrıca personelin bu konuda bilinçlenmesini sağlar. İş analizinin kullanılma amaçları iş tanımları için de geçerlidir. (bkz. iş analizlerinin kullanılma alanları) .
İş tanımlarında geçen, “işin fiziksel çevre özellikleri” nelerdir?
İş Gerekleri
İş gerekleri de iş analizi bilgilerinden türetilir. Ancak iş tanımları gibi genel ve işin bütününü kapsar nitelikte değildir. Özellikle işin yerine getirilebilmesi için personelin taşıması gereken nitelikleri ortaya koyar. Bunlar; eğitim düzeyi, deneyim, zihinsel, fiziksel, davranışsal, hatta duygusal özelliklerdir. İş gerekleri formunun hazırlanmasıyla, personel seçimi sırasında adaylarda hangi özelliklerin aranacağına, personel eğitiminde çalışanlara hangi konularda eğitim verileceğine ilişkin iş analizi bilgileri belli bir format altında düzenlenmiş olur. Dolayısıyla iş gerekleri formu, personel seçimi ve eğitimi işlevlerinde kullanılır.
Bir iş gerekleri formunda işin gerektirdiği personel özelliklerine ek olarak iş tanımında yer alan işin kimliği ve çalışma koşulları bölümleri de bulunur. Tablo 2. 5′de bir iş gerekleri formu örneği görülmektedir.
Teknolojik yenilikler, işletme personelinin işe ilişkin tutum ve güdüleri üzerine yapılan araştırmalar, performans değerlemeleri zaman zaman işin kapsamında, yapılış biçiminde, örgüt yapısındaki içindeki yerinde, iş dizaynında (işin basitleştirilmesi, genişletilmesi, zenginleştirilmesi gibi) bazı değişikliklere gidilmesini gerektirir. Bu vb nedenlerle bir işin tekniğinde, görevlerinde, yetki ve sorumluluklarında, gerekliliklerinde, çalışma koşullarında değişiklikler yapılır. Bu değişikliklerin iş analizlerine yansıması, dolayısıyla iş tanımı ve iş gerekleri formlarının buna göre güncelleştirilmesi gerekir.
Personel bulmak üzere işletme tarafından verilen bir ilanda “iş tanımı” ve “iş gerekleri”nin yer alması başvurmayı düşünen adaylar için ne yarar sağlar?
Özet
İş analizi nedir?
- İş analizi belirli bir işin en küçük parçalarıyla ayrıntılı olarak tanımlanıp incelenmesi sürecidir.
İş analizinde ne tür bilgiler toplanır ve hangi alanlarda kullanılır?
- İş analizinde işin niteliğine, ne tür bir ortamda ve nasıl yapıldığına, gerektirdiği bilgi, yetenek gibi personel özelliklerine, kullanılan araç gerece, üretilen mal ve hizmete ilişkin bilgiler toplanır. İş analizi bilgileri; örgüt yapısının oluşturulması, iş ve araç gereç dizaynı, işgücü planlaması, personel seçimi, personel eğitimi, performans değerlemesi, ücret yönetimi, işin görevlerine ilişkin belirsizliklerin azaltılması gibi alanlarda kullanılır.
İş analizi kimler tarafından yapılır ve nasıl bir süreç izlenir?
- İş analizi, araştırma yöntemleri ve objektif ölçme değerleme teknikleri konusunda uzmanlaşmış iş analistleri tarafından yapılır. İş analizi süreci; işlerin belirlenmesi, analiz amaçlarının saptanması, analistlerin seçilmesi, bilgi toplama yönteminin belirlenmesi, ihtiyaç duyulan bilginin toplanması ve toplanan bilginin analizi aşamalarından oluşur.
Bilgi toplama yöntemi olarak “gözlem”in üstünlükleri ve sınırlılıkları nelerdir?
- İş analizine ilişkin bilgi toplama yöntemi olarak “gözlem”, işin özellikle fiziksel çevre koşullarının analist tarafından yerinde saptanması açısından diğer yöntemlerden üstündür. Ancak gözlem yoluyla edinilen bilgiler, gözlem süresince gerçekleşen personel davranışlarıyla sınırlıdır.
Bilgi toplama yöntemi olarak “mülakat”ın üstünlükleri ve sınırlılıkları nelerdir?
- İş analizine ilişkin bilgi toplama yöntemi olarak serbest mülakat kullanılması daha geniş kapsamlı bilgi alınmasına yaramakla birlikte gereksiz ayrıntıların abartılıp işin bütününün gözden kaçmasına yol açabilir. Yapılandırılmış mülakat yoluyla daha sınırlı ancak daha standart bilgiler alınabilir.
Bilgi toplama yöntemi olarak “anket”in üstünlükleri ve sınırlılıkları nelerdir?
- İş analizine ilişkin bilgi toplama yöntemi olarak anketin, kısa sürede çok sayıda kişiye uygulanabilme, zaman ve maliyet tasarrufu sağlama gibi yararlarının yanı sıra, elde edilecek bilginin içerdiği sorularla sınırlı olması, deneklerin yanıltıcı cevap verme olasılığı gibi sakıncaları vardır.
İş analizi tekniklerinden “iş envanterleri”nin üstünlükleri ve sınırlıkları nelerdir?
- İş envanterleri çok ayrıntılı olduğu için bir işteki düşük ve yüksek performansı birbirinden ayırmaya yarayan ölçütleri ortaya koyar. Ancak ileri derecede bölümlendirilmiş, standartlaştırılmış işler ve kullanılmak üzere geliştirildiği mesleki alan dışında uygulanamaz.
İş analizi tekniklerinden “durum analizi anketi”nin üstünlükleri ve sınırlılıkları nelerdir?
- Durum analizi anketi işi girdiler, süreç, çıktılar ve çevre koşulları açısından inceler. Çeşitli mesleki alanlardaki her işin analizinde kullanılmaya hazır durumdadır. Ancak genel bir teknik olduğu için bir işteki düşük performansla yüksek performansın neler olabileceği konusunda bilgi vermez.
İş analizi tekniklerinden “fonksiyonel iş analizi”nin üstünlükleri ve sınırlılıkları nelerdir?
- Fonksiyonel iş analizi, işi bilgi, araç gereç kullanımı ve diğer insanlarla ilişkiler yönünden inceler. Durum analizi anketi gibi çeşitli mesleki alanlardan her işin analizinde kullanılmaya hazırdır. Yine ayrıntılara inmeyen, genel bir teknik olduğu için bir işteki bireysel performans farklılıklarını ortaya çıkaran ölçütler içermez.
“Kritik olay tekniği”nin üstünlükleri ve sınırlılıkları nelerdir?
- Kritik olay tekniği, bir işteki başarılı ve başarısız davranışların neler olduğunun saptanmasına yarar. İşin gerektirdiği genel davranışlar yerine belirli, önemli durumlarda yapılması ve yapılmaması gerekenleri ortaya koyar. Bu teknik ancak daha çok standardize edilemeyen, esnek işlerin analizinde kullanılır.
“İş tanımları”nın içeriği nedir?
- İş tanımları; işin örgüt yapısı içindeki yeri, diğer işlere göre önemi, amacı, sınırları, aşamaları, görev ve sorumlulukları, kime bağlı olduğunu, nasıl bir ortamda ve hangi zaman diliminde yerine getirildiği konusunda yöneticilere ve personele bilgi verir.
“İş gerekleri”nin içeriği nedir?
- “İş gerekleri” işin yerine getirilebilmesi için personelin taşıması gereken nitelikleri ortaya koyar. Bunlar; eğitim düzeyi, deneyim, zihinsel, fiziksel, davranışsal ve duygusal özelliklerdir.
Test Soruları
1. İş analizi bilgileri aşağıdakilerden hangisinde kullanılır?
a. Personel seçiminde
b. Personel eğitiminde
c. Performans değerlemede
d. İş ve araç gereç dizaynında
e. Yukarıdakilerden hepsinde
2. Aşağıdaki iş analizi tekniklerinden hangisi bir zaman-hareket etüdü niteliğindedir?
a. Gözlem
b. İş envanterleri
c. Durum analizi anketi
d. Fonksiyonel iş analizi
e. Kritik olay tekniği
3. Aşağıdaki iş analizi tekniklerinden hangisi işi; “girdiler”, “süreç”, “çıktılar” ve “çevre koşulları” yönünden inceler?
a. Gözlem
b. İş envanterleri
c. Durum analizi anketi
d. Fonksiyonel iş analizi
e. Kritik olay tekniği
4. Aşağıdaki iş analizi tekniklerinden hangisi işi; bilgi, araç gereç kullanımı ve diğer insanlarla ilişkiler yönünden inceler?
a. Gözlem
b. İş envanterleri
c. Durum analizi anketi
d. Fonksiyonel iş analizi
e. Kritik olay tekniği
5. Aşağıdaki tekniklerden hangisi daha çok standardize edilemeyen, esnek işlerin analizinde kullanılır?
a. Gözlem
b. İş envanterleri
c. Durum analizi anketi
d. Fonksiyonel iş analizi
e. Kritik olay tekniği
6. Aşağıdaki seçeneklerden hangisinde, kullanım alanı geniş olan ancak bir işin başarıyla yerine getirilme koşullarına ilişkin bilgileri içermeyen iki teknik yer almaktadır?
a. İş envanterleri-Durum analizi
b. İş envanterleri-Kritik olay
c. Durum analizi-Fonksiyonel iş analizi
d. Durum analizi-Kritik olay
e. Fonksiyonel iş analizi-İş envanterleri
7. Aşağıdaki seçeneklerden hangisinde yer alan iki teknik, bir mesleki alandaki belirli bir işin başarıyla yerine getirilme koşullarını ortaya koyar?
a. İş envanterleri-Durum analizi
b. İş envanterleri-Kritik olay
c. Durum analizi-Fonksiyonel iş analizi
d. Durum analizi-Kritik olay
e. Fonksiyonel iş analizi-İş envanterleri
8. Aşağıdaki iş analizi tekniklerinden hangisi ile işin görevlerinin alacağı ortalama süreler veya belirli süre içinde yapılması gereken üretim miktarı belirlenebilir?
a. İş envanterleri
b. Kritik olay
c. Fonksiyonel iş analizi
d. Durum analizi
e. Gözlem
9. Aşağıdakilerden hangisi “iş tanımı”nda yer alamaz?
a. İşin kimliği
b. İşin önemi
c. İşe ilişkin görev ve sorumluluklar
d. İşin gerektirdiği personel nitelikleri
e. Çalışma koşulları
10. Bir “iş gerekleri” formunda aşağıdakilerden hangisi yer almaz?
a. İşin kimliği
b. Çalışma koşulları
c. İşin gerektirdiği eğitim düzeyi
d. İşe ilişkin görev ve sorumluluklar
e. Personelin sahip olması gereken zihinsel, fiziksel ve davranışsal özellikler
Yaşamın İçinden
Aşağıda bir işyerine ait iş duyuru örneği sunulmaktadır:
GRAFİK TASARIMCI
İş Tanımı:
* Kitap kapaklarının tasarımı
* Katalog, broşür ve afiş tasarımı
* Şirket form ve dokümanlarının tasarımı
* Tasarım alanındaki yeniliklerin takip edilmesi ve uygulanması
* Tasarımı yapılan işlerin baskı öncesi uygulamalarının yapılması
* Matbaalardan teklif alınması ve baskı aşamalarının takip edilmesi
* Şirket web sayfasının tasarımı
Görev İçin Gerekli Özellikler:
* Photoshop, CorelDraw, FreeHand ve web tasarım programlarını iyi derecede kullanabilmek
* Windows ve Office programlarına hakim olmak
* Deneyimli olmak
* Baskı aşamaları hakkında bilgi sahibi olmak
* Gelişmeye açık, yaratıcı ve hareketli bir kişiliğe sahip olmak
* Yoğun ve uzun çalışma saatlerine ayak uydurabilmek
* 30 yaşın altında olmak
* Sigara kullanmamak
Başvuru: Başvurular e-posta veya faksla CV göndererek yapılacaktır.
Kaynak: http://www. seckin. com. tr/ik. asp
Kendimizi Sınayalım Cevap Anahtarı
1. e – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizinin İşlevleri” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
2. b – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizi Teknikleri” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
3. c – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizi Teknikleri” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
4. d – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizi Teknikleri” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
5. e – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizi Teknikleri” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
6. c – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizi Teknikleri” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
7. b – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizi Teknikleri” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
8. a – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizi Teknikleri” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
9. d – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizi Bilgilerinin Düzenlenmesi” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
10. d – Yanıtınız yanlış ise “İş Analizi Bilgilerinin Düzenlenmesi” bölümünü yeniden gözden geçiriniz.
Sıra Sizde Cevap Anahtarı
Sıra Sizde 1
Personele kendi yapacağı işin iş analizi ile belirlenmiş kapsamı ve sınırları “iş tanımı” ile ortaya konup iletilmelidir. Aksi takdirde kendisinden ne beklendiğini ve işinin sınırlarını bilmeyen personelin az çalışmaktan dolayı cezalandırılması ya da aşırı iş yüklenmesi, kendi işinin diğer işler arasındaki önemini bilmediğinden ücret dağılımının adil olmadığını algılaması, kimden emir alacağını bilememesi gibi sorunlar yaşanabilir.
Sıra Sizde 2
Bir iş analizi tekniğinin çok amaçlı olması, işgücü planlaması, personel seçimi, performans değerlemesi, personel eğitim, iş değerlemesi, iş ve araç gereç dizaynı gibi pek çok konuda temel alınması anlamına gelir.
Sıra Sizde 3
İş envanterleri, ileri derecede bölümlenmiş ve standartlaştırılmış işlerin görevlerini gerekli sürelerle ifade etmeye yarar. Böylece her görevin (hareketin) aldığı süre belirlenerek bir zaman-hareket etüdü yapılmış olur.
Sıra Sizde 4
Durum analizi anketi bir işi tüm ayrıntılarıyla ele alıp farklı işlerin birbirlerine göre kapsam ve önemlerini ortaya koymakla birlikte aynı işi yapanlar arasındaki başarı farklılıklarını belirlemeye yarayan ölçütler içermez.
Sıra Sizde 5
Bir iş analizi tekniği her iş için kullanılabilen genel nitelikte ise, her an her alanda kullanıma hazır formlar halinde olması ve işlerin birbirlerine göre olan kapsam ve önemini göstermesi bakımından tercih edilir. Ancak belirli bir işin nasıl yapılırsa iyi, nasıl yapılırsa kötü sonuç vereceğini belirlemez.
Sıra Sizde 6
İş envanterleri de kritik olay tekniği de sadece hazırlandığı mesleki alandaki iş için uygulanır. İkisi de genel kullanıma açık formlar şeklinde değildir. Her iki teknik de bir işin başarılı olarak yerine getirilme koşullarını ortaya koyar. Ancak iş envanterleri ileri derecede bölümlenmiş ve standartlaştırılmış işler için, kritik olay tekniği ise esnek, standartlaştırılamayan işler için kullanılır. İş envanterleri işin bütün görevlerini, kritik olay tekniği ise işin bazı görevlerini yerine getirirken yapılması gereken davranışları inceler.
Sıra Sizde 7
İş tanımlarında geçen “işin fiziksel çevre özellikleri”; gürültü, aydınlanma düzeyi, sıcaklık ve nemlilik derecesi, hava kirliliği gibi iş ortamının, çalışanların duyu organları yoluyla etkilendikleri koşullarıdır.
Sıra Sizde 8
Personel bulmak üzere işletme tarafından verilen bir ilanda “iş tanımı” yapılmışsa, başvurmayı düşünen aday kendisini yoklayıp öyle bir ortamda, o tür bir işte çalışıp çalışamayacağına karar verir. “İş gerekleri” ise kendisinin bu iş için gerekli niteliklere sahip olup olmadığını önceden bilmesine yarar. Kendisi için uygun olmayan ve kendisinin uygun olmadığı bir işe başvurmaktan vazgeçip, zamanını ve çabasını boşuna harcamamış olur. Eğer iş ona, o da işe uygunsa kendine güvenerek ve kararlılıkla başvuruda bulunur. İş tanımı ve iş gerekleri, işe başvuracak adayların içinde bulundukları belirsizlikleri azaltır.
Yararlanılan ve Başvurulabilecek Kaynaklar
Can, Halil, Akgün, A. & Kavuncubaşı, Ş. (1998) . Kamu ve Özel Kesimde Personel Yönetimi, Ankara: Siyasal Kitabevi
Geylan, R. (1992) . Personel Yönetimi. Eskişehir: Met Basım-Yayım&Organizasyon.
Leap, T. L. & Crino, M. D. (1989) . Personnel/Human Resource Management. New York: MacMillan Pub. Com.
Muchinsky, P. M. (2000) . Psychology Applied to Work. (6. baskı) . Belmont: Wadsworth.
Porteus, M. (1997) . Occupational Psychology. London: Prentice-Hall.
Riggio, E. R. (2000) . Introduction to Industrial/Organizational Psychology. (3. Baskı) . N. J. : Prentice-Hall.
Tınaz, P. (2000) . Organizasyonlarda Etkili Öğrenme Stratejileri. İstanbul: MESS Yayınları.
